Toegang van een advocaat tot het Rijksregister
Uw beroepswerkzaamheden als advocaat vereisen soms dat u het Rijksregister raadpleegt. We hebben gemerkt dat advocaten niet altijd weten tot welke gegevens ze toegang hebben, hoe die toegang verloopt, en voor welke doeleinden ze die gegevens mogen raadplegen.
Daarom geven we u een antwoord op de volgende vragen:
- Tot welke informatie heeft u toegang?
- Welke informatie kan u nog opvragen bij de gemeente en onder welke voorwaarden?
- Hoe kan u het Rijksregister raadplegen via DPA?
- Mag u zomaar het Rijksregister raadplegen?
Online toegang tot het Rijksregister
De Rijksregisterwet van 1983 legt vast welke overheden, organisaties en personen toegang hebben tot het Rijksregister. Artikel 5, §1, 6° van die wet bepaalt dat de Minister van Binnenlandse Zaken de OVB kan machtigen om advocaten toegang te verlenen tot het Rijksregister met als enig doel aan hen de informatie mee te delen die ze nodig hebben voor de taken die ze als medewerker van het gerecht vervullen.
De OVB verkreeg die machtiging in 2013. Die machtiging laat u toe om via de tussenkomst van de OVB het Rijksregister te raadplegen. In de praktijk verloopt dat via het Digital Platform for Attorneys (DPA). Hoe u het rijksregister kan raadplegen via DPA, leest u hieronder in punt 3.
Via DPA heeft u toegang tot de volgende gegevens in het Rijksregister:
- de naam en voornamen;
- de geboorteplaats en -datum;
- het geslacht;
- de nationaliteit;
- de hoofdverblijfplaats;
- de plaats en datum van het overlijden, of, in het geval van een verklaring van afwezigheid, de datum van de overschrijving van de beslissing houdende verklaring van afwezigheid;
- de burgerlijke staat;
- de samenstelling van het gezin;
- de wettelijke samenwoning;
- de verblijfstoestand van vreemdelingen.
Daarentegen heeft u momenteel geen toegang tot de volgende gegevens via DPA:
- gegevens over de bekwaamheid van de persoon, beschermingsmaatregelen, en over de personen die hen vertegenwoordigen of bijstaan, of zijn aangesteld als hun voogd of bewindvoerder;
- de vermelding van het register waarin vreemdelingen zijn ingeschreven of vermeld;
- de administratieve toestand van vreemdelingen;
- in voorkomend geval, het bestaan van het identiteits- en handtekeningscertificaat;
- de vermelding van de ascendenten in de eerste graad, ongeacht of de afstamming tot stand komt door de geboorteakte, een gerechtelijke beslissing, een erkenning of een adoptie;
- de vermelding van de afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad, ongeacht of de afstamming tot stand komt door de geboorteakte, een gerechtelijke beslissing, een erkenning of een adoptie;
- in voorkomend geval de contactgegevens van de burgers, die enkel op vrijwillige basis worden meegedeeld.
Vanzelfsprekend is het nuttig dat advocaten toegang hebben tot de gegevens over de bekwaamheid van personen, eventuele beschermingsmaatregelen die ten aanzien van hen zijn getroffen, en de gegevens over hun eventuele voogden en bewindvoerders. We zetten ons daarom in om er voor te zorgen dat u binnenkort ook toegang heeft tot die gegevens via DPA.
Wenst u wel toegang tot gegevens die u momenteel niet kan raadplegen via DPA? Dan kan u zich daarvoor wenden tot de gemeente onder de voorwaarden opgesomd in het volgende punt.
Welke informatie kan u nog opvragen bij de gemeente en onder welke voorwaarden?
A) Algemene regels
In principe kan u geen gegevens uit het Rijks- of bevolkingsregister opvragen bij de gemeente als u via het DPA toegang heeft tot die gegevens. Slechts onder strikte voorwaarden kan u daarvoor wel nog een beroep doen op de gemeente. Dat vloeit voort uit een beslissing van de Minister van Binnenlandse Zaken, die tot doel heeft de gemeentes te ontlasten.
Kort gezegd bepaalt die beslissing het volgende:
- U kan altijd gegevens opvragen over uw cliënt bij het gemeentebestuur via het mandaat ad litem, tenminste als u tot die gegevens geen toegang heeft via het DPA. In dat geval moet u immers een beroep doen op het DPA.
- U kan altijd gegevens opvragen over de tegenpartij bij het gemeentebestuur, mits opgave van de gevraagde gegevens en de vermelding van het feit dat u een gerechtelijke procedure wilt instellen, zonder te vermelden welke procedure dit precies is. Het gemeentebestuur zal uw hoedanigheid van advocaat verifiëren als minimale controle op de waarachtigheid van uw aanvraag. De controle mag zich niet uitstrekken tot de inhoud van het dossier.
Bij het verwerken van persoonsgegevens (waartoe ook informatie kan behoren over de precieze gerechtelijke procedure die iemand wil instellen) geldt immers het principe dat u niet meer gegevens mag opvragen en verwerken dan noodzakelijk. De opgevraagde gegevens moeten toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Dit principe van de ‘minimale gegevensverwerking’ geldt ook voor een gemeente die nagaat of een gevraagd uittreksel of getuigschrift mag worden afgeleverd. De gemeente hoeft niet te weten over welke procedure het precies gaat.
Een model van aanvraagbrief zou kunnen zijn:
“Geachte heer, mevrouw,
Als raadsman van de heer/mevrouw X verzoek ik u beleefd mij een getuigschrift van woonst (met vermelding van de actuele woonplaats) te bezorgen van de heer/mevrouw Y. Het getuigschrift is nodig in het kader van een door mij in te stellen gerechtelijke procedure. (…)”
Als de rechtsgrond daarentegen vermeldt dat die persoonsgegevens ook via een uittreksel uit het Rijksregister mogen worden aangeleverd, en u heeft toegang tot die gegevens via het DPA, dan moet u een beroep doen op het DPA.
De regel is dus eenvoudig: als een rechtsgrond u toelaat informatie in het Rijksregister te raadplegen waartoe u al toegang heeft via het DPA, dan moet u een beroep doen op het DPA. In dat geval kan u die informatie niet langer bij de gemeente opvragen.
Op hun beurt zijn rechters verplicht deze uittreksels te aanvaarden in de rechtbank wanneer de wet dat voorziet. Zij mogen in dat geval niet eisen dat u een getuigschrift van de gemeente nodig heeft.
B) Toepassingsgevallen
Om die algemene regels concreter te maken, illustreren we ze met enkele voorbeelden. De eerste twee voorbeelden betreffen rechtsgronden die u toelaten een uittreksel uit het Rijksregister te gebruiken in plaats van een getuigschrift of attest dat u moet opvragen bij de gemeente. De twee laatste voorbeelden betreffen daarentegen rechtsgronden die u die mogelijkheid voorlopig nog niet bieden.
Uittreksel uit het Rijkregister via DPA:
- Attesten opgevraagd in het kader van artikel 1034quater Ger.W. (verzoekschrift op tegenspraak)
Artikel 1034quater, lid 1 Ger.W. vereist dat u, op straffe van nietigheid, bij uw verzoekschrift op tegenspraak een getuigschrift van woonplaats of een uittreksel uit het Rijksregister voegt van de persoon die wordt opgeroepen.
In dit geval mag u niet langer een beroep doen op de gemeente, omdat u via het Rijksregister toegang heeft tot de benodigde gegevens en de rechtsgrond toelaat dat u die gegevens via een uittreksel uit het Rijksregister toevoegt. U doet dus een beroep op het DPA.
- Attesten opgevraagd in het kader van artikel 1344bis Ger.W. (Rechtspleging huur van goederen)
Artikel 1344bis, lid 3 Ger.W. vereist dat u, op straffe van nietigheid, bij uw verzoekschrift een getuigschrift van woonplaats of een uittreksel uit het Rijksregister voegt van de persoon tegen wie de vordering wordt ingesteld.
In dit geval mag u niet langer een beroep doen op de gemeente, omdat u via het Rijksregister toegang heeft tot de benodigde gegevens en de rechtsgrond toelaat dat u die gegevens via een uittreksel uit het Rijksregister toevoegt. U doet dus een beroep op het DPA.
Getuigschrift of attest van de gemeente:
- Attesten opgevraagd in het kader van artikel 1344octies Ger.W. (Rechtspleging uithuiszetting)
Artikel 1344octies, lid 3 Ger.W. vereist dat u, op straffe van nietigheid, bij uw verzoekschrift op tegenspraak omtrent een uithuiszetting een getuigschrift van de woonplaats voegt van de persoon tegen wie de vordering wordt ingesteld.
Die bepaling laat momenteel alleen aan de gemeente toe dit getuigschrift af te leveren. Ondanks het feit dat u in het Rijksregister wel toegang heeft tot die gegevens, zal de gemeente u toch een getuigschrift moeten afleveren, omdat u in dit geval niet over de alternatieve mogelijkheid beschikt om een uittreksel uit het Rijksregister bij het verzoekschrift te voegen. U moet dus (voorlopig nog) een getuigschrift bij de gemeente opvragen.
- Attesten opgevraagd in het kader van artikel 45 van het Woninghuurdecreet (Rechtspleging huur)
Artikel 45 van het Vlaams Woninghuurdecreet vereist dat u bij een verzoekschrift met vordering over woninghuurovereenkomsten een getuigschrift van de woonplaats en de geboortedatum van de persoon tegen wie de vordering is ingesteld, alsook een attest van gezinssamenstelling, voegt.
Die bepaling laat momenteel alleen aan de gemeente toe die documenten af te leveren. Ondanks het feit dat u in het Rijksregister wel toegang heeft tot die gegevens, zal de gemeente u toch een getuigschrift en een attest moeten afleveren, omdat u in dit geval niet over de alternatieve mogelijkheid beschikt om een uittreksel uit het Rijksregister bij het verzoekschrift te voegen. U moet die documenten dus (voorlopig nog) bij de gemeente opvragen.
C) Voorstellen tot wetswijziging
De OVB heeft in 2022 voorstellen tot wijziging van artikel 1344bis en artikel 45 van het Woninghuurdecreet overgemaakt aan de bevoegde ministers. De aanleiding daartoe waren berichten over vrederechters die stelselmatig weiger(d)en om uittreksels uit het Rijksregister te aanvaarden, vaak op grond van al te strikte interpretaties van de wet. Dat initiatief heeft al geleid tot de wijziging van artikel 1344bis Ger.W..
Het is uiteraard wenselijk dat u ook in de twee bovenstaande gevallen eenvoudigweg een uittreksel uit het Rijksregister kan gebruiken. Daarom ondernemen we de nodige stappen om een wijziging van artikel 1344octies Ger.W. te bekomen. Gelet op de wijziging van artikel 1344bis, lid 3 Ger.W., blijven we bij de Vlaamse minister van Wonen aandringen op de wijziging van artikel 45 van het Vlaams Woninghuurdecreet.
Digital Platform for Attorneys (DPA)
U kan het Rijksregister raadplegen via de applicatie DPA-Authentic Sources op het Digital Platform for Attorneys (DPA), een online platform dat werd ontwikkeld door de OVB en Avocats.be om de digitalisering van de beroepswerkzaamheden te ondersteunen.
Opzoekingen in het Rijksregister via het DPA-platform gebeuren met uw advocatenkaart. De applicatie werkt steeds in 2 stappen: de opzoeking en het rapport. Bij elke opzoeking zijn er verschillende filters mogelijk. Hoe fijner en preciezer de filter gebruikt wordt, hoe correcter het resultaat. DPA heeft een eigen leidraad voor opzoekingen in het Rijksregister op het platform DPA. Een medewerker (niet-advocaat) kan in uw naam handelingen uitvoeren op het DPA-platform indien u deze medewerker daartoe gemandateerd heeft via de instellingen op het DPA-platform. Uw medewerker kan nadien inloggen via eID of Itsme.
Het raadplegen van het Rijksregister is niet kosteloos. Raadpleeg de tarieven. De juistheid van een opgegeven Rijksregisternummer controleren is gratis. Voor het genereren van een rapport over een door uw gevraagd Rijksregisternummer wordt 2,50 euro gefactureerd. Ook een opzoeking op naam en geboortedatum kost 2,50 euro. Een kleine kost voor u, maar een vereenvoudiging van het hele proces en een ontlasting van de gemeentelijke administraties.
Doelbinding van uw opzoeking in het Rijksregister
U mag als advocaat niet om eender welke reden het Rijksregister raadplegen. Eenvoudig gezegd is iedere verwerking van gegevens uit het Rijksregister in de regel verboden, tenzij een wettelijke bepaling of de Gegevensbeschermingsautoriteit u machtigt om die gegevens toch te verwerken. Uw toegang is doelgebonden: ze moet altijd in het teken staan van uw taken als medewerker van het gerecht. Ze mag dus niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden. Daarnaast moet u ook het principe van dataminimalisatie respecteren: u mag niet meer informatie verwerken dan nodig.
Dat betekent concreet dat u het Rijksregister alleen mag raadplegen voor uw kerntaken als advocaat, met andere woorden: de vertegenwoordiging en verdediging van uw cliënt in rechte, en juridische adviesverlening, zelfs buiten de context van een rechtsgeding. Het is om die reden dat u bij raadpleging van het Rijksregister via het DPA-platform een motivering moet opgeven.
Een voorbeeld van een verboden praktijk is het gebruik van Rijksregistergegevens om voor cliënten de solvabiliteit van derden te onderzoeken. Sommige advocaten kruisen de informatie die ze vinden in het Rijksregister met gegevens in andere databanken om zo “zwarte lijsten” van wanbetalers op te stellen. Die praktijk is vanuit wettelijk en deontologisch oogpunt onaanvaardbaar.
Een advocaat heeft toegang tot het Rijksregister – Maar niet zomaar.
Als advocaat mag u opzoekingen verrichten in het Rijksregister, maar daar zijn wel enkele voorwaarden aan verbonden. We zetten die voor u nog eens op een rij.
GDPR-wijzer: Rijksregister
Nog vragen? Onze specialisten ter zake
Gerelateerd nieuws
Nieuwe machtiging verruimt toegang tot het Rijksregister voor advocaten
Op 23 december 2024 heeft de minister van Binnenlandse Zaken, met machtiging nr. 049/2024, de toegangsrechten van advocaten tot het Rijksregister uitgebreid. Dankzij die nieuwe machtiging, die minimaal één jaar van kracht blijft, kunnen advocaten via DPA twee extra gegevens uit het Rijksregister raadplegen. Deze uitbreiding komt naast de bestaande machtiging nr. 42/2013 van 8 mei 2013.
Toegang tot DABS beperkt: advocaten vanaf nu afhankelijk van mandaat
Sinds 1 januari 2025 is de toegang van advocaten tot de Databank van de Burgerlijke Stand (DABS) ingeperkt. Dat komt door nieuwe wettelijke bepalingen die een protocol vereisen, dat echter nog niet is opgesteld. Dit maakt het voor advocaten moeilijker om akten van de burgerlijke stand te verkrijgen.
Is uw praktijk klaar voor het digitale tijdperk?
Op 6 december vormt het VBO in Brussel het decor voor de Digital Justice Summit, een conferentie die de juridische wereld samenbrengt rond innovatie en technologie. Het is de ideale kans voor advocaten om de uitdagingen en kansen van digitalisering en justitie met beide handen te grijpen.
Nieuwe verplichting: inloggen met itsme® wordt standaard voor advocaten
Vanaf nu wordt het voor advocaten sterk aanbevolen om gebruik te maken van sterke authenticatie via itsme® bij het inloggen op alle DPA- en OVB-applicaties, evenals op onze website (www.ordevanvlaamsebalies.be). Inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord blijft alleen mogelijk voor applicaties die nog zwakke authenticatie toestaan, maar de voorkeur gaat duidelijk uit naar veiligere alternatieven.
DPA schakelt versnelling hoger
Advocaten maken steeds meer gebruik van het DPA-platform, het Digital Platform for Attorneys, opgericht door de OVB en Avocats.be. Sinds de oprichting zo’n zes jaar geleden, werd de operationele werking beheerd door een feitelijke onderneming. Door de gestage groei tot een gezonde onderneming, is besloten om van DPA een volwaardige vennootschap te maken waarin beide communautaire ordes en alle Belgische balies aandeelhouder worden. De oprichtingsakte werd op 12 juni tijdens een uitzonderlijke algemene vergadering bekrachtigd.
Toegang tot notariële registers nu mogelijk via DPA
Notariële authentieke bronnen werden geïntegreerd in het DPA-platform. Vanaf nu kunt zo u het Centraal Register van Testamenten (CRT), het Centraal Register van Huwelijksovereenkomsten (CRH), en het Centraal Erfrechtregister (CER) direct raadplegen via de "Authentic Sources"-applicatie op het DPA-platform. Die functie versnelt het opvragen van informatie aanzienlijk, waarbij de tussenkomst van de Federatie van Notarissen niet meer nodig is.
Digitaliseringswetten I, Ibis en II: een digitale bloemlezing
Tijdens de laatste maanden van deze legislatuur heeft de Kamer nog drie wetsontwerpen van de minister van Justitie goedgekeurd die bijdragen tot de digitalisering van de werking van justitie. We geven u een overzicht van de belangrijkste bepalingen die de advocatuur aanbelangen.
Update werking bewindvoering in het Centraal Inschrijvingsregister
Op 18 maart 2024 is het Centraal Inschrijvingsregister voor kandidaat-huurders van sociale woningen van start gegaan. Dat register stelt kandidaten in staat om hun inschrijving online te starten, te bekijken of aan te passen. Zij kunnen evenwel het inschrijvingsdossier niet definitief indienen of bevestigen. Dat kan alleen u als de bewindvoerder of wettelijke vertegenwoordiger. We geven u een update over de werking van het register.
Talkshow: Efficiënte klantprocessen
In de derde en laatste aflevering van drie talkshows geeft mr. Pieter-Jan Fransen een inspirerende presentatie over de inzet van digitale tools om dienstverleningsprocessen efficiënter te maken door de klant centraal te plaatsen. Denk daarbij aan een digitaal cliëntenportaal en automatische facturering.