Rijks­re­gis­ter

Het rijksregisternummer (en vreemdelingenregisternummer) zijn door de wetgever bestempeld als specifiek beschermde persoonsgegevens, omdat zij een nationaal identificatienummer uitmaken. Op basis van dit soort gegevens, kan er namelijk een grootschalige geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvinden. Conform artikel 87 AVG kunnen lidstaten dan ook specifieke voorwaarden voor de verwerking van een nationaal identificatienummer vastleggen waarbij passende waarborgen voor de rechten en vrijheden van betrokkenen genomen worden. De wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van natuurlijke personen (‘Wet toegang tot het Rijksregister’) bepaalt wie toegang heeft tot het Rijksregister (art. 5) en onder welke voorwaarden een machtiging verkregen kan worden om rijksregisternummers te gebruiken (art. 8).

In principe is de verwerking van het rijksregisternummer verboden. Hierop bestaan twee uitzonderingen. De verwerking van het rijksregisternummer is enkel toegestaan wanneer (i) een machtiging van de dienst Rijksregister van de FOD Binnenlandse Zaken (vroeger het Sectoraal Comité van het Rijksregister) of (ii) een wettelijke verplichting voorhanden is.

Machtiging

Zo heeft de Orde van Vlaamse Balies bijvoorbeeld een machtiging verkregen om toegang te hebben tot het Rijksregister, met als enige doel om informatie mee te delen aan hun advocaten die nodig is voor het vervullen van hun taken als medewerkers van het gerecht (overeenkomstig artikel 5, §1, 6° Wet toegang tot het Rijksregister).

Verder kan een machtiging worden verleend aan een openbare of private instelling om het rijksregisternummer te gebruiken, wanneer dit gebruik noodzakelijk is voor de uitvoering van taken van algemeen belang (overeenkomstig artikel 8, §1, Wet toegang tot het Rijksregister). Deze taken moeten aan de instelling toevertrouwd zijn op grond van een wettelijke basis. Bij het verlenen van de machtiging wordt steeds rekening gehouden met de algemene beginselen van de AVG.

Aan de OVB werden reeds een aantal van deze machtigingen verleend, die een weerslag hebben op het beroep van advocaten:

• Machtiging RR 42/2013, verleend aan de OVB en de OBFG (‘Orde van Franstalige en Duitstalige balies’) om aan de advocaten bij de OVB en de OBFG toegang te verlenen voor de opzoekingen van bepaalde gegevens van betrokken partijen in het Rijksregister.
• Machtiging RR 70/2014, verleend aan de OVB die toegang verleent tot bepaalde gegevens uit het Rijksregister en het rijksregisternummer van de leden-advocaten van de OVB, en dit voor voor het beheer van het tableau en de lijst van de stagiairs, tuchtsancties, voor de authentieke bron van advocaten en uitwisseling van gegevens door de advocaten zelf (in hun hoedanigheid van medewerker van het gerecht).
• Machtiging RR 56/2015, verleend aan de OVB tot uitbreiding van machtiging RR 70/2014. Deze machtiging staat de OVB toe om het rijksregisternummer te gebruiken van medewerkers van advocaten, zodat zij ook opzoekingen in het Rijksregister kunnen doen namens de advocaten.
• Machtiging RR 37/2017, verleend aan de OVB en de OBFG die toegang verleent aan de advocaten bij de OVB en de OBFG om het rijksregisternummer te gebruiken ter identificatie van een natuurlijke persoon in een faillissementsdossier en ter identificatie van de natuurlijke personen met een rechtmatige toegang tot het faillissementsdossier.
• Machtiging RR 49/2024, verleend aan de OVB en de OBFG om aan de advocaten bij de OVB en de OBFG toegang te verlenen voor de opzoekingen van bepaalde gegevens van betrokken partijen in het Rijksregister.

Deze machtigingen kunt u onderaan terugvinden.

Advocaten (en hun medewerkers) hebben dus via de OVB een machtiging verkregen die hen toegang verleent tot bepaalde persoonsgegevens in het Rijksregister (Machtiging RR 70/2014). Deze machtiging is uitdrukkelijk beperkt tot een bepaalde finaliteit, namelijk om taken te verrichten die noodzakelijk zijn voor het aanspannen, voeren en beëindigen van een zaak die aan hen werd toevertrouwd en om handelingen te kunnen uitvoeren die het aanspannen van een geschillenprocedure voorafgaan.

Wettelijke verplichting

Werkgevers hebben de verplichting om bepaalde gegevens over hun werknemers te communiceren aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Om aan deze verplichting te kunnen voldoen, hebben werkgevers een wettelijke toelating om het rijksregisternummer van hun werknemers te verwerken in hun correspondentie met de instellingen van de sociale zekerheid, die is opgenomen in het KB van 5 december 1986. (Het Koninklijk Besluit van 5 december 1986 tot regeling van de toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, in hoofde van de instellingen van openbaar nut die onder het Ministerie van Sociale Voorzorg ressorteren.)

De Gegevensbeschermingsautoriteit (‘GBA’) heeft op haar website een thema uitgewerkt omtrent de lezing van de eID waarin ook de verwerking van het daar opgenomen rijksregisternummer uiteengezet wordt.

De GBA heeft daarnaast ook reeds enkele beslissingen genomen omtrent de toegang tot het Rijksregister, zie bijvoorbeeld:

• Beslissing 48/2021: De GBA oordeelde dat een notaris die het Rijksregister consulteerde om het adres te controleren van een ex-werknemer, afwendt van het doel waarvoor de machtiging verleend is, namelijk om taken uit te voeren die behoren tot zijn bevoegdheid als notaris.
• Beslissing 51/2021: In deze beslissing had een advocaat in het kader van een gerechtelijke procedure een uittreksel van het Rijksregister overgemaakt. De klager opperde echter dat het gebruik van deze informatie niet relevant was. De GBA oordeelde dat ze niet bevoegd was om ten gronde uitspraak te doen, maar haalde wel aan dat het de verantwoordelijkheid van de advocaat behoort om enkel gegevens over te maken die strikt noodzakelijk zijn.
• Beslissing 54/2021: De GBA oordeelde dat de raadpleging van de volledige geschiedenis van een gezinslid door het kinderbijslagfonds niet proportioneel was om het bedrag van de kinderbijslag vast te stellen.

De OVB heeft op de website van D-PA specifieke gebruiksvoorwaarden opgenomen in verband met het gebruik van DPA-Authentic Sources, zoals toegang tot het Rijksregister. Toegang tot de Rijksregister Webapplicatie wordt pas verleend indien u deze voorwaarden heeft aanvaard.