E-facturatie: dit moet u praktisch weten
De Wet van 6 februari 2024 voert een verplichte gestructureerde elektronische facturering in tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dat moet niet alleen de btw-gegevensstromen tussen bedrijven en de FOD Financiën moderniseren, maar ook leiden tot snellere betalingen, lagere kosten en efficiëntere verwerking van facturen. Wat betekent dit concreet voor uw advocatenkantoor? We beantwoorden hieronder de belangrijkste vragen en helpen u op weg.
Auteur
Arthur Ockerman
Wat houdt e-facturatie in?
E-facturatie is het proces waarbij facturen elektronisch worden verzonden en ontvangen via software in plaats van op papier. Voor advocaten betekent dit dat zij hun facturen digitaal moeten opstellen en versturen naar hun btw-plichtige cliënten en digitale facturen van leveranciers moeten kunnen ontvangen en verwerken. Dat gaat verder dan de factuur als PDF in een e-mail als bijlage verzenden. Dat zou een elektronische factuur zijn, maar de wetgever bedoelt met e-facturatie het verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen via een beveiligd systeem.
Gestructureerde elektronische facturen zijn digitale facturen die voldoen aan specifieke standaarden en formaten. Die facturen bevatten gestructureerde gegevens die op een uniforme manier worden uitgewisseld tussen systemen, wat zorgt voor semantische (de inhoud van de factuur), syntactische (het gebruikte formaat of de gebruikte “taal”) en technische interoperabiliteit (de wijze van overdracht). Dit betekent dat de informatie in de facturen consistent en begrijpelijk is voor verschillende softwaretoepassingen, waardoor automatische verwerking mogelijk wordt.
Men voorziet het gebruik van het gestandaardiseerde formaat PEPPOL-BIS, die factuurinformatie op een consistente en georganiseerde manier representeert. De gestructureerde elektronische facturen kunnen worden verstuurd via het PEPPOL-netwerk.
Zo werkt het
- Verbinding: Bedrijven sluiten zich aan bij een Access Point Provider die hen toegang geeft tot het PEPPOL-netwerk.
- Uitwisseling: Facturen worden in een gestructureerd formaat (zoals PEPPOL-BIS) verzonden en ontvangen via het netwerk.
- Validatie: De Access Point Provider zorgt voor de validatie en correcte aflevering van de facturen.
Voor wie geldt de verplichting om gestructureerd elektronisch te factureren?
Belgische btw-plichtige ondernemingen
De verplichting geldt voor belastingplichtigen die in België gevestigd zijn en een btw-identificatienummer hebben gekregen overeenkomstig artikel 50, § 1, eerste lid, 1° van het Wetboek van de belasting over toegevoegde waarde. Dat omvat ook btw-eenheden in de zin van artikel 4, § 2 van het Wetboek.
De verplichting geldt voor leveringen van goederen en diensten die niet zijn vrijgesteld krachtens artikel 44 van het Wetboek. Dat omvat ook handelingen waarvoor de belasting opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de handeling.
Uitzonderingen
De verplichting geldt niet voor belastingplichtigen die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld krachtens artikel 44 van het Wetboek en waarvoor zij geen recht op aftrek hebben. Ook belastingplichtigen die onder de bijzondere regeling van artikel 56 vallen (forfaitaire grondslagen van aanslag) en gefailleerde belastingplichtigen zijn uitgesloten.
De verplichting geldt ook niet voor buitenlandse ondernemingen die in België voor btw-doeleinden zijn geïdentificeerd, tenzij zij een vaste inrichting in België hebben.
Wat betekent dit voor uw kantoor?
Vanaf 1 januari 2026, tenzij de wetgever daar nog verandering in brengt, zullen voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen moeten worden opgesteld. Advocaten zullen dus met dit soort facturen moeten werken wanneer zij b2b factureren. Voor uitgaande facturen aan niet-btw-plichtige cliënten geldt de verplichting niet. Maar opgelet: u moet wel de gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. U moet dus wel degelijk uw systemen daarvoor aanpassen tegen januari 2026.
U moet aangesloten zijn via een Access Point Provider zodat u e-facturen kunt genereren en ontvangen. Een Access Point Provider is een dienstverlener die bedrijven helpt bij het verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen via het PEPPOL-netwerk. Access Points zorgen voor een veilige en betrouwbare uitwisseling van facturen. Eenmaal aangesloten op een Access Point, kunnen bedrijven communiceren met alle andere deelnemers in het PEPPOL-netwerk. Facturen worden in een gestructureerd formaat (zoals PEPPOL-BIS) verzonden en ontvangen via het netwerk.
U hebt dus software nodig die erop voorzien is om te werken via het Peppol-netwerk. U neemt best contact op met uw softwareleverancier(s) (gespecialiseerde advocatensoftware, boekhoud- of facturatiesoftware, of ERP-pakketten, …) om te weten of de integratie van gestructureerde elektronische facturen op de planning staat. Bekijk een lijst met softwaretoepassingen die nu al conform zijn. Als de software al conform is maar nog niet op de lijst staat, raad uw leverancier dan aan de software aan te melden. In sommige gevallen zal uw softwareleverancier u de vrije keuze geven om zelf het Access Point te kiezen om te verbinden met het Peppol netwerk, neem dan contact op met een gecertificeerde service provider.
Wat als ik factureer aan een onderneming die nog geen gestructureerde elektronische facturen kan ontvangen?
Het HERMES-platform fungeert als een vangnet voor bedrijven die nog niet volledig zijn uitgerust voor gestructureerde elektronische facturering. Het zet gestructureerde elektronische facturen om in een PDF-versie en stuurt deze naar het e-mailadres van de ontvanger, waardoor de verzender niet wordt geblokkeerd als de ontvanger nog niet bekend is op het PEPPOL-netwerk.
Waar kan u terecht voor meer info?
- Overheidswebsites: Websites van de FOD Financiën en andere relevante overheidsinstanties bieden gedetailleerde informatie en richtlijnen. Wij raden u zeker aan om een blik te werpen op https://efactuur.belgium.be/nl. U vindt er onder andere antwoorden op de vraag hoe u uw onderneming het best voorbereidt, standpunten van boekhouders en andere informatie voor IT’ers en bedrijven, lijsten met conforme softwareoplossingen voor e-facturatie, actuele nieuwsberichten over het topic, evenementen en workshops gerelateerd aan e-facturatie en contactinformatie voor verdere vragen en ondersteuning.
- Softwareleveranciers: Leveranciers van boekhoud- en facturatiesoftware bieden vaak trainingen en ondersteuning voor de implementatie van e-facturatie.
- Workshops en webinars: Deelname aan workshops en webinars over e-facturatie kan nuttig zijn om up-to-date te blijven met de nieuwste ontwikkelingen en best practices.
En wat zijn de voordelen hiervan, volgens de wetgever?
- Efficiëntie: deze manier van factureren vermindert administratieve lasten en verkort de verwerkingstijd van facturen.
- Kostenbesparing: minder papiergebruik en lagere verzendkosten.
- Betalingen: verlopen sneller dankzij het efficiënter facturatieproces op het PEPPOL-netwerk.
- Compliance: voldoen aan wettelijke verplichtingen wordt gemakkelijker.
In principe kan elektronisch factureren veel sneller en foutlozer verlopen. U wint dus tijd en geld. Op termijn zal de btw-aangifte vereenvoudigd verlopen of zelfs helemaal verdwijnen. De fiscus zit immers ook in het systeem, dus belastingen kunnen vrijwel onmiddellijk worden geïnd. De Wet is een eerste aanzet om op langere termijn bepaalde btw-gegevensstromen tussen belastingplichtigen onderling en van belastingplichtigen naar de FOD Financiën te moderniseren, met maximaal gebruik van moderne technologieën.
Op termijn zullen kosten worden bespaard, zullen betalingen gemakkelijk en beter kunnen worden opgevolgd, en zal er sneller betaald worden. Er wordt ook minder papier gebruikt. Bovendien is het PEPPOL-netwerk een bijzonder veilig systeem met de hoogste securitynormen die permanent worden gemonitord en geüpdatet.
Het systeem houdt voordelen in voor dossierboekhouding en de organisatie van facturen. De prestaties voeden facturen en bijlages met beschrijvingen worden snel aangemaakt. Op basis van lijsten van dossiers met openstaande prestaties maakt men snel bulkfacturaties aan.
Fiscaal voordeel
Er zijn maatregelen voorzien om de financiële gevolgen van de noodzakelijke IT-ontwikkelingen te beperken. Zo wordt er een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120% ingevoerd voor kosten die worden gemaakt voor factureringspakketten en advieskosten in het kader van de nieuwe verplichtingen. Ze treedt in werking vanaf aanslagjaar 2025 en het belastbaar tijdperk start ten vroegste op 1 januari 2024. De verhoogde kostenaftrek zal niet meer gelden vanaf aanslagjaar 2029 en het belastbaar tijdperk loopt tot eind 2027. Het loont dus om nu de switch te maken naar elektronisch factureren, in plaats van de stap uit te stellen.
De verhoogde kostenaftrek geldt zowel in de personen- als vennootschapsbelasting, maar is uitdrukkelijk beperkt tot kleine vennootschappen. In concreto betekent dat vennootschappen tot en met 50 werknemers, met een maximale jaaromzet van 9 miljoen euro (zonder BTW) en een maximaal balanstotaal van 4,5 miljoen euro. In de praktijk dekt dat het grootste deel van de advocatuur.
De kosten die in aanmerking komen voor de verhoogde kostenaftrek zijn periodieke abonnementskosten, advieskosten voor de voorbereiding of operationalisering van het elektronisch factureren, en ‘andere kosten dan afschrijvingen’. Afschrijvingen van digitale activa zijn al voorzien in het stelsel van investeringsaftrek. Om die reden spreekt men over ‘andere kosten dan afschrijvingen’.
Lees onze eerdere communicatie
E-facturatie, bent u klaar?
Recent is de Wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het btw-wetboek en het WIB 1992 wat de invoering van de verplichting tot elektronische facturering betreft goedgekeurd. Concreet heeft deze wet als gevolg dat voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen vanaf 2026 verplicht een elektronische factuur zal moeten opgesteld worden. Ook advocaten zullen dus verplicht een elektronische factuur moeten opstellen wanneer zij b2b factureren.
Ook interessant
Onderzoek naar digitale hulpmiddelen in arbeids- en familierecht: uw input telt!
De Europese Unie wil de toegang tot de rechter verbeteren en de digitalisering van gerechtelijke procedures versterken. Neem 10 minuten de tijd om een vragenlijst in te vullen over het gebruik van digitale tools in arbeids- en familierechtelijke procedures.
Aansturing van de digitale transformatie van Justitie
Samen met Avocats.be namen we vandaag deel aan een hoorzitting in de commissie Justitie naar aanleiding van een kritisch rapport van het Rekenhof over de digitalisering van Justitie. Tijdens deze hoorzitting werd de rol van de advocatuur in de digitale transformatie toegelicht en werden knelpunten en noodzakelijke verbeteringen besproken.