Financiële organisatie en administratie van het kantoor
U moet de nodige verzekeringen afsluiten en nauwkeurige overzichten bijhouden van alle financiële verrichtingen die plaatsvinden in het kader van de uitoefening van uw beroep.
Verzekeringen en collectieve voorzieningen
Norm: De advocaat moet een paar verzekeringen verplicht afsluiten. Naargelang uw balie bent u automatisch aangesloten of moet u uzelf verzekeren.
De OVB sloot enkele collectieve verzekeringen al voor u af. Lees waarvoor u verzekerd bent en bekijk het overzicht van de collectieve voorzieningen.
Kijk na, op basis van die verzekeringen, of u nog bijkomende verzekeringen nodig hebt. Vooral op het stuk van de beroepsaansprakelijkheid moet u nagaan of u, rekening houdend met de risico's die verband houden met de aard van uw praktijk, voldoende dekking hebt.
Vermijd uiteraard dubbele verzekering. Dat is van belang voor de verzekering gewaarborgd inkomen waarover u al beschikt via uw aansluiting aan de balie.
Interne financiële overzichten
Norm: Het kantoor bepaalt wie eindverantwoordelijk is voor een gedegen administratie van de uren, erelonen en kosten, debiteurenbeheer, tariefstelling, betalingsverwerking en schriftelijke bevestigingen van overboekingen van derdengelden. Die eindverantwoordelijke bewaakt ook het financieel beleid en de budgetten.
Het is noodzakelijk om uw gepresteerde uren nauwkeurig te registreren per cliënt. Zo kunt u correct factureren. Maar zelfs indien erelonen niet worden aangerekend op basis van gepresteerde uren, is een registratie van de prestaties en dus uw uren vereist. U krijgt zo ook inzicht in uw tijdsbesteding en indirect ook op de rendabiliteit van uw inzet.
De advocaat legt alle dossier-gerelateerde uren per dag vast in een urenregistratiesysteem. De urenbesteding moet elke dag, en bij voorkeur meteen na de verrichte werkzaamheden, worden genoteerd in minuten. Periodiek (bij voorkeur minstens maandelijks) worden de voor cliënten gepresteerde uren geregistreerd. Zo kan u ook bepalen wat factureerbaar is aan de cliënt.
De erelonenstaat/kosten of facturen kunnen worden aangepast indien de bestede tijd niet in verhouding staat tot de inspanning en/of bereikte resultaten en de met de cliënt gemaakte afspraken. Als er te veel tijd geregistreerd is, dan blijft minder tijd in rekening brengen mogelijk. Die werkwijze is transparant voor de cliënt omdat hij zo kan zien of er meer tijd is besteed dan in rekening werd gebracht.
De definitieve facturen en ereloonstaten worden tijdig verzonden. Een kopie van die facturen en ereloonstaten wordt in het dossier van de desbetreffende cliënt opgenomen. Zorg ervoor dat de betalingen stelselmatig opvolging krijgen en dat het kantoor tijdig rappelbrieven uitstuurt voor onbetaalde facturen en desnoods een incassoprocedure opstart.
Om het jaarlijks budget en de begroting te kunnen bewaken, raden we aan om minimaal eens per kwartaal een stand van zaken van het financieel overzicht te bespreken. Het overzicht wordt periodiek opgesteld door de financieel verantwoordelijke.
Financiële verantwoordelijkheid
Norm: De advocaat is verplicht zijn financiële administratie nauwkeurig te doen.
De advocaat zorgt voor de financiële administratie van zijn praktijk. Daarnaast bewaart hij zijn financiële documenten op transparante wijze.
Idealiter stelt de advocaat voor de aanvang van het nieuwe jaar een begroting op waarin de uitgaven en omzet gedetailleerd zijn opgenomen.
Financiële transacties van het kantoor
Norm: Geldbewegingen vinden giraal plaats, tenzij onder specifieke toegelaten uitzonderingen.
Contant betalingsverkeer moet zoveel mogelijk worden vermeden, overeenkomstig art. 73 Codex Deontologie. Het doel van die bepaling is te voorkomen dat advocaten betrokken raken bij verdachte handelingen.
Er kan geen enkele betaling in contanten worden verricht of ontvangen door een advocaat in het kader van zijn beroepsactiviteit voor meer dan 3.000 euro of de tegenwaarde ervan in een andere munteenheid, ook niet als de betaling opgesplitst wordt in meerdere schijven.
De advocaat moet zijn cliënt informeren over de manier waarop betalingen gebeuren, zoals bijvoorbeeld contante betalingen of via overschrijving.
Alle advocaten moeten in België vanaf 1 juli 2022 elektronisch betalen toelaten.
Betalingen ten behoeve van dossiers
De advocaat doet ofwel zelf dossier-gerelateerde betalingen ofwel geeft hij opdracht aan de financieel verantwoordelijke. Indien mogelijk moeten die opdrachten vergezeld gaan van door de advocaat ondertekende facturen. De financieel verantwoordelijke of de advocaat zelf verwerkt de betalingsopdrachten en voert die binnen de aangegeven tijd uit.
Betalingen ten laste van de derdenrekening worden uitgevoerd conform de wettelijke en deontologische verplichtingen.
Facturen ten behoeve van het kantoor
Facturen voor uitgaven ten behoeve van het kantoor worden door de financieel verantwoordelijke gecontroleerd.
Betaling griffierechten
Indien een advocaat zich in een procedure meldt, is hij verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de griffierechten. Problemen met deze betalingen kunnen worden vermeden als het kantoor over griffiebons beschikt.
Gelden van derden
De advocaat beschikt over een derdenrekening die uitsluitend gebruikt wordt om derdengelden te beheren, overeenkomstig art. 266 ev Codex Deontologie.
Ook interessant
Collectieve voorzieningen
De wettelijke voorzieningen bij arbeidsongeschiktheid of pensioen blijken voor een zelfstandige vaak ontoereikend. De OVB streeft daarom een optimale verzekeringstoestand van de Vlaamse advocaat na en sloot enkele collectieve verzekeringen af. Lees voor wat u verzekerd bent.
Peer review
Een peer review is een collegiale toetsing waarbij een advocaat als auditor oordeelt of uw kantoor aan de kwaliteitseisen voldoet. Zo gaat u op een grondige manier na of uw kantoor op de juiste manier werkt en of u uw dienstverlening kunt optimaliseren. U krijgt een gedetailleerd en strikt vertrouwelijk rapport met eventuele verbeterpunten.
Ook interessant
Advies 771
Advies 773
Gerelateerd nieuws
YouTube Live: Marketing & communicatie in de advocatuur
Op maandag 17 november 2025 om 17u – 19u starten we de Week van de Ondernemer 2025 met een inspirerende YouTube Live over marketing, communicatie en ondernemerschap in de advocatuur. Tijdens deze jaarlijkse uitzending krijgt u praktische inzichten en concrete tips om uw praktijk sterker in de markt te zetten. Ontdek hoe u uw expertise zichtbaar maakt, efficiënt communiceert met cliënten en een authentiek profiel opbouwt, als advocaat én als kantoor.
PEPPOL uitgelegd: praktische gids voor advocatenkantoren
Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie via PEPPOL verplicht voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, en dus ook voor advocatenkantoren. Maar wat betekent dat concreet voor uw kantoor? We stelden voor u een praktische gids op met aandachtspunten en voorbeelden die relevant zijn voor de werking van een advocatenkantoor.
Checklist: alles wat u nodig hebt om succesvol te ondernemen in de advocatuur
Een advocatenkantoor leiden is meer dan alleen het recht beheersen. Het is ook ondernemen: met visie, structuur en durf. Daarom lanceren we twee nieuwe hulpmiddelen die advocaten ondersteunen in elke fase van hun ondernemerschap: een praktische checklist om een kantoor te starten en een digitale gids over ondernemen in de advocatuur.
Eindleeftijd collectieve arbeidsongeschiktheidspolis verhoogd naar 67 jaar
We hebben, in overleg met de afzonderlijke balies, beslist om de eindleeftijd van de collectieve polis arbeidsongeschiktheid via Precura te verhogen. Zowel de basiswaarborg als de uitbreiding van de waarborg worden verlengd van 65 jaar naar 67 jaar.
Arrest Gentse hof van beroep benadrukt noodzaak van zorgvuldigheid bij gebruik van artificiële intelligentie
In een recent arrest van het hof van beroep te Gent gaat het hof rechtstreeks in op het onzorgvuldig gebruik van artificiële intelligentie door de raadsman van één van de partijen. De conclusie van de raadsman bevatte een waslijst aan verkeerde citaten uit bestaande wetsartikelen en verwijzingen naar onbestaande rechtspraak en rechtsleer. Het arrest maakt pijnlijk duidelijk dat advocaten uitermate voorzichtig en zorgvuldig moeten omspringen met artificiële intelligentie. Wie dat nalaat, riskeert een tuchtrechtelijke sanctie of kan burgerrechtelijk aansprakelijk worden gesteld door zijn of haar cliënt.
Peppol (e-facturatie) en beroepsgeheim: dit moet u weten
De Wet van 6 februari 2024 voert vanaf 1 januari 2026 een verplichte gestructureerde elektronische facturatie in tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Deze facturatie verloopt via het Peppol-systeem. We wijzen u op het belang van uw beroepsgeheim bij het factureren aan btw-plichtige cliënten via dit systeem.
Peppol (e-facturatie) en rechtsbijstandsverzekeraars: dit moet u weten
De Wet van 6 februari 2024 voert vanaf 1 januari 2026 een verplichte gestructureerde elektronische facturatie in tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Die elektronische facturatie verloopt via het Peppol-systeem. Verzekeringsmaatschappijen zijn echter voor hun verzekeringsactiviteiten niet btw-plichtig en vallen daardoor niet onder deze verplichting tot e-facturatie via Peppol.
Raad van State publiceert bijgewerkt vademecum voor zijn afdeling Bestuursrechtspraak
Bent u als advocaat minder vertrouwd met procedures voor de afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State, maar moet u in een concreet dossier toch voor deze instelling procederen? In zijn vademecum schetst de Raad van State de belangrijkste procedurele krachtlijnen, beantwoordt hij veel voorkomende vragen en reikt hij u enkele handige modellen voor verzoekschriften aan. In het vademecum werd nu ook de nieuwe schorsingsprocedure verwerkt.
Advocaten en hun sociaal statuut
Hoe zit het nu eigenlijk met het sociaal statuut voor advocaten na de algemene vergadering van de OVB van 26 maart 2025?