GDPR-conform gebruik van vonnissen en arresten in een procedure
Het komt vaak voor dat de advocaat in het kader van een procedure vonnissen of arresten als stukken gebruikt. Die vonnissen of arresten bevatten vaak persoonsgegevens, met als gevolg dat de advocaat persoonsgegevens verwerkt en onder het toepassingsgebied van de AVG valt. Soms kunnen die persoonsgegevens zelfs “bijzonder” in de zin van artikel 9 en 10 van de AVG zijn (denk bijvoorbeeld aan strafrechtelijke gegevens of gezondheidsgegevens).
Wat u moet weten
Het is belangrijk dat de advocaat bij het gebruiken van vonnissen en arresten in een procedure de juiste reflexen toepast met betrekking tot de behandeling van persoonsgegevens.
Bij de verwerking van gewone persoonsgegevens door de advocaat is de rechtsgrond meestal het gerechtvaardigd belang (artikel 6.1, f) AVG). Een beroep op het gerechtvaardigd belang vergt een drieledige toets met (i) een doel- of belangtoets, (ii) een noodzakelijkheidstoets en (iii) een afwegingstoets.
- Bij het gebruik van vonnissen en arresten bestaat het gerechtvaardigd belang onder meer uit het recht van verdediging van de cliënt (waaruit o.a. bewijsrechten en -plichten volgen). Het recht op een eerlijk proces (artikel 6 EVRM) kan hierbij aangehaald worden als uitgangspunt. In die context kan onder meer benadrukt worden dat het recht van verdediging van de cliënt primeert en in bepaalde gevallen voorrang moet kunnen hebben op de bescherming van persoonsgegevens die een andere persoon onder de AVG geniet. Dit kan op zijn minst dienen als een solide juridische grondslag om een vonnis of arrest met persoonsgegevens aan de rechtbank te overhandigen als stuk. Ook artikel 444, laatste lid Gerechtelijk Wetboek is duidelijk: “De advocaten oefenen vrij hun ambt uit ter verdediging van het recht en van de waarheid […]. Zij moeten er zich van onthouden enig ernstig feit tegen de eer en de faam van personen aan te voeren, tenzij dit voor de zaak volstrekt noodzakelijk is, onder het voorbehoud van tuchtrechtelijke vervolgingen en toepassing van artikel 445 indien daartoe grond bestaat.” Advocaten hebben overeenkomstig deze bepaling nog steeds een privilege om een verdediging op te bouwen. Zo is het in bepaalde zaken van belang om een vonnis of arrest met naam en toenaam te gebruiken en het vonnis of arrest ongecensureerd mee te delen als het in belang is voor de cliënt en de zaak.
- Dat gerechtvaardigd belang moet ook noodzakelijk zijn voor het leveren van enig bewijs. Concreet betekent dit dat u nagaat of de gegevensverwerking geschikt is en of er minder vergaande alternatieven bestaan die u toelaten om de rechten van verdediging van uw cliënt te vrijwaren (bv. door een redactie van het vonnis of arrest, door een ander stuk).
- Het gerechtvaardigd belang van de advocaat en zijn cliënt en de rechten en vrijheden van de perso(o)n(en) die in het vonnis of arrest genoemd word(t)(en) moeten tegen elkaar worden afgewogen. De rechten en vrijheden van de persoon mogen niet disproportioneel aangetast worden. Daarbij is het belangrijk om rekening te houden met de “redelijke verwachtingen” die de betrokken persoon heeft met betrekking tot het gebruik en de verstrekking van de persoonsgegevens. In de praktijk wordt dit heel feitelijk ingevuld, en hangt het bijvoorbeeld af van de waarde van een stuk bij het bewijs van een bepaald argument. Een feitelijke grondslag – eerder dan een louter contextuele doelstelling – is bijgevolg cruciaal.
De verwerking van bijzondere persoonsgegevens is daarnaast in principe verboden (artikel 9 en 10 AVG). Er zijn uitzonderingen indien de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 9.2, f) AVG). Voor de verwerking van strafrechtelijke persoonsgegevens voorziet artikel 10.1 AVG juncto artikel 10 2° Wet Bescherming Persoonsgegevens een gelijkaardige uitzondering specifiek voor advocaten.
Deze werkwijze kan mutatis mutandis worden toegepast voor alle stukken die persoonsgegevens bevatten, zoals bijvoorbeeld personeelslijsten, medische attesten enz. Ook zij dienen te worden behandeld met dezelfde voorzichtigheid als hier geschetst. Meer informatie over het gebruik van persoonsgegevens door de advocaat buiten de procedure kan in deze GDPR-wijzer over informatieverplichting en beroepsgeheim worden teruggevonden.
Wat u moet doen
Als u een vonnis of arrest als stuk wilt gebruiken in een procedure, vraag uzelf dan eerst af of dit echt nodig is, dan wel of uw argument niet evenzeer met andere stukken (zonder persoonsgegevens) of met minder persoonsgegevens (bv. anonimisering, pseudonimisering, beperkt citaat, enkel het beschikkend gedeelte, …) kan worden gestaafd.
Indien u het vonnis of arrest wel degelijk nodig acht, is dat doorgaans om twee redenen: (i) ofwel heeft u het nodig omwille van het principe (de rechtsvraag en het antwoord daarop), (ii) ofwel omwille van een rechtsfeit, namelijk de context of omwille van een persoon over wie het vonnis of arrest handelt.
- In het eerste geval kan u persoonsgegevens in het vonnis of arrest redacteren; de persoonsgegevens hebben wellicht geen meerwaarde. In dat geval zal de neerlegging van het integrale vonnis als stuk de proportionaliteitstoets eerder niet doorstaan. Veelal zal een citaat, of minstens een geanonimiseerde of gepseudonimiseerde versie volstaan om het beoogde doel te bereiken. Bij openbaar gemaakte vonnissen of arresten zijn persoonsgegevens overigens meestal al geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Het loutere feit dat het vonnis in een openbare terechtzitting is uitgesproken, impliceert veelal niet dat de verdere verspreiding van de persoonsgegevens die vervat zijn in het vonnis rechtmatig zou zijn, ook niet voor een verspreiding ervan in (andere) gerechtelijke procedures of aan derden.
- In het tweede geval, als u een vonnis of arrest deelt omwille van de context of omwille van de persoon over wie het gaat (veelal een partij in het huidige geding), hou dan zeker rekening met de “redelijke verwachtingen” die de tegenpartij erop na kan houden. Zo kan de tegenpartij in een procedure rond fraude redelijkerwijs verwachten dat vonnissen of arresten, die een recent verleden van soortgelijk fraude aantonen, zullen worden opgeworpen. Zeker wanneer de procedures zijn te kaderen binnen een ruimer conflict over meerdere procedures heen, kan het neerleggen van een vonnis of arrest noodzakelijk zijn om de gerechtvaardigde belangen van de cliënt, namelijk het recht op verdediging, te behartigen door de ruimere context van het geschil voor de rechtbank te kunnen schetsen. In dat geval wordt het vonnis of arrest gebruikt onder dezelfde partijen en zijn er vermoedelijk geen derde partijen betrokken bij de procedure. De partijen waren al betrokken bij en op de hoogte van het reeds bestaande conflict. Daarentegen zal er waarschijnlijk geen sprake zijn van een redelijke verwachting wanneer in een procedure over handel met voorkennis een vonnis of arrest wordt opgeworpen dat over een verkeersovertreding gaat en dit dus niet kadert binnen een ruimer conflict. Dit zal in ieder geval als snel afgedaan worden als een louter contextuele doelstelling zonder enige feitelijke grondslag.
Het gebeurt bovendien in de praktijk vaak dat er advocaten, die aan parallelle procedures werken, overleg plegen en vonnissen en arresten delen. Ook hier moeten dezelfde principes gelden: ofwel is het principe van belang en het antwoord op de rechtsvraag en zijn persoonsgegevens wellicht niet relevant, ofwel is het relevant dat het geweten is dat over een bepaalde partij gaat, en zijn persoonsgegevens wellicht wel relevant.
Onthoud
Vermijd het meedelen van persoonsgegevens wanneer dit niet nodig is, en als het nodig is, deel het minimale mee dat nodig is om uw argument nuttig te kunnen maken.
Zoals aangehaald is dit zeer feitelijk. Deze leidraad is een simplificatie van alle nuances die de werkelijkheid kan omvatten en beoogt geenszins een exhaustief beeld van alle hypotheses te schetsen. De bedoeling is om de advocaten enkele handvaten te geven aan de hand van deze leidraad en te komen tot een uniforme toepassing van vermelde principes.
Referenties
- Artikel 6 Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM)
- Artikel 444 Gerechtelijk Wetboek
- Artikel 5 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
- Artikel 6.1 f) AVG
- Artikel 9 AVG
- Artikel 10 AVG
- - Artikel 10 Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens)
Ook interessant
Wat is de GDPR-wijzer?
Samenwerkingsverbanden tussen advocaten
Gerelateerd nieuws
Nieuwe online reeks: AI slim inzetten in uw advocatenpraktijk
Artificiële Intelligentie wordt steeds vaker deel van onze dagelijkse praktijk. Met Expeditie Digitaal ontdekt u hoe eenvoudige AI-toepassingen uw dagelijkse praktijk kunnen versterken. In drie korte online sessies tonen we hoe u AI vandaag al kunt inzetten in de verschillende fases van een dossier.
EU versoepelt GDPR-registerplicht voor middelgrote ondernemingen
De Europese Commissie wil de administratieve lasten voor middelgrote ondernemingen verlichten. Bedrijven met maximaal 750 werknemers en een jaaromzet tot 150 miljoen euro zouden binnenkort vrijgesteld kunnen worden van de GDPR-registerplicht — tenzij hun gegevensverwerking een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
Rechtstaat en digitale uitdagingen: een Europese blik vooruit
De rechtstaat staat onder druk. Wat betekent dit fundamentele principe vandaag nog in een Europa dat geconfronteerd wordt met toenemende uitdagingen op het vlak van mensenrechten, toegang tot justitie en technologische regulering? Neem deel aan de studiedag daarover op 23 mei 2025.
Toegang Rijksregister - twee extra velden
Op 23 december 2024 breidde de minister van Binnenlandse Zaken de toegangsrechten van advocaten tot het Rijksregister uit. Dankzij die nieuwe machtiging, die minstens één jaar geldig blijft, kunnen advocaten voortaan twee extra gegevens uit het Rijksregister raadplegen.
Toegang Databank voor de Akten van de Burgerlijke Stand
Sinds 1 januari 2025 is de toegang van advocaten tot de Databank voor de Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) ingeperkt. Nieuwe wettelijke bepalingen vereisen een protocol tussen de Ordes en de FOD Justitie, maar ondanks onze inspanningen is dit protocol nog niet opgesteld. Daardoor ondervinden advocaten moeilijkheden bij het verkrijgen van akten van de burgerlijke stand.
Onderzoek naar digitale hulpmiddelen in arbeids- en familierecht: uw input telt!
De Europese Unie wil de toegang tot de rechter verbeteren en de digitalisering van gerechtelijke procedures versterken. Neem 10 minuten de tijd om een vragenlijst in te vullen over het gebruik van digitale tools in arbeids- en familierechtelijke procedures.
Aansturing van de digitale transformatie van Justitie
Samen met Avocats.be namen we vandaag deel aan een hoorzitting in de commissie Justitie naar aanleiding van een kritisch rapport van het Rekenhof over de digitalisering van Justitie. Tijdens deze hoorzitting werd de rol van de advocatuur in de digitale transformatie toegelicht en werden knelpunten en noodzakelijke verbeteringen besproken.
E-facturatie: alles wat u praktisch moet weten
De Wet van 6 februari 2024 voert een verplichte gestructureerde elektronische facturering in tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dat moet niet alleen de btw-gegevensstromen tussen bedrijven en de FOD Financiën moderniseren, maar ook leiden tot snellere betalingen, lagere kosten en efficiëntere verwerking van facturen. Wat betekent dit concreet voor uw advocatenkantoor? We beantwoorden uw belangrijkste vragen en helpen u op weg.
Technologie in de advocatuur: AI en Legal Tech in volle evolutie
De juridische sector evolueert snel. Automatisering en slimme software maken advocaten efficiënter, maar roepen ook vragen op over verantwoordelijk gebruik. Om daarop in te spelen, hebben wij samen met Avocats.be AI-richtlijnen opgesteld. Wil u meer weten over deze en andere technologische evoluties? Kom dan op 21 februari naar het congres Technologie en Recht, waar experts en Legal Tech-spelers de impact van digitalisering op de advocatuur bespreken.