In­for­ma­tie­ver­plich­ting en be­roeps­ge­heim

Er is geen informatieverplichting wanneer:

• de advocaat de persoonsgegevens heeft ontvangen en/of doorgegeven als gevolg van een wettelijke bepaling
• de persoonsgegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van een beroepsgeheim

We vertellen u meer over het evenwicht tussen het recht op informatie en het beroepsgeheim.

We hebben voor u ook enkele ingevulde privacyverklaringen uitgewerkt voor het informeren van de betrokkenen en hebben een privacyclausule opgesteld die u kunt overmaken aan de tegenpartij bij de eerste communicatie.

Voor alle categorieën van betrokkenen die u heeft geïdentificeerd in uw register, stelt u een privacyverklaring op. Daarbij houdt u rekening met het doelpubliek van elke privacyverklaring.

Zo stelt u de privacyverklaringen bij voorkeur op in de taal van de geviseerde betrokkenen of in een taal die de geviseerde betrokkenen zeker begrijpen. Ten aanzien van kinderen en andere kwetsbare groepen (bijvoorbeeld asielzoekers), moet u ervoor zorgen dat de taal eenvoudig, duidelijk en passend is zodat zij de boodschap gemakkelijk kunnen begrijpen.

Uw privacyverklaringen moeten aan de volgende zaken voldoen:

1. De privacyverklaringen bevatten een duidelijke structuur zodat de betrokkene gemakkelijk uw identiteit als verwerkingsverantwoordelijke, de doeleinden van de verwerking en zijn rechten kan verifiëren.
2. Het is een best practice om de (categorieën van) persoonsgegevens, rechtsgrond, bron, bewaartermijn en (categorieën van) ontvangers op te nemen per verwerkingsdoel. Minstens moet elke verwerkingsdoel direct worden gelinkt aan de gekozen grondslag.
3. Indien u beroep doet op een gerechtvaardigd belang als grondslag voor de verwerking, vermeldt de privacyverklaring het specifieke gerechtvaardigd belang in kwestie en de mogelijkheid voor de betrokkene om op verzoek informatie te krijgen over de uitgevoerde belangenafweging.

Indien u een (publiek toegankelijke) website heeft, is het nuttig om op (elke pagina van) uw website een link op te nemen naar de privacyverklaringen voor de betrokkenen die geen deel uitmaken van uw interne organisatie.

In het kader van de juridische dienstverlening aan uw cliënten, moet u ten aanzien van andere betrokkenen dan de cliënt, en voor zover u de persoonsgegevens niet rechtstreeks van die betrokkenen heeft ontvangen, gebruik maken van de uitzondering op uw informatieverplichting in de deze 2 gevallen:

• indien de ontvangst en/of doorgifte van die persoonsgegevens uitdrukkelijk is voorgeschreven bij wet
• indien de verwerking van die persoonsgegevens onder uw beroepsgeheim valt.

U kan zich slechts op uw beroepsgeheim beroepen voor zolang de betrokkene niet op de hoogte is dat u persoonsgegevens over hem verwerkt in het kader van de juridische dienstverlening aan uw cliënt. Van zodra de betrokkene kennis krijgt van het feit dat u zijn persoonsgegevens verwerkt (rechtstreeks of onrechtstreeks), moet u de betrokkene inlichten bij de eerste volgende communicatie aan de betrokkene of binnen een termijn van één maand na het tijdstip waarop u zich niet langer op het beroepsgeheim kan beroepen, naargelang welk van de twee gevallen zich het eerst voordoet.

U moet de privacyverklaring aan de betrokkenen zelf bezorgen. Wij menen dat daarop een uitzondering mogelijk is wanneer de betrokkene een tegenpartij is van uw cliënt en u communiceert met de advocaat van deze tegenpartij. In dat geval menen wij dat u de privacyverklaring kunt meedelen aan uw tegenstrever met het uitdrukkelijke verzoek om die op zijn beurt mee te delen aan zijn cliënt.