Deontologie-advies Advies 773

Een advocaat van uw balie heeft praktische, juridische en deontologische bezwaren bij de praktijk waarbij steeds vaker procedure- en overtuigingsstukken binnen een bepaalde vervaltermijn, opgelegd door de tegenstrever, moeten worden opgehaald op commerciële of interne platforms.

Ik verleen u volgend advies.

1. Schending van artikel 736 Gerechtelijk Wetboek

Het Gerechtelijk Wetboek vereist dat stukken meegedeeld worden alvorens er gebruik van te maken, zodat de wederpartij haar rechten ten volle kan uitoefenen. Het louter ter beschikking stellen van stukken via tijdelijke links voldoet niet aan deze wettelijke vereiste en ondermijnt het recht van verdediging en de rechtszekerheid. De ontvanger kan bovendien niet aantonen welke stukken wel of niet werden ter beschikking gesteld werden, aangezien de links na verloop van tijd (tussen 3 en 7 dagen) vervalt/verdwijnt. Hierdoor ontstaat een onevenredige druk om onmiddellijk bij ontvangst de inhoud, inventaris en overeenstemming met de conclusies te controleren, wat het fundamentele beginsel van tegenspraak en een eerlijk proces ondergraaft.

De advocaat licht niet toe waarom het meedelen van stukken niet aan de wettelijke vereiste zou voldoen. Theoretisch gezien geschiedt de mededeling overeenkomstig art. 737 Ger.W. door het neerleggen van de stukken ter griffie, waar de partijen er ter plaatse inzage van nemen. De mededeling van de geïnventariseerde stukken kan ook in der minne geschieden. Uit artikel 736 Ger.W. blijkt dat een elektronische mededeling van stukken wettelijk mogelijk is. De link in kwestie laat de ontvanger toe de stukken te raadplegen en deze vervolgens lokaal te bewaren. De ontvanger heeft kennis van de stukken in kwestie, net zoals wanneer die hem per post of per mail worden overgemaakt. Niets zegt dat dergelijke link niet zou kunnen beschouwd worden als ‘meedelen van stukken’ in de zin van artikel 736 Ger.W.

Dat de ontvanger niet kan aantonen welke stukken wel of niet ter beschikking gesteld werden, aangezien de link na verloop van tijd (tussen 3 en 7 dagen) vervalt/verdwijnt, volgen we niet echt. De tijdspanne binnen dewelke die controle moet gebeuren is de eigen verantwoordelijkheid van de ontvangende advocaat. Ook als de stukken per post of per mail worden meegedeeld, is er diezelfde verantwoordelijkheid van tijdige controle.

Indien een link met stukken niet tijdig werd geopend, zal de confraterniteit wel gebieden dat de link opnieuw wordt verzonden of geactiveerd.

2. Schending artikel 113 Codex Deontologie/vertrouwelijkheid

Briefwisseling tussen advocaten is principieel vertrouwelijk en valt onder het beroepsgeheim. De Orde van Vlaamse Balies verplicht sinds 1 januari 2024 het gebruik van het DPA-platform met sterke authenticatie, mede op verzoek van haar beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar. Enkel bij gebruik van deze veilige kanalen is de advocaat verzekerd. Commerciële of interne kantoorplatformen bieden deze waarborgen niet. Indien via deze systemen een datalek of schending van het beroepsgeheim optreedt, biedt de verzekering geen dekking. Welke advocaat zal aansprakelijk zijn? De verzender dan wel de ontvanger? Zal deze de veroorzaakte schade kunnen vergoeden (GDPR maar ook bedrijfsgeheimen ed.)?

De verplichting van de Orde van Vlaamse Balies van het gebruik van het DPA-platform met sterke authenticatie heeft betrekking op de toegang tot de DPA-applicaties en tot de afgeschermde gegevens op de website van de OVB. Die verplichting geldt niet voor de toezending van briefwisseling of het meedelen van stukken De aansprakelijkheidsverzekeraar dekt de aansprakelijkheid van een advocaat, ook als deze gebruik maakt van e-mailprogramma’s of van de gewone postdiensten. Wie een systeem gebruikt, is zelf verantwoordelijk is voor de keuze van de tool en de mogelijke wettelijke risico's die eraan verbonden zijn.

3. Schending artikel 6 GDPR en gegevensbescherming alsook bescherming bedrijfsgeheimen

Het gebruik van commerciële platformen en interne systemen brengt aanzienlijke risico’s mee voor de bescherming van persoonsgegevens en bedrijfsgeheimen ed. Advocaten zijn op grond van de GDPR verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen. Deze systemen voldoen niet aan de noodzakelijkheidseis van artikel 6 GDPR, zeker nu er een veilig, minstens meer beveiligd, alternatief zoals DPA bestaat.

Het gebruik onveilige, minstens minder veilige, systemen schendt bovendien het proportionaliteits- en minimaliteitsbeginsel.

Daarnaast krijgt de verzender inzicht in het gebruiksgedrag van de ontvanger, zonder dat deze zich hiertegen kan verzetten, wat de wapengelijkheid in de procedure verder verstoort.

Hier geldt dezelfde stelling; wie een tool gebruikt, is zelf verantwoordelijk voor de keuze van de tool en de mogelijke wettelijke risico’s ervan. Hoe het inzicht in het gebruik van de ontvanger (of en wanneer hij de link opende) wapengelijkheid in de procedure verstoort, zien we niet echt.

4. Schending artikel 97§3 Codex deontologie/(respect) Confraterniteit

Het opleggen van korte vervaltermijnen, zonder enige rechtsgrond, en het, quasi stelselmatig, weigeren van alternatieven getuigt van een gebrek aan confraterniteit en respect voor de agenda en werklast van de confrater (zie ook 1 schending artikel 736 Ger.w.).

Deontologisch vereist het beroep dat advocaten elkaar met respect behandelen en redelijke medewerking verlenen. Het niet naleven hiervan ondermijnt de collegialiteit en de goede werking van de advocatuur.

Het gebruik van links in kwestie is het voorwerp geweest van Advies Deontologie nr. 533 van 18 juni 2025, in het bijzonder over het gebruik van we.transfer.com. Het hanteren van de link op zich is niet in strijd met de deontologie. De advocaat wordt door ons gevolgd voor wat het belang van de duur tijdens dewelke de link werkt en de stukken beschikbaar zijn, betreft. De tool moet zowel door de verzender, als door de ontvanger gebruikt worden op een loyale wijze: de verzender wordt geacht de link actief en toegankelijk te houden gedurende een redelijke tijdspanne, nodig om de stukken te kunnen raadplegen, en de ontvangende advocaat is verondersteld die link ook binnen een redelijke termijn te raadplegen. Of het gebruik van (een bepaalde termijn) van de tool wel of niet onredelijk is, is geval per geval te beoordelen. O.m. het weigeren een vervallen link te hernieuwen zou inderdaad als onconfraterneel kunnen worden beschouwd. In dat geval kan de stafhouder gevraagd worden tussen te komen.

Samengevat meent de OVB dat de advocaat die een tool wil inzetten dat loyaal moet doen, en dat hij de toegang tot de tool moet ter beschikking houden zolang als nuttig voor de procedure cq voor de tegenstrever, zodat die over een volledig bundel kan beschikken en dat hij zelf verantwoordelijk is voor de keuze van de tool en de mogelijke wettelijke risico's die eraan verbonden zijn. Wij zien evenwel niet de noodzaak om hierover afzonderlijke richtlijnen te formuleren.