OVB kritisch over lancering Centraal register voor bescherming van personen op 1 juni

Door de wet van 21 december 2018 houdende diverse bepalingen betreffende justitie, beter bekend als Potpourri VIII, werd het Centraal register voor bescherming van de personen (CRBP), ook wel Register Gerechtelijke Bescherming genoemd, opgericht.
De FOD Justitie staat in voor de ontwikkeling en het beheer van het register.

Omwille van de coronacrisis werd de inwerkingtreding van het CRBP enige tijd uitgesteld.
Aan dat uitstel is een einde gekomen door het KB van 12 februari 2021 dat het CRBP lanceerde vanaf 1 juni 2021.

Het register is een communicatiemiddel tussen de actoren van het bewind zoals advocaten-bewindvoerders, griffie, magistraten en beschermde personen.

De in artikel 1239 bedoelde verzoekschriften moeten vanaf 1 juni worden neergelegd via het register (art. 1249/3 Ger.W.). Ook alle kennisgevingen, mededelingen en neerleggingen tussen onder andere het vredegerecht (griffie), het openbaar ministerie, andere openbare diensten, advocaten, notarissen en gerechtsdeurwaarders moeten vanaf 1 juni in principe via het register verlopen (art. 1249/4, §1 Ger.W.). Het gaat dan bijvoorbeeld over het indienen van een verzoek tot aanstelling van een bewindvoerder, verslaggeving, een verzoek om rechterlijke machtiging of een inkomensoverzicht van de beschermde persoon.

Vanaf 1 juni 2021 moeten in principe ook alle betrokkenen bij bewindvoering, dus ook de advocaat-bewindvoerders, al hun verzoekschriften en verslagen neerleggen via het CRBP samen met de bijgevoegde stukken.

Professionele versus familiale bewindvoerders

De FOD Justitie heeft met een persbericht van 31 mei 2021 verduidelijkt dat voor professionele bewindvoerders vanaf 1 juni 2021 alle nieuwe verzoeken (ook alle verzoeken binnen een bestaand beschermingsdossier) in principe digitaal moeten worden ingediend.

Familiale bewindvoerders zijn daarentegen niet verplicht het register te gebruiken. Zij kunnen nog steeds het beheer van bestaande of nieuwe dossiers op papier voortzetten. Willen zij evenwel van het CRBP gebruik maken, dan moeten zij zich inschrijven. Na inschrijving in het register, wordt het gebruik ervan in de betrokken procedure dan ook voor hen verplicht.

Doet zich een situatie van overmacht, zoals bijvoorbeeld een technische panne van het CRBP, voor dan is het wel nog steeds mogelijk om dringende handelingen op papier te verrichten.

Wat moet u doen bij disfunctioneren van het register?

Daarnaast trad ook art. 1249/4, §2 Ger.W., zoals ingevoerd door de Potpourri VIII-wet, in werking op 1 juni 2021. Die bepaling verduidelijkt wat moet gebeuren bij het disfunctioneren van het CRBP.

Kan een handeling niet worden verricht binnen de, zelfs op straffe van nietigheid of van verval voorgeschreven, termijnen wegens het disfunctioneren van het register, dan moet ze verricht worden ten laatste op de eerste werkdag na de laatste dag van de termijn, en dit hetzij op papier, hetzij op elektronische wijze, ingeval het register opnieuw gebruikt kan worden.

Tot slot, let op: elke kennisgeving, elke mededeling of elke neerlegging die heeft plaatsgevonden met schending van art. 1249/4, §1 en §2 Ger.W. wordt als onbestaande beschouwd (art. 1249/4, §3 Ger.W.).

We vestigen uw aandacht op deze twee punten:

• We ontvingen een communicatie van de vrederechters over de tijdelijke regeling voor het indienen van verslagen via het CRBP.
  
  Die communicatie maakt gewag van een tijdelijke overgangsregeling die advocaat-bewindvoerders toelaat om vanaf vandaag tot aan het oplossen van de technische problemen en uiterlijk tot en met 31 augustus 2021 het verslag blanco in te vullen. Dat doen zij door een ‘0’ bij verplichte velden in te vullen met uitzondering van tabblad 2 ‘kas- en banktegoeden’, waar de saldi einde huidige verslagperiode moeten worden ingevuld via de desbetreffende pop-ups. Als bijlage zal dan het uittreksel van einde van huidige verslagperiode of de banklisting worden toegevoegd ter staving van die rekeningstand. Het verslag kan voor de rest blanco worden ingediend. Bij tabblad 11 ‘documenten’ moet dan het opgemaakte jaarverslag in PDF worden geüpload, samen met een volledige lijst van alle banktransacties.
  
• U vindt op de website van de FOD de e-learning modules zowel bij het aanmelden op het CRBP als bij een aanvraag tot bescherming (zie knop rechtsonderaan ‘hulp’).

Staat uw dossier (gedeeltelijk) niet in de applicatie?

Veel advocaten melden dat de dossiers niet of slechts gedeeltelijk in de applicatie staan.

Staat uw dossier er niet in? Stuur dan een e-mail naar de betrokken griffies met uw rijksregisternummer zodat de griffies uw dossier kunnen uploaden.

Uw rijksregisternummer is helaas essentieel om u als advocaat en uw dossiers in MACH te kunnen identificeren. Axi verzekert ons dat uw rijksregisternummer door de griffies enkel zal worden gebruikt voor de eenmalige upload van de bestaande dossiers.

Termijnen na kennisgeving of mededeling via het register

Opdat het register correct zou werken, is vereist dat bij wet wordt vastgesteld op welk tijdstip elektronische zendingen uitwerking hebben en wanneer dus de termijnen (bijvoorbeeld van hoger beroep) beginnen te lopen. Om die reden voert de wet van 10 mei 2021 (BS 17 mei 2021) een nieuwe paragraaf 1/1 in, in art. 1249/4 Ger.W. Door die paragraaf beginnen ten aanzien van de geadresseerde de termijnen na een kennisgeving of mededeling via het CRBP te lopen:

• vanaf de dag die volgt op de dag van het bericht van opening wanneer het gaat om de kennisgeving van een in artikel 1249/5, § 2, bedoelde oproeping, of van een in artikel 1249/5, § 3, bedoelde beslissing (art. 1249/4, §1/1, 1° Ger.W.);
• vanaf de dag die volgt op de dag van de verzending in de andere gevallen, tenzij de geadresseerde het tegendeel kan bewijzen (art. 1249/4, §1/1, 2° Ger.W.).

Om te vermijden dat de procedure stilvalt, wanneer de geadresseerde de elektronische kennisgeving niet opent, bepaalt art. 1249/4, §1/1, laatste lid Ger.W. dat de elektronische kennisgeving die niet binnen 2 werkdagen wordt geopend na verzending als ongedaan wordt beschouwd en in papieren vorm moet gebeuren. In dat geval worden termijnen voor rechtsmiddelen berekend overeenkomstig art. 53bis Ger.W.

Artikel 1249/4, §1/1 Ger.W. trad in werking op 1 juni 2021.

Advocaten en advocaat-bewindvoerders hebben via het DPA-platform met hun advocatenkaart toegang tot het CRBP.

Eenmaal u ingelogd bent, klikt u op de knop 'instellingen' (rechts bovenaan). Vervolgens verschijnt een scherm waar u links onderaan via een keuzemenu kan inloggen op 'Rechterlijk bescherming' via 'Mijn applicaties'.

Zij kunnen ook inloggen via de website van de FOD Justitie.

Wij hebben zeer nauw de lancering en uitrol van het register sinds 1 juni opgevolgd. Inmiddels zijn er een aantal punten waarvoor wij uw aandacht vragen:

• Advocaten die voor een cliënt een procedurestuk neerleggen (bijvoorbeeld een verzoekschrift aanstelling bewindvoerder) moeten zich steeds als advocaat aanmelden (zie afbeelding hieronder).
  
  Het is dus hoegenaamd niet de bedoeling dat een advocaat zich in zijn hoedanigheid van advocaat aanmeldt als burger om bijvoorbeeld een verzoekschrift neer te leggen (zie afbeelding hieronder). Als u dat toch doet staan uw privé-gegevens op de pdf van het verzoekschrift.
  
  Hebt u als advocaat verzoekschriften ingediend in de hoedanigheid van burger, neem dan zo snel mogelijk contact op met de griffie zodat uw data kunnen worden aangepast en uw privé-gegevens niet langer zichtbaar zijn.

• Hebt u vragen en problemen, meld die dan via de help desk van de FOD Justitie op 02 278 55 60 (elke werkdag tussen 8u en 17u. Kies voor optie 3: Rechterlijke bescherming). Neem dus geen rechtstreeks contact op met de projectontwikkelaar.

• De piste voor toegang voor de administratief medewerkers wordt verder onderzocht door de FOD Justitie, omdat dit zowel aanpassingen van de wetgeving als IT-aanpassingen vereist.

• De FOD Justitie stelde een FAQ-lijst op. Die lijst wordt voortdurend geüpdatet.

Wij blijven uiteraard de verdere ontwikkelingen dagelijks en zeer nauwgezet voor u opvolgen en doen er alles aan om het CRBP verder te laten optimaliseren.

Dit project werd door de FOD Justitie zo’n twee jaar geleden uitbesteed aan projectontwikkelaar AXI. Zowel de OVB als OBFG vroegen herhaaldelijk om betrokken te worden bij de ontwikkeling van het platform maar konden alleen maar vaststellen dat zij pas in een zeer late fase werden geraadpleegd.

Hieronder volgt een chronologisch overzicht van de stappen die wij als OVB hebben ondernomen.

Opstart key users

Pas op 28 oktober 2020 heeft de OVB de planning ontvangen over de opstart van het Centraal Register Beschermde Personen van de FOD Justitie. Er werd meteen een groep key users-advocaten samengesteld die de testomgeving van het platform mochten uitproberen voor de pilootsites Nijvel, Torhout, Tienen en Eupen.

Drie key users-advocaten werden gekozen uit de commissie bewindvoering van de OVB:

• Mr. Eddy Boydens
• Mr. Sylvie Van Gastel
• Mr. Myriam Van den Berghe

Infosessie en opmaak nota

Op 12 januari 2021 organiseerde de projectontwikkelaar een eerste infosessie over het CRBP, dat was nog voor de testfases van start gingen. Tijdens dat infomoment werd het register voor de eerste maal (!) getoond en toegelicht aan de OVB en haar testers.

Naar aanleiding van die infosessie heeft de commissie bewindvoering meteen actie ondernomen op haar vergadering van 13 januari 2021. Beslist werd om een nota met opmerkingen over te maken aan de projectontwikkelaar van het register. In die nota van 28 januari 2021 werden alvast de volgende punten aangehaald:

• Het systeem staat nog niet op punt.
  
  Zo staat men er bijvoorbeeld niet bij stil dat het verzoekschrift niet door de bewindvoerder-advocaat wordt ingediend.
  
  
• De toegang tot het CRBP moet ook mogelijk zijn voor medewerkers van de bewindvoerder en niet uitsluitend voor de bewindvoerder zelf.
  
  Dat zal de opvolging en administratieve verwerking van de dossiers vergemakkelijken, ook wanneer de bewindvoerder ziek of bijvoorbeeld met vakantie is. Wanneer de toegang uitsluitend mogelijk is met de e-ID van de bewindvoerder of advocatenkaart zal dat problemen geven. De wet voorziet reeds in artikel 499/5 BW dat de bewindvoerder zich kan laten bijstaan door een of meerdere personen die onder zijn verantwoordelijkheid werken. In die optiek moet de bewindvoerder dus een machtiging kunnen geven aan een medewerker.

Testfases

In de maanden februari – maart 2021 vonden de eerste testfases plaats, voor zover het register ter beschikking was. Toen al lukte het testen verschillende keren niet omdat het register slecht werkte.

De commissie bewindvoering heeft zich in haar vergadering van 3 maart 2021 over de eerste testresultaten gebogen, en die meegedeeld op een overlegvergadering van 24 maart 2021 aan de projectontwikkelaar.

Opmerkingen en suggesties ter verbetering werden meegedeeld. Tijdens dit overleg werd onder meer de deze vraag voorgelegd: Hoe zit het met de koppeling van de bankgegevens? Het is uitgesloten dat bewindvoerders dit manueel zouden moeten ingeven.

Nota aan minister van Justitie

Na de vergadering met AXI heeft de commissie bewindvoering op 14 april 2021 een spoedvergadering bijeengeroepen. Diezelfde dag werd een nota overgemaakt aan de projectontwikkelaar met de verschillende pijnpunten. Een nog uitgebreidere nota werd vervolgens op 27 april 2021 aan het kabinet Justitie overgemaakt. De OVB drong erop aan deze pijnpunten voor de lancering van het register te verhelpen.

Het ging onder andere om deze pijnpunten:

• Toegang medewerkers van de advocaat
• Toegang voor advocaten via advocatenkaart (DPA)
• Voorzien in een overgangsperiode
• Vervolledigen van het ingeven van bestaande dossiers tegen de lancering
• Uitstel inwerkingtreding register

Tegelijkertijd werd in een brief aangedrongen op een overleg met het kabinet en de projectontwikkelaar.

Overleg met kabinet en projectontwikkelaar

Dit overleg met het kabinet en de projectontwikkelaar kwam er uiteindelijk op 12 mei 2021. Tijdens dit overleg heeft de OVB wederom sterk aangedrongen op:

• Een uitstel van de lancering, minstens het voorzien van een overgangsperiode
• De toegang mogelijk maken via de advocatenkaart, en een mandaat verschaffen voor toegang aan de medewerkers
• Verduidelijken welke instantie de gegevens van lopende dossiers in het CRBP zal inbrengen
• Het verhelpen van de diverse praktische problemen met de werking van het register. Zo werd onder andere vastgesteld dat in het register veel te veel velden, nutteloze details en bij te voegen bestanden/stukken moeten worden ingevuld of opgenomen die ofwel niet ter beschikking zijn van de bewindvoerder ofwel vandaag niet gevraagd worden door de vrederechter

De OVB zal via diverse kanalen benadrukken dat het CRBP nog verder moet worden geoptimaliseerd.

Oprichting Taskforce Register Beschermde Personen

Ter verbetering van het register werd de Taskforce Register Beschermde Personen opgericht. Die bestaat uit vertegenwoordigers van de vredegerechten (magistratuur en griffie), de advocatuur (OVB en OBFG), de dienst Wetgeving van de FOD Justitie, de beleidscel van de minister van Justitie en de ontwikkelaar van het register.

Voor de OVB zetelen in deze Taskforce:

• Bestuurder Kathleen Vercraeye, voorzitter commissie bewindvoering OVB
• Dr. Ulrike Cerulus, jurist studiedienst OVB en lid commissie bewindvoering
• Mr. Eddy Boydens, lid commissie bewindvoering
• Mr. Wilfried Joris, lid commissie bewindvoering
• De heer Paul Deleener, DPA

De eerste vergadering van de taskforce vindt plaats op vrijdag 4 juni 2021. Nadien komen er wekelijkse vergaderingen. Tijdens die vergaderingen zal de OVB alle opmerkingen en suggesties die het van advocaten-bewindvoerders krijgt ook aankaarten. Deze opmerkingen blijven we bundelen. Onderaan dit nieuwsbericht leest u hoe en aan wie u uw opmerkingen mag overmaken.

Vergadering met alle vrederechters

De OVB plant een vergadering met de vrederechters van Vlaanderen en Brussel (Nederlands) omtrent de toepassing van het register. Via dat platform kunnen we onderling informatie uitwisselen, uniformiteit nastreven en indien mogelijk nog bepaalde pijnpunten wegwerken.

Nauw contact met projectontwikkelaar en het kabinet

De OVB blijft in nauw contact staan met het kabinet en de projectontwikkelaar om dringende problemen zo spoedig mogelijk op te lossen, en nauwgezet verder te werken aan de verdere optimalisering van het CRBP. Zo werd ondertussen een e-learning module ontwikkeld. Wij ijveren ook voor het spoedig organiseren van webinars.