Behandeling dossier

Van elke nieuwe zaak maakt de advocaat een dossier aan. Na gebruik bergt de advocaat papieren dossiers op in een slotvaste dossierkast of andere beveiligde ruimte. Dat gebeurt in ieder geval aan het einde van een werkdag. De dossierkast of beveiligde ruimte is enkel toegankelijk voor betrokken medewerkers die beroepshalve of conventioneel door een geheimhoudingsverplichting zijn gebonden.

De advocaat zorgt voor de nodige praktische voorzieningen om de vertrouwelijkheid van de dossierinformatie te garanderen. Dat kan bijvoorbeeld door te vermijden dat dossiers of schermen zichtbaar zijn voor bezoekers van het kantoor. Alle dossiers zijn op dezelfde manier ingedeeld. Daardoor is het mogelijk om snel relevante informatie te vinden over een bepaalde zaak. De advocaat is verantwoordelijk voor de indeling en volledigheid.

De indeling van de dossiers ziet er bij voorkeur als volgt uit:

• De intake (waaronder het intakeformulier), opdrachtbevestiging of cliëntenovereenkomst

• Communicatie met de cliënt en derde partijen

• Processtukken

• Overige stukken

Het is belangrijk dat de bij de opdracht betrokken personen gemakkelijk (bij voorkeur digitaal) in de dossiers kunnen zoeken. Het dossier is te allen tijde up to date. Na de financiële afhandeling van een zaak bergt de advocaat het dossier op in het archief.

Bewijsvoering

De advocaat legt gemaakte afspraken en gevoerde gesprekken schriftelijk vast in het dossier van de cliënt. Uiteraard voegt de advocaat ook processtukken en bewijsstukken aan het dossier toe. Dat is van belang voor eventuele bewijsvoering, maar ook voor het geval een andere advocaat de zaak moet waarnemen.

Communicatie

De advocaat voegt de processtukken toe aan het dossier. De cliënt ontvangt zo spoedig mogelijk een kopie daarvan. Indien nodig kan de cliënt de stukken doornemen en goedkeuren. De cliënt krijgt de mogelijkheid contact op te nemen als er sprake is van onduidelijkheden.

De advocaat houdt de cliënt op de hoogte van de relevante ontwikkelingen in de zaak.

Een duidelijke factuur moet de kosten en erelonen specifiëren aan de cliënt.

Bij eventuele klachten van de cliënt informeert de advocaat hem over de manier waarop hij zijn klachten heeft behandeld. Wanneer de advocaat een beroepsfout wordt aangewreven informeert die de cliënt over de mogelijkheden.

Het agendasysteem is zodanig ingericht dat termijnen niet worden overschreden. Het systeem is eenvoudig en overdraagbaar.

Nadat de laatste juridische handeling in een zaak is verricht, wordt het dossier de financiële afgesloten Dat is onder meer belangrijk voor het doen lopen van de verjaringstermijn voor beroepsaansprakelijkheid. Voordat een einddeclaratie aan de cliënt wordt verzonden, kijkt de advocaat na of alle nota’s en eindnota’s van derden al in het dossier zijn opgenomen.

Voor het geval bedragen op de derdengeldenrekening staan zullen die passend worden overgemaakt of verrekend, met detaillering naar de cliënt toe.

De advocaat bezorgt belangrijke originele stukken bij voorkeur terug aan de cliënt. Een kopie daarvan wordt dan opgenomen in het dossier.

De advocaat draagt er zorg voor dat de papieren dossiers minimaal 5 jaar worden bewaard in een toereikende en beschermde archiefruimte. De vertrouwelijkheid wordt evenwel gewaarborgd, de dossiers zijn eenvoudig terug te vinden via een archiveringsysteem en blijven in goede staat.

De advocaat draagt er zorg voor dat ook in geval hij niet meer actief is, de dossiers binnen de vereiste termijn bewaard blijven. De persoonsgegevens mogen niet langer behouden/verwerkt worden dan noodzakelijk.