Financiële organisatie en administratie van het kantoor
U moet de nodige verzekeringen afsluiten en nauwkeurige overzichten bijhouden van alle financiële verrichtingen die plaatsvinden in het kader van de uitoefening van uw beroep.
Auteur
Leen Bosmans
Verzekeringen en collectieve voorzieningen
Norm: De advocaat moet een paar verzekeringen verplicht afsluiten. Naargelang uw balie bent u automatisch aangesloten of moet u uzelf verzekeren.
De OVB sloot enkele collectieve verzekeringen al voor u af. Lees waarvoor u verzekerd bent en bekijk het overzicht van de collectieve voorzieningen.
Kijk na, op basis van die verzekeringen, of u nog bijkomende verzekeringen nodig hebt. Vooral op het stuk van de beroepsaansprakelijkheid moet u nagaan of u, rekening houdend met de risico's die verband houden met de aard van uw praktijk, voldoende dekking hebt.
Vermijd uiteraard dubbele verzekering. Dat is van belang voor de verzekering gewaarborgd inkomen waarover u al beschikt via uw aansluiting aan de balie.
Interne financiële overzichten
Norm: Het kantoor bepaalt wie eindverantwoordelijk is voor een gedegen administratie van de uren, erelonen en kosten, debiteurenbeheer, tariefstelling, betalingsverwerking en schriftelijke bevestigingen van overboekingen van derdengelden. Die eindverantwoordelijke bewaakt ook het financieel beleid en de budgetten.
Het is noodzakelijk om uw gepresteerde uren nauwkeurig te registreren per cliënt. Zo kunt u correct factureren. Maar zelfs indien erelonen niet worden aangerekend op basis van gepresteerde uren, is een registratie van de prestaties en dus uw uren vereist. U krijgt zo ook inzicht in uw tijdsbesteding en indirect ook op de rendabiliteit van uw inzet.
De advocaat legt alle dossier-gerelateerde uren per dag vast in een urenregistratiesysteem. De urenbesteding moet elke dag, en bij voorkeur meteen na de verrichte werkzaamheden, worden genoteerd in minuten. Periodiek (bij voorkeur minstens maandelijks) worden de voor cliënten gepresteerde uren geregistreerd. Zo kan u ook bepalen wat factureerbaar is aan de cliënt.
De erelonenstaat/kosten of facturen kunnen worden aangepast indien de bestede tijd niet in verhouding staat tot de inspanning en/of bereikte resultaten en de met de cliënt gemaakte afspraken. Als er te veel tijd geregistreerd is, dan blijft minder tijd in rekening brengen mogelijk. Die werkwijze is transparant voor de cliënt omdat hij zo kan zien of er meer tijd is besteed dan in rekening werd gebracht.
De definitieve facturen en ereloonstaten worden tijdig verzonden. Een kopie van die facturen en ereloonstaten wordt in het dossier van de desbetreffende cliënt opgenomen. Zorg ervoor dat de betalingen stelselmatig opvolging krijgen en dat het kantoor tijdig rappelbrieven uitstuurt voor onbetaalde facturen en desnoods een incassoprocedure opstart.
Om het jaarlijks budget en de begroting te kunnen bewaken, raden we aan om minimaal eens per kwartaal een stand van zaken van het financieel overzicht te bespreken. Het overzicht wordt periodiek opgesteld door de financieel verantwoordelijke.
Financiële verantwoordelijkheid
Norm: De advocaat is verplicht zijn financiële administratie nauwkeurig te doen.
De advocaat zorgt voor de financiële administratie van zijn praktijk. Daarnaast bewaart hij zijn financiële documenten op transparante wijze.
Idealiter stelt de advocaat voor de aanvang van het nieuwe jaar een begroting op waarin de uitgaven en omzet gedetailleerd zijn opgenomen.
Financiële transacties van het kantoor
Norm: Geldbewegingen vinden giraal plaats, tenzij onder specifieke toegelaten uitzonderingen.
Contant betalingsverkeer moet zoveel mogelijk worden vermeden, overeenkomstig art. 73 Codex Deontologie. Het doel van die bepaling is te voorkomen dat advocaten betrokken raken bij verdachte handelingen.
Er kan geen enkele betaling in contanten worden verricht of ontvangen door een advocaat in het kader van zijn beroepsactiviteit voor meer dan 3.000 euro of de tegenwaarde ervan in een andere munteenheid, ook niet als de betaling opgesplitst wordt in meerdere schijven.
De advocaat moet zijn cliënt informeren over de manier waarop betalingen gebeuren, zoals bijvoorbeeld contante betalingen of via overschrijving.
Alle advocaten moeten in België vanaf 1 juli 2022 elektronisch betalen toelaten.
Betalingen ten behoeve van dossiers
De advocaat doet ofwel zelf dossier-gerelateerde betalingen ofwel geeft hij opdracht aan de financieel verantwoordelijke. Indien mogelijk moeten die opdrachten vergezeld gaan van door de advocaat ondertekende facturen. De financieel verantwoordelijke of de advocaat zelf verwerkt de betalingsopdrachten en voert die binnen de aangegeven tijd uit.
Betalingen ten laste van de derdenrekening worden uitgevoerd conform de wettelijke en deontologische verplichtingen.
Facturen ten behoeve van het kantoor
Facturen voor uitgaven ten behoeve van het kantoor worden door de financieel verantwoordelijke gecontroleerd.
Betaling griffierechten
Indien een advocaat zich in een procedure meldt, is hij verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de griffierechten. Problemen met deze betalingen kunnen worden vermeden als het kantoor over griffiebons beschikt.
Gelden van derden
De advocaat beschikt over een derdenrekening die uitsluitend gebruikt wordt om derdengelden te beheren, overeenkomstig art. 266 ev Codex Deontologie.
Ook interessant
Collectieve voorzieningen
De wettelijke voorzieningen bij arbeidsongeschiktheid of pensioen blijken voor een zelfstandige vaak ontoereikend. De OVB streeft daarom een optimale verzekeringstoestand van de Vlaamse advocaat na en sloot enkele collectieve verzekeringen af. Lees voor wat u verzekerd bent.
Peer review
Een peer review is een collegiale toetsing waarbij een advocaat als auditor oordeelt of uw kantoor aan de kwaliteitseisen voldoet. Zo gaat u op een grondige manier na of uw kantoor op de juiste manier werkt en of u uw dienstverlening kunt optimaliseren. U krijgt een gedetailleerd en strikt vertrouwelijk rapport met eventuele verbeterpunten.
Hiervoor bent u verzekerd
Ook interessant
Gerelateerd nieuws
E-facturatie: alles wat u praktisch moet weten
De Wet van 6 februari 2024 voert een verplichte gestructureerde elektronische facturering in tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dat moet niet alleen de btw-gegevensstromen tussen bedrijven en de FOD Financiën moderniseren, maar ook leiden tot snellere betalingen, lagere kosten en efficiëntere verwerking van facturen. Wat betekent dit concreet voor uw advocatenkantoor? We beantwoorden uw belangrijkste vragen en helpen u op weg.
Aansprakelijkheidsregels advocaat-voogden: update en verdere verduidelijking
Met de inwerkingtreding van het nieuwe Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek op 1 januari 2025, hebben we eerder gecommuniceerd over de nieuwe aansprakelijkheidsregels voor advocaat-voogden van minderjarigen. Die communicatie was gebaseerd op een eerste overleg met onze makelaar. Intussen hebben we meer informatie en willen we enkele onduidelijkheden rechtzetten en belangrijke adviezen meegeven.
Nieuwe aansprakelijkheidsregels voor advocaat-voogden van minderjarigen vanaf 1 januari 2025
Met de inwerkingtreding van het nieuwe Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek op 1 januari 2025, worden enkele belangrijke wijzigingen doorgevoerd in het aansprakelijkheidsrecht. Een van de wijzigingen betreft de foutloze aansprakelijkheid van advocaat-voogden die door de vrederechter zijn aangesteld.
Boek 6 BW: modelovereenkomsten met de cliënt en de stagiair, aangepast aan de nieuwe buitencontractuele aansprakelijkheidsregels
De wet van 7 februari 2024 houdende boek 6 "Buitencontractuele aansprakelijkheid" van het Burgerlijk Wetboek treedt in werking op 1 januari 2025. De wet schaft de quasi-immuniteit van de uitvoeringsagent af, maar laat toe afwijkende contractuele afspraken te maken. We stellen in dat kader aangepaste modelovereenkomsten ter beschikking.
YouTube Live: Financieel ondernemen in de advocatuur – van strategie tot succes
Op dinsdag 26 november 2024 van 17u tot 19u nodigen we u uit voor een inspirerende live-uitzending over financieel ondernemerschap in de advocatuur.
Raad van State publiceert handig vademecum voor zijn afdeling Bestuursrechtspraak
Bent u als advocaat minder vertrouwd met procedures voor de afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State, maar moet u in een concreet dossier toch voor deze instelling procederen? In een nieuw vademecum schetst de Raad van State de belangrijkste procedurele krachtlijnen, beantwoordt hij veel voorkomende vragen en reikt hij u enkele handige modellen voor verzoekschriften aan.
Belangrijke aanpassingen in beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor advocaat-syndici per 1 januari 2025
Met ingang van 1 januari 2025 zal de polis Beroepsaansprakelijkheidsverzekering een belangrijke aanpassing ondergaan met betrekking tot de dekking voor advocaat-syndici. Deze wijzigingen zijn relevant voor alle advocaten die als syndicus optreden.
Oproeping buitengewone algemene vergadering Voorzorgskas
De algemene vergadering van de Voorzorgskas voor advocaten, gerechtsdeurwaarders en andere zelfstandigen OFP vindt plaats op 29 augustus 2024 om 16u in Brussel.
Nu ook een modelovereenkomst en informatieformulieren voor advocaten en cliënten (niet-consumenten)
We introduceren niet alleen een modelovereenkomst tussen de advocaat en de private cliënt (consument), maar ook een modelovereenkomst voor de samenwerking met de cliënt (niet-consument). Daarnaast bieden we u diverse formulieren aan die specifiek zijn ontworpen om te voldoen aan uw informatieverplichtingen.