Relatie met de cliënt
De relatie met de cliënt staat centraal in elke fase van de dienstverlening en vereist duidelijke afspraken vanaf het eerste contact en het openen van een dossier tot en met de afsluiting en archivering ervan. Hieronder worden de belangrijkste aandachtspunten en verplichtingen toegelicht.
Op deze pagina vindt u info over
De relatie advocaat-cliënt
Artikel 1 van de Codex Deontologie voor Advocaten (CDA)
“De advocaat oefent zijn beroep op deskundige wijze uit met eerbiediging van het beroepsgeheim, van de essentiële plichten van onafhankelijkheid en partijdigheid, en met het vermijden van belangenconflicten. Hij eerbiedigt de beginselen van waardigheid, rechtschapenheid en kiesheid, die aan het beroep ten grondslag liggen.”
De relatie van de advocaat ten opzichte van de cliënt kenmerkt zich door vertrouwelijkheid en transparantie.
Dit houdt in dat het beroepsgeheim van de advocaat van cruciaal belang is; de cliënt moet erop kunnen vertrouwen dat alles wat hij aan de advocaat meedeelt en alles wat de advocaat in zijn hoedanigheid aangaande de cliënt en diens dossier verneemt, onder de geheimhouding valt.
Dit vertrouwen behoeft ook transparantie van de advocaat naar de cliënt; duidelijke adviezen, realistische verwachtingen, klaarheid over de wijze van aanpak en heldere afspraken met betrekking tot het ereloon en de kosten van bij de aanvang van de dienstverlening.
De advocaat is meester van het dossier, de advocaat waakt over de belangen van de cliënt en beheert het dossier van de cliënt op onafhankelijke wijze. De advocaat laat zich dus niet leiden door de cliënt, noch door externe of interne druk. De advocaat handelt op professionele wijze vanuit menselijke en juridische expertise binnen het kader van de deontologie.
Controle van identiteit en wettigheid van de opdracht
Bij de aanvaarding van een opdracht controleert de advocaat de identiteit van de cliënt. Dat is onder meer noodzakelijk om na te gaan of er een mogelijk belangenconflict bestaat of kan ontstaan. (Artikelen 5 tot 10 CDA) Indien de advocaat de opdracht niet rechtstreeks van de cliënt ontvangt, maar via een tussenpersoon, is bijzondere voorzichtigheid geboden: de advocaat dient dan zowel de identiteit van de opdrachtgever als deze van de cliënt te verifiëren, de goede trouw van de opdrachtgever te controleren, na te gaan of er geen strijdig belang bestaat tussen de opdrachtgever en de cliënt en na te gaan of diens activiteit geen ongeoorloofd karakter heeft. Het is van uiterst groot belang na te gaan of de vrije keuze van advocaat van de cliënt gewaarborgd is en de advocaat vraagt daarom steeds aan de cliënt bevestiging van het mandaat. (Artikel 66 CDA)
Vóór de aanvang van de samenwerking informeert de advocaat zijn potentiële cliënt over het wettelijk kader van de witwaspreventiemaatregelen, hoe er met de gegevens van de cliënt wordt omgegaan en hoe deze bewaard worden.
De advocaat geeft duidelijk aan dat dit deels de medewerking van de cliënt vraagt en dat vennootschappen overeenkomstig de wet van 18 september 2017 verplicht worden de gegevens van de uiteindelijke begunstigde en de eventuele actualisering ervan aan de advocaten mee te delen. Zonder het verstrekken van deze gegevens kan de advocaat de zakelijke relatie niet aangaan. (Artikel 71 CDA).
Eerste contact met de cliënt: aard en omvang van de zaak
In het eerste gesprek verduidelijkt de advocaat de aard en omvang van de zaak, de mogelijke aanpak, de haalbaarheid, de kosten en de communicatie. Waar mogelijk maakt de advocaat ook een eerste inschatting van de haalbaarheid van de wensen van de cliënt.
De advocaat onderzoekt steeds of een minnelijke oplossing mogelijk is en bevordert deze overeenkomstig artikel 444, tweede lid, Ger.W..
Het is voor de advocaat en de cliënt nuttig om in een schriftelijke overeenkomst de zaak en de opdracht af te bakenen.
Ook over het ereloon en de kosten moet tijdens het eerste gesprek door de advocaat duidelijkheid verschaft worden en het is aangewezen de afspraken daarover ook schriftelijk te bevestigen. Zo bespreekt de advocaat de kostprijs, voorschotten, mogelijke bijkomende kosten, procedurekosten, betalingsvoorwaarden en verhaalbaarheid van erelonen.
De advocaat duidt de bewaarplicht voor derdengelden op de derdenrekening.
De advocaat die geconsulteerd wordt door een cliënt en vermoedt of weet dat de cliënt in aanmerking komt voor juridische tweedelijnsbijstand, is verplicht de cliënt hierover te informeren. (Artikel 89 CDA)
In elk geval dient de advocaat de cliënt ook te informeren en te onderzoeken of de cliënt een beroep kan doen op de tussenkomst van een rechtsbijstandsverzekeraar.
Overeenkomst
Bij aanvaarding van een zaak bevestigt de advocaat het mandaat in beginsel schriftelijk in een overeenkomst, eventueel met verwijzing naar de algemene voorwaarden.
Deze overeenkomst bevat:
- Het voorwerp van de dienstverlening en de taak van de advocaat
- Informatie en verwerking van persoonsgegevens
- Beroep op derden
- Kosten en ereloon
- Derdengelden
- Aansprakelijkheid
- Beëindiging van de overeenkomst, waarbij de mogelijkheid tot beëindiging van het mandaat door cliënt én advocaat wordt voorzien
- Witwaspreventie
- Toepasselijk recht en geschillen, met inbegrip van de informatie over klachtenprocedures
Het is ook aangewezen dat de advocaat en de cliënt afspraken maken rond de wijze waarop ze verder met elkaar zullen communiceren.
Het dossier
De advocaat houdt het dossier bij van de cliënt.
Dit dossier bevat onder meer de stukken, correspondentie, adviezen, conclusies en andere documenten die relevant zijn voor de behandeling van de zaak. De advocaat kan daarnaast persoonlijke werknotities bijhouden.
Ook de briefwisseling met de cliënt, derden, de advocaat van de tegenpartij… wordt zorgvuldig bewaard.
De advocaat waakt over de vertrouwelijkheid van briefwisseling met de advocaat van de tegenpartij. (Artikel 113 CDA)
Vertrouwelijkheid en beroepsgeheim
De advocaat is bij de uitoefening van zijn beroep vertrouwenspersoon en respecteert het beroepsgeheim. Dit strekt zich ook uit naar de medewerkers zoals bijvoorbeeld het secretariaat van de advocaat. De advocaat waakt erover dat iedereen die toegang heeft tot vertrouwelijke gegevens, ook niet-advocaten en externe dienstverleners, gebonden is door een geheimhoudingsplicht. (Artikel 21 CDA)
De advocaat neemt de volgende maatregelen:
- Dossiers, schermen en archieven afschermen;
- Kantoor en digitale systemen beveiligen;
- Zorgvuldig omgaan met telefoon- en e-mailverkeer;
- Toegang tot gegevens beperken tot bevoegde personen.
Inschakelen van derden
De advocaat waarborgt de kwaliteit van de derden die worden ingeschakeld. Wanneer de aard van de opdracht of de tussenkomst van een derde dit vereist, informeert de advocaat de cliënt hierover en vraagt hij diens instemming wanneer dit wettelijk, contractueel of deontologisch vereist is.
De advocaat kiest derden zorgvuldig, volgt en bewaakt de kwaliteit van hun dienstverlening op en laat hen, indien nodig, een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.
Afsluiting en archivering
De advocaat zorgt voor een zorgvuldige afsluiting en archivering van het dossier.
De advocaat bewaart het dossier gedurende ten minste vijf jaar na de afsluiting ervan. Tijdens die periode kan de cliënt de stukken van zijn dossier opvragen.
De advocaat bezorgt dan de stukken van het dossier aan de cliënt. Louter persoonlijke werknotities en vertrouwelijke briefwisseling met de tegenstrever maakt de advocaat niet over aan de cliënt.
De bewaartermijn van vijf jaar geldt ongeacht het feit dat de advocaat zijn beroepswerkzaamheden stopzet. De advocaat zorgt voor een beveiligd archiveringssysteem en beperkt de toegang tot zijn archief tot de daartoe bevoegde personen.
De cliënt wordt geïnformeerd over de afsluiting en archivering. Originele stukken worden bij voorkeur terugbezorgd vóór archivering.
Wanneer de advocaat na het verstrijken van de bewaringstermijn wenst over te gaan tot vernietiging van het dossier, zorgt de advocaat voor een veilige en vertrouwelijke vernietiging van de gegevens, waarbij het aangewezen is dat dit gebeurt met afgifte van een certificaat.
Kwaliteitsverbetering dienstverlening
De advocaat betrekt de feedback van cliënten bij de verbetering van zijn dienstverlening.
De advocaat behandelt klachten zorgvuldig en gebruikt feedback van cliënten om de dienstverlening te verbeteren.
Cliënten kunnen met hun vragen ook terecht bij de ombudsdienst consumentengeschillen advocatuur (OCA), of ingeval van ernstige klachten bij de stafhouder van de balie waaraan de advocaat verbonden is.
Ook interessant
Beveiliging
Advocaten moeten passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen die een beveiligingsniveau waarborgen dat is afgestemd op het risico dat gepaard gaat met hun verwerkingen van persoonsgegevens.
Informatieverplichting en beroepsgeheim
De advocaat moet in principe elke betrokkene inlichten over het bestaan van de verwerking van zijn persoonsgegevens. Er bestaan evenwel uitzonderingen op dat principe.
Bewaartermijnen
De advocaat mag de persoonsgegevens van zijn cliënten, werknemers, leveranciers, … niet langer verwerken dan noodzakelijk. Dat moet hij beoordelen in functie van het doel waarvoor hij die persoonsgegevens gebruikt. Het is dus belangrijk om de doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden gebruikt, te identificeren.
Ook interessant
Behandeling dossier
GDPR
Gerelateerd nieuws
Beschermt uw softwarecontract het beroepsgeheim voldoende?
Uw softwareleverancier voldoet aan de AVG. Maar is daarmee ook het beroepsgeheim voldoende beschermd? Niet noodzakelijk. Het beroepsgeheim reikt verder dan persoonsgegevens en verdient bijzondere aandacht bij de keuze van en de contracten met softwareleveranciers.
Vernieuwde FAQ over btw op erelonen advocaten beschikbaar
Alles wat u moet weten over de btw op erelonen van advocaten? Dat kan u vanaf nu vinden in een volledig herwerkte FAQ op onze website.
Aangepast compendium tweedelijnsbijstand
Het Compendium juridische tweedelijnsbijstand is bijgewerkt en is van kracht vanaf 1 september 2026.
Nieuwe Flexi-wet: flexi-jobs mogelijk in de advocatuur
Op 2 juli 2026 verscheen in het Belgisch Staatsblad de Wet van 28 juni 2026 houdende diverse bepalingen inzake flexi-jobs. Die wet hervormt het flexi-jobstelsel grondig en maakt het voortaan ook voor advocatenkantoren mogelijk om flexi-jobbers in te zetten.
Pro-Deovergoedingen onderweg naar Vlaamse advocaten
Uw vergoeding tweedelijnsbijstand staat weldra op uw rekening. De overeenstemmende som is immers vandaag ontvangen en meteen doorgestort.
Hebt u een rekening bij ING, dan mag u de vergoeding vandaag verwachten. Voor klanten van andere banken duurt het een paar dagen langer voordat de vergoeding op hun rekening staat.
GBA beboet advocatenkantoor voor gebrek aan transparantie en inzagerecht
In een recente beslissing van 8 mei 2026 maakt de Geschillenkamer van de GBA duidelijk dat ook advocatenkantoren de AVG strikt moeten naleven. Het beroepsgeheim of een lopend ereloonconflict kan niet ingeroepen worden om de proactieve informatieplicht naast zich neer te leggen of een rechtmatig inzageverzoek te blokkeren.
Uniforme afsluitdata voor dossiers tweedelijnsbijstand
Advocaten die actief zijn in de tweedelijnsbijstand zullen voortaan werken met uniforme afsluitdata voor hun dossiers. De lokale Bureaus voor Juridische Bijstand (BJB’s) hebben daarover gezamenlijke afspraken gemaakt om de verwerking van dossiers en puntenlijsten vlotter te laten verlopen.
Pro-Deovergoedingen klaar voor uitbetaling
Op 28 mei 2026 werd het ministerieel besluit van 20 mei 2026 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Het MB trad diezelfde dag nog in werking. Dat betekent dat u uw pro-Deogelden weldra mag verwachten. Wij staan klaar om onmiddellijk tot uitbetaling over te gaan zodra wij de middelen ontvangen van het ministerie van Justitie.
Fiscale fiche vergoeding juridische tweedelijnsbijstand staat online
De fiscale fiche 281.50 voor de vergoedingen in het kader van de juridische tweedelijnsbijstand staat online. Het betreft het aanslagjaar 2026 voor inkomsten ontvangen in 2025. Deze fiche(s) werden opgemaakt op basis van de gegevens zoals gekend op uw profiel op my.advocaat.be op datum van 19 mei 2026.