Nieuw wetsontwerp streeft naar taalevenwicht in Brusselse justitiële organen
Schijven waarop erelonen curatoren berekend worden voor vijfde keer verhoogd met 5%
E-facturatie, bent u klaar?
Recent is de Wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het btw-wetboek en het WIB 1992 wat de invoering van de verplichting tot elektronische facturering betreft goedgekeurd. Ze zal in werking treden op 1 januari 2026. Concreet heeft deze wet als gevolg dat voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen vanaf 2026 verplicht een elektronische factuur zal moeten opgesteld worden. Ook advocaten zullen dus verplicht een elektronische factuur moeten opstellen wanneer zij b2b factureren.
Arthur Ockerman
Wat is elektronisch factureren?
Een gestructureerde elektronische factuur is, volgens de nieuwe wet, “een elektronische factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt”.
Elektronisch factureren betekent in de praktijk dat het hele proces van factureren digitaal wordt afgehandeld. Een volledige digitalisering van het proces van uitgaande en binnenkomende facturen in een onderneming. Het gaat niet over het versturen per mail van een Pdf-versie van een factuur. De e-factuur is wel een elektronisch bestand opgesteld in een gestructureerd elektronisch gestandaardiseerd formaat, ofwel is dat XML, ofwel is dat UBL, beide volgens de PEPPOL standaard.
Het PEPPOL-netwerk is een internationaal netwerk en betreft een afsprakenkader, een standaardformaat en toepassingen voor het faciliteren van e-facturatie. Alle elektronische facturen zullen via dit netwerk uitgewisseld worden volgens technische protocollen. In feite kan u het PEPPOL-netwerk vergelijken met een telefoonnetwerk. Iedereen zal er een PEPPOL-identificatienummer op hebben die u nodig heeft om correct een e-factuur op te maken. In België zal dit identificatienummer overeenkomen met het KBO-nummer van de onderneming in kwestie. Zonder Peppol-ID kan u geen e-factuur opstellen.
Concrete verplichtingen
Elke zelfstandige met een btw-plicht, dus ook elke advocaat, zal een gestructureerd elektronisch formaat volgens bepaalde technische protocollen moeten opmaken van zijn facturen wanneer hij b2b factureert. Dat betekent concreet dat u als advocaat een systeem met een erkend aansluitpunt op het PEPPOL-netwerk nodig hebt. Een advocaat moet aangesloten zijn op een Access Point van het Peppol-netwerk. In de toekomst zal dit standaard in elke advocatensoftware opgenomen zijn.
U moet als advocaat uw partij correct identificeren om te kunnen factureren. Daarvoor heeft u de Peppol-ID van de tegenpartij nodig. In België komt deze Peppol-ID overeen met het KBO-nummer van de tegenpartij. Zonder deze Peppol-ID kan u op het netwerk nooit een geldige e-factuur opstellen.
Ook bij self-billing zal u met een e-factuur moeten werken. Wanneer u immers factureert aan een kantoor, of het nu het zijne of het hare of dat van een ander is, spreken we van een b2b-context. Vanaf 1 januari 2026 zal men hier verplicht elektronisch voor moeten factureren.
Maak gebruik van het tijdelijk fiscaal voordeel
De wetgever begrijpt dat de switch naar elektronisch factureren geld kost. Om deze reden is een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120% voorzien. Ze treedt in werking vanaf aanslagjaar 2025 en het belastbaar tijdperk start ten vroegste op 1 januari 2024. De verhoogde kostenaftrek zal niet meer gelden vanaf aanslagjaar 2029 en het belastbaar tijdperk loopt tot eind 2027. Het loont dus om nu de switch te maken naar elektronisch factureren, in plaats van de stap uit te stellen.
De verhoogde kostenaftrek geldt zowel in de personen- als vennootschapsbelasting, maar is uitdrukkelijk beperkt tot kleine vennootschappen. In concreto betekent dat vennootschappen tot en met 50 werknemers, met een maximale jaaromzet van 9 miljoen euro (zonder BTW) en een maximaal balanstotaal van 4,5 miljoen euro. In de praktijk dekt dat het grootste deel van de advocatuur.
De kosten die in aanmerking komen voor de verhoogde kostenaftrek zijn periodieke abonnementskosten, advieskosten voor de voorbereiding of operationalisering van het elektronisch factureren, en ‘andere kosten dan afschrijvingen’. Afschrijvingen van digitale activa zijn al voorzien in het stelsel van investeringsaftrek. Om die reden spreekt men over ‘andere kosten dan afschrijvingen’.
Ken alle Praktische voordelen
In principe kan elektronisch factureren veel sneller en foutlozer verlopen. U wint dus tijd en geld. Op termijn zal de btw-aangifte vereenvoudigd verlopen of zelfs helemaal verdwijnen. De fiscus zit immers ook in het systeem, dus belastingen kunnen vrijwel onmiddellijk worden geïnd. De Wet is een eerste aanzet om op langere termijn bepaalde btw-gegevensstromen tussen belastingplichtigen onderling en van belastingplichtigen naar de FOD Financiën te moderniseren, met maximaal gebruik van moderne technologieën.
Op termijn zullen kosten worden bespaard, zullen betalingen gemakkelijk en beter kunnen worden opgevolgd, en zal er sneller betaald worden. Er wordt ook minder papier gebruikt. Bovendien is het PEPPOL-netwerk een bijzonder veilig systeem met de hoogste securitynormen die permanent worden gemonitord en geüpdatet.
Het systeem houdt voordelen in voor dossierboekhouding en de organisatie van facturen. De prestaties voeden facturen en bijlages met beschrijvingen worden snel aangemaakt. Op basis van lijsten van dossiers met openstaande prestaties maakt men snel bulkfacturaties aan.
Tip
U mist de kans van het fiscaal voordeel dat voorzien is voor abonnementskosten, adviesverlening en consultancy, en andere kosten dan afschrijvingen, beter niet. U zal de switch naar elektronisch factureren immers sowieso moeten maken, dus begint u best vandaag in plaats van morgen. Vermijd gemengde stromen van facturen via pdf, papier en elektronisch. Organiseer uw facturatie consequent. Na 1 januari 2026 zal geen enkele b2b-factuur kunnen vertrekken die niet voldoet aan de voorwaarden. De overstap op korte termijn maken loont dus op lange termijn.
Ook interessant
Talkshow: Efficiënte klantprocessen
In de derde en laatste aflevering van drie talkshows geeft mr. Pieter-Jan Fransen een inspirerende presentatie over de inzet van digitale tools om dienstverleningsprocessen efficiënter te maken door de klant centraal te plaatsen. Denk daarbij aan een digitaal cliëntenportaal en automatische facturering.
Wat weet u over de elektronische handtekening?
We merken dat er bij advocaten vooral vragen rijzen over elektronische handtekeningen. De wetgeving is bijzonder complex en vindt u terug in de eIDAS-verordening en de Wet van 21 juli 2016 tot uitvoering en aanvulling daarvan. Hier leest u alvast de basisinformatie.