Voorzitter op vrijdag: "Wij moeten alle vrees overwinnen en AI integreren in ons leven en dus ook in ons beroep"
Financiële organisatie en administratie van het kantoor
U moet de nodige verzekeringen afsluiten en nauwkeurige overzichten bijhouden van alle financiële verrichtingen die plaatsvinden in het kader van de uitoefening van uw beroep.
Leen Bosmans
Verzekeringen en collectieve voorzieningen
Norm: De advocaat moet een paar verzekeringen verplicht afsluiten. Naargelang uw balie bent u automatisch aangesloten of moet u uzelf verzekeren.
De OVB sloot enkele collectieve verzekeringen al voor u af. Lees waarvoor u verzekerd bent en bekijk het overzicht van de collectieve voorzieningen.
Kijk na, op basis van die verzekeringen, of u nog bijkomende verzekeringen nodig hebt. Vooral op het stuk van de beroepsaansprakelijkheid moet u nagaan of u, rekening houdend met de risico's die verband houden met de aard van uw praktijk, voldoende dekking hebt.
Vermijd uiteraard dubbele verzekering. Dat is van belang voor de verzekering gewaarborgd inkomen waarover u al beschikt via uw aansluiting aan de balie.
Interne financiële overzichten
Norm: Het kantoor bepaalt wie eindverantwoordelijk is voor een gedegen administratie van de uren, erelonen en kosten, debiteurenbeheer, tariefstelling, betalingsverwerking en schriftelijke bevestigingen van overboekingen van derdengelden. Die eindverantwoordelijke bewaakt ook het financieel beleid en de budgetten.
Het is noodzakelijk om uw gepresteerde uren nauwkeurig te registreren per cliënt. Zo kunt u correct factureren. Maar zelfs indien erelonen niet worden aangerekend op basis van gepresteerde uren, is een registratie van de prestaties en dus uw uren vereist. U krijgt zo ook inzicht in uw tijdsbesteding en indirect ook op de rendabiliteit van uw inzet.
De advocaat legt alle dossier-gerelateerde uren per dag vast in een urenregistratiesysteem. De urenbesteding moet elke dag, en bij voorkeur meteen na de verrichte werkzaamheden, worden genoteerd in minuten. Periodiek (bij voorkeur minstens maandelijks) worden de voor cliënten gepresteerde uren geregistreerd. Zo kan u ook bepalen wat factureerbaar is aan de cliënt.
De erelonenstaat/kosten of facturen kunnen worden aangepast indien de bestede tijd niet in verhouding staat tot de inspanning en/of bereikte resultaten en de met de cliënt gemaakte afspraken. Als er te veel tijd geregistreerd is, dan blijft minder tijd in rekening brengen mogelijk. Die werkwijze is transparant voor de cliënt omdat hij zo kan zien of er meer tijd is besteed dan in rekening werd gebracht.
De definitieve facturen en ereloonstaten worden tijdig verzonden. Een kopie van die facturen en ereloonstaten wordt in het dossier van de desbetreffende cliënt opgenomen. Zorg ervoor dat de betalingen stelselmatig opvolging krijgen en dat het kantoor tijdig rappelbrieven uitstuurt voor onbetaalde facturen en desnoods een incassoprocedure opstart.
Om het jaarlijks budget en de begroting te kunnen bewaken, raden we aan om minimaal eens per kwartaal een stand van zaken van het financieel overzicht te bespreken. Het overzicht wordt periodiek opgesteld door de financieel verantwoordelijke.
Financiële verantwoordelijkheid
Norm: De advocaat is verplicht zijn financiële administratie nauwkeurig te doen.
De advocaat zorgt voor de financiële administratie van zijn praktijk. Daarnaast bewaart hij zijn financiële documenten op transparante wijze.
Idealiter stelt de advocaat voor de aanvang van het nieuwe jaar een begroting op waarin de uitgaven en omzet gedetailleerd zijn opgenomen.
Financiële transacties van het kantoor
Norm: Geldbewegingen vinden giraal plaats, tenzij onder specifieke toegelaten uitzonderingen.
Contant betalingsverkeer moet zoveel mogelijk worden vermeden, overeenkomstig art. 73 Codex Deontologie. Het doel van die bepaling is te voorkomen dat advocaten betrokken raken bij verdachte handelingen.
Er kan geen enkele betaling in contanten worden verricht of ontvangen door een advocaat in het kader van zijn beroepsactiviteit voor meer dan 3.000 euro of de tegenwaarde ervan in een andere munteenheid, ook niet als de betaling opgesplitst wordt in meerdere schijven.
De advocaat moet zijn cliënt informeren over de manier waarop betalingen gebeuren, zoals bijvoorbeeld contante betalingen of via overschrijving.
Alle advocaten moeten in België vanaf 1 juli 2022 elektronisch betalen toelaten.
Betalingen ten behoeve van dossiers
De advocaat doet ofwel zelf dossier-gerelateerde betalingen ofwel geeft hij opdracht aan de financieel verantwoordelijke. Indien mogelijk moeten die opdrachten vergezeld gaan van door de advocaat ondertekende facturen. De financieel verantwoordelijke of de advocaat zelf verwerkt de betalingsopdrachten en voert die binnen de aangegeven tijd uit.
Betalingen ten laste van de derdenrekening worden uitgevoerd conform de wettelijke en deontologische verplichtingen.
Facturen ten behoeve van het kantoor
Facturen voor uitgaven ten behoeve van het kantoor worden door de financieel verantwoordelijke gecontroleerd.
Betaling griffierechten
Indien een advocaat zich in een procedure meldt, is hij verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de griffierechten. Problemen met deze betalingen kunnen worden vermeden als het kantoor over griffiebons beschikt.
Gelden van derden
De advocaat beschikt over een derdenrekening die uitsluitend gebruikt wordt om derdengelden te beheren, overeenkomstig art. 266 ev Codex Deontologie.
Ook interessant
Collectieve voorzieningen
De wettelijke voorzieningen bij arbeidsongeschiktheid of pensioen blijken voor een zelfstandige vaak ontoereikend. De OVB streeft daarom een optimale verzekeringstoestand van de Vlaamse advocaat na en sloot enkele collectieve verzekeringen af. Lees voor wat u verzekerd bent.
Peer review
Een peer review is een collegiale toetsing waarbij een advocaat als auditor oordeelt of uw kantoor aan de kwaliteitseisen voldoet. Zo gaat u op een grondige manier na of uw kantoor op de juiste manier werkt en of u uw dienstverlening kunt optimaliseren. U krijgt een gedetailleerd en strikt vertrouwelijk rapport met eventuele verbeterpunten.
Hiervoor bent u verzekerd
Ook interessant
Advies 344
Gerelateerd nieuws
Oproeping algemene vergadering Voorzorgskas
De algemene vergadering van de Voorzorgskas voor advocaten, gerechtsdeurwaarders en andere zelfstandigen OFP vindt plaats op donderdag 30 mei 2024 om 15u in de Verkoopzaal van het Huis der Gerechtsdeurwaarders Brussel.
Wat weet u over de elektronische handtekening?
We merken dat er bij advocaten vooral vragen rijzen over elektronische handtekeningen. De wetgeving is bijzonder complex en vindt u terug in de eIDAS-verordening en de Wet van 21 juli 2016 tot uitvoering en aanvulling daarvan. Hier leest u alvast de basisinformatie.
E-facturatie, bent u klaar?
Recent is de Wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het btw-wetboek en het WIB 1992 wat de invoering van de verplichting tot elektronische facturering betreft goedgekeurd. Concreet heeft deze wet als gevolg dat voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen vanaf 2026 verplicht een elektronische factuur zal moeten opgesteld worden. Ook advocaten zullen dus verplicht een elektronische factuur moeten opstellen wanneer zij b2b factureren.
Identiteitsfraude: laat u of uw medewerker niet vangen met valse e-mails voor betalingsverzoeken
We waarschuwen u voor een groeiende bedreiging in de vorm van identiteitsfraude via e-mail en CEO-fraude, waarbij oplichters misleidende e-mails sturen die lijken te zijn verzonden door vertrouwde leidinggevenden die een betalingsopdracht geven of vertrouwde begunstigden (cliënten of advocaten van de tegenpartij).
Let op voor (valse) auteursrechtenclaims bij gebruik van beelden op websites
We waarschuwen advocatenkantoren voor het gebruik van beelden en foto's op hun websites. Het is gebleken dat er - al dan niet malafide - bedrijven actief zijn die via geavanceerde AI-technologie gebruikers opsporen die beelden gebruiken waarop auteursrechten rusten, om vervolgens facturen te sturen voor het gebruik ervan.
Oproeping buitengewone algemene vergadering Voorzorgskas
De algemene vergadering van de Voorzorgskas voor advocaten, gerechtsdeurwaarders en andere zelfstandigen OFP vindt plaats op 28 maart 2024 om 14u. Het enige agendapunt is het voorstel tot wijzigen van de technische grondslagen die van toepassing zijn op het aanvullend pensioenproduct “VAPZ”.
Herziene modelovereenkomst en informatieformulieren voor advocaten en cliënten
We actualiseerden de modelovereenkomst tussen advocaat en private cliënt (consument). Daarnaast stellen we een bijgewerkte versie ter beschikking van diverse formulieren om te voldoen aan uw informatieverplichtingen die voortvloeien uit het Wetboek van Economisch Recht, de GDPR, de witwaspreventiewet, de Codex Deontologie en het Gerechtelijk Wetboek.
Transparante communicatie, betrokkenheid en zinvol werk: sleutels tot HR-succes in uw advocatenkantoor
Transparante communicatie, betrokkenheid en betekenisvol werk zijn slechts enkele topics die tijdens het debat aan bod kwamen. Keynote-spreker Stijn Baert en de deskundige panelleden identificeerden de uitdagingen op vlak van HR en reikten oplossingen aan om een solide basis te leggen voor advocatenkantoren en hun medewerkers. Herbekijk de uitzending en krijg een dieper inzicht in de dynamiek van de advocatuur en hoe een goed HR-beleid een aanzienlijk verschil kan maken.
YouTube Live advocaten & HR: hoe bouwen we aan een sterke basis?
Op 20 november 2023 om 17 uur stond de volgende YouTube Live gepland. Het onderwerp van discussie is HR in de advocatuur en hoe het opbouwen van een sterk HR-beleid de groei en ontwikkeling van advocatenkantoren en hun professionals kunnen beïnvloeden. Aan tafel schuiven drie advocaten en twee HR-directeurs mee aan. Zijn geven inzichten in de uitdagingen waarmee advocatenkantoren worden geconfronteerd bij het aantrekken en behouden van juridisch talent, het verbeteren van vaardigheden en het vinden van een evenwicht in deze veeleisende sector.