GDPR-conform gebruik van vonnissen en arresten in een procedure
Het komt vaak voor dat de advocaat in het kader van een procedure vonnissen of arresten als stukken gebruikt. Die vonnissen of arresten bevatten vaak persoonsgegevens, met als gevolg dat de advocaat persoonsgegevens verwerkt en onder het toepassingsgebied van de AVG valt. Soms kunnen die persoonsgegevens zelfs “bijzonder” in de zin van artikel 9 en 10 van de AVG zijn (denk bijvoorbeeld aan strafrechtelijke gegevens of gezondheidsgegevens).
Wat u moet weten
Het is belangrijk dat de advocaat bij het gebruiken van vonnissen en arresten in een procedure de juiste reflexen toepast met betrekking tot de behandeling van persoonsgegevens.
Bij de verwerking van gewone persoonsgegevens door de advocaat is de rechtsgrond meestal het gerechtvaardigd belang (artikel 6.1, f) AVG). Een beroep op het gerechtvaardigd belang vergt een drieledige toets met (i) een doel- of belangtoets, (ii) een noodzakelijkheidstoets en (iii) een afwegingstoets.
- Bij het gebruik van vonnissen en arresten bestaat het gerechtvaardigd belang onder meer uit het recht van verdediging van de cliënt (waaruit o.a. bewijsrechten en -plichten volgen). Het recht op een eerlijk proces (artikel 6 EVRM) kan hierbij aangehaald worden als uitgangspunt. In die context kan onder meer benadrukt worden dat het recht van verdediging van de cliënt primeert en in bepaalde gevallen voorrang moet kunnen hebben op de bescherming van persoonsgegevens die een andere persoon onder de AVG geniet. Dit kan op zijn minst dienen als een solide juridische grondslag om een vonnis of arrest met persoonsgegevens aan de rechtbank te overhandigen als stuk. Ook artikel 444, laatste lid Gerechtelijk Wetboek is duidelijk: “De advocaten oefenen vrij hun ambt uit ter verdediging van het recht en van de waarheid […]. Zij moeten er zich van onthouden enig ernstig feit tegen de eer en de faam van personen aan te voeren, tenzij dit voor de zaak volstrekt noodzakelijk is, onder het voorbehoud van tuchtrechtelijke vervolgingen en toepassing van artikel 445 indien daartoe grond bestaat.” Advocaten hebben overeenkomstig deze bepaling nog steeds een privilege om een verdediging op te bouwen. Zo is het in bepaalde zaken van belang om een vonnis of arrest met naam en toenaam te gebruiken en het vonnis of arrest ongecensureerd mee te delen als het in belang is voor de cliënt en de zaak.
- Dat gerechtvaardigd belang moet ook noodzakelijk zijn voor het leveren van enig bewijs. Concreet betekent dit dat u nagaat of de gegevensverwerking geschikt is en of er minder vergaande alternatieven bestaan die u toelaten om de rechten van verdediging van uw cliënt te vrijwaren (bv. door een redactie van het vonnis of arrest, door een ander stuk).
- Het gerechtvaardigd belang van de advocaat en zijn cliënt en de rechten en vrijheden van de perso(o)n(en) die in het vonnis of arrest genoemd word(t)(en) moeten tegen elkaar worden afgewogen. De rechten en vrijheden van de persoon mogen niet disproportioneel aangetast worden. Daarbij is het belangrijk om rekening te houden met de “redelijke verwachtingen” die de betrokken persoon heeft met betrekking tot het gebruik en de verstrekking van de persoonsgegevens. In de praktijk wordt dit heel feitelijk ingevuld, en hangt het bijvoorbeeld af van de waarde van een stuk bij het bewijs van een bepaald argument. Een feitelijke grondslag – eerder dan een louter contextuele doelstelling – is bijgevolg cruciaal.
De verwerking van bijzondere persoonsgegevens is daarnaast in principe verboden (artikel 9 en 10 AVG). Er zijn uitzonderingen indien de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 9.2, f) AVG). Voor de verwerking van strafrechtelijke persoonsgegevens voorziet artikel 10.1 AVG juncto artikel 10 2° Wet Bescherming Persoonsgegevens een gelijkaardige uitzondering specifiek voor advocaten.
Deze werkwijze kan mutatis mutandis worden toegepast voor alle stukken die persoonsgegevens bevatten, zoals bijvoorbeeld personeelslijsten, medische attesten enz. Ook zij dienen te worden behandeld met dezelfde voorzichtigheid als hier geschetst. Meer informatie over het gebruik van persoonsgegevens door de advocaat buiten de procedure kan in deze GDPR-wijzer over informatieverplichting en beroepsgeheim worden teruggevonden.
Wat u moet doen
Als u een vonnis of arrest als stuk wilt gebruiken in een procedure, vraag uzelf dan eerst af of dit echt nodig is, dan wel of uw argument niet evenzeer met andere stukken (zonder persoonsgegevens) of met minder persoonsgegevens (bv. anonimisering, pseudonimisering, beperkt citaat, enkel het beschikkend gedeelte, …) kan worden gestaafd.
Indien u het vonnis of arrest wel degelijk nodig acht, is dat doorgaans om twee redenen: (i) ofwel heeft u het nodig omwille van het principe (de rechtsvraag en het antwoord daarop), (ii) ofwel omwille van een rechtsfeit, namelijk de context of omwille van een persoon over wie het vonnis of arrest handelt.
- In het eerste geval kan u persoonsgegevens in het vonnis of arrest redacteren; de persoonsgegevens hebben wellicht geen meerwaarde. In dat geval zal de neerlegging van het integrale vonnis als stuk de proportionaliteitstoets eerder niet doorstaan. Veelal zal een citaat, of minstens een geanonimiseerde of gepseudonimiseerde versie volstaan om het beoogde doel te bereiken. Bij openbaar gemaakte vonnissen of arresten zijn persoonsgegevens overigens meestal al geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Het loutere feit dat het vonnis in een openbare terechtzitting is uitgesproken, impliceert veelal niet dat de verdere verspreiding van de persoonsgegevens die vervat zijn in het vonnis rechtmatig zou zijn, ook niet voor een verspreiding ervan in (andere) gerechtelijke procedures of aan derden.
- In het tweede geval, als u een vonnis of arrest deelt omwille van de context of omwille van de persoon over wie het gaat (veelal een partij in het huidige geding), hou dan zeker rekening met de “redelijke verwachtingen” die de tegenpartij erop na kan houden. Zo kan de tegenpartij in een procedure rond fraude redelijkerwijs verwachten dat vonnissen of arresten, die een recent verleden van soortgelijk fraude aantonen, zullen worden opgeworpen. Zeker wanneer de procedures zijn te kaderen binnen een ruimer conflict over meerdere procedures heen, kan het neerleggen van een vonnis of arrest noodzakelijk zijn om de gerechtvaardigde belangen van de cliënt, namelijk het recht op verdediging, te behartigen door de ruimere context van het geschil voor de rechtbank te kunnen schetsen. In dat geval wordt het vonnis of arrest gebruikt onder dezelfde partijen en zijn er vermoedelijk geen derde partijen betrokken bij de procedure. De partijen waren al betrokken bij en op de hoogte van het reeds bestaande conflict. Daarentegen zal er waarschijnlijk geen sprake zijn van een redelijke verwachting wanneer in een procedure over handel met voorkennis een vonnis of arrest wordt opgeworpen dat over een verkeersovertreding gaat en dit dus niet kadert binnen een ruimer conflict. Dit zal in ieder geval als snel afgedaan worden als een louter contextuele doelstelling zonder enige feitelijke grondslag.
Het gebeurt bovendien in de praktijk vaak dat er advocaten, die aan parallelle procedures werken, overleg plegen en vonnissen en arresten delen. Ook hier moeten dezelfde principes gelden: ofwel is het principe van belang en het antwoord op de rechtsvraag en zijn persoonsgegevens wellicht niet relevant, ofwel is het relevant dat het geweten is dat over een bepaalde partij gaat, en zijn persoonsgegevens wellicht wel relevant.
Onthoud
Vermijd het meedelen van persoonsgegevens wanneer dit niet nodig is, en als het nodig is, deel het minimale mee dat nodig is om uw argument nuttig te kunnen maken.
Zoals aangehaald is dit zeer feitelijk. Deze leidraad is een simplificatie van alle nuances die de werkelijkheid kan omvatten en beoogt geenszins een exhaustief beeld van alle hypotheses te schetsen. De bedoeling is om de advocaten enkele handvaten te geven aan de hand van deze leidraad en te komen tot een uniforme toepassing van vermelde principes.
Referenties
- Artikel 6 Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM)
- Artikel 444 Gerechtelijk Wetboek
- Artikel 5 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
- Artikel 6.1 f) AVG
- Artikel 9 AVG
- Artikel 10 AVG
- - Artikel 10 Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens)
Ook interessant
Wat is de GDPR-wijzer?
Samenwerkingsverbanden tussen advocaten
Gerelateerd nieuws
Digitaliseringswetten I, Ibis en II: een digitale bloemlezing
Tijdens de laatste maanden van deze legislatuur heeft de Kamer nog drie wetsontwerpen van de minister van Justitie goedgekeurd die bijdragen tot de digitalisering van de werking van justitie. We geven u een overzicht van de belangrijkste bepalingen die de advocatuur aanbelangen.
Update werking bewindvoering in het Centraal Inschrijvingsregister
Op 18 maart 2024 is het Centraal Inschrijvingsregister voor kandidaat-huurders van sociale woningen van start gegaan. Dat register stelt kandidaten in staat om hun inschrijving online te starten, te bekijken of aan te passen. Zij kunnen evenwel het inschrijvingsdossier niet definitief indienen of bevestigen. Dat kan alleen u als de bewindvoerder of wettelijke vertegenwoordiger. We geven u een update over de werking van het register.
GDPR-wijzer geactualiseerd
De GDPR-wijzer is een volledige toolkit voor u als advocaat over de praktische implementatie van de GDPR. De GDPR is geen statisch document. De interpretatie ervan en de concrete to do’s die daaruit volgen hebben daarom soms nood aan een herziening met een frisse blik. Om die reden zijn er recent tien GDPR-wijzeronderwerpen geüpdatet en is één extra onderwerp toegevoegd. Elk onderwerp bestaat uit een beknopte toelichting, concrete to do’s, praktische modellen en antwoorden op uw veelgestelde vragen.
Talkshow: Efficiënte klantprocessen
In de derde en laatste aflevering van drie talkshows geeft mr. Pieter-Jan Fransen een inspirerende presentatie over de inzet van digitale tools om dienstverleningsprocessen efficiënter te maken door de klant centraal te plaatsen. Denk daarbij aan een digitaal cliëntenportaal en automatische facturering.
Wat weet u over de elektronische handtekening?
We merken dat er bij advocaten vooral vragen rijzen over elektronische handtekeningen. De wetgeving is bijzonder complex en vindt u terug in de eIDAS-verordening en de Wet van 21 juli 2016 tot uitvoering en aanvulling daarvan. Hier leest u alvast de basisinformatie.
E-facturatie, bent u klaar?
Recent is de Wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het btw-wetboek en het WIB 1992 wat de invoering van de verplichting tot elektronische facturering betreft goedgekeurd. Concreet heeft deze wet als gevolg dat voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen vanaf 2026 verplicht een elektronische factuur zal moeten opgesteld worden. Ook advocaten zullen dus verplicht een elektronische factuur moeten opstellen wanneer zij b2b factureren.
Talkshow: Marketing & social media
In de tweede aflevering van drie talkshows geeft An Haenen een inspirerende presentatie over de totstandkoming en uitvoering van de digitale marketingcommunicatiestrategie van Sirius Legal, gericht op Inspire, Educate, Deliver, met als doel klanten te werven en behouden. Ze geeft u ook 5 gouden tips van digitale communicatie.
Centraal Inschrijvingsregister voor sociale woningen gelanceerd
Vanaf vandaag is het Centraal Inschrijvingsregister voor kandidaat-huurders van sociale woningen van start gegaan. Dit register stelt kandidaten in staat om hun inschrijving online te starten, te bekijken of aan te passen. Voor bewindvoerders en wettelijke vertegenwoordigers is het cruciaal om op de hoogte te zijn van de veranderingen en de rol die zij spelen in dit proces.
AI in de praktijk van een advocaat
In de eerste aflevering van drie talkshows geeft mr. Stephane Criel een inspirerende presentatie over AI in een advocatenpraktijk. Deze aflevering biedt inzichten en praktische tips voor advocaten die geïnteresseerd zijn in het integreren van kunstmatige intelligentie (AI) in hun werk.