Deontologie-advies Advies 749

In een familierechtelijke betwisting werd op 7 november 2023 een mail verzonden door advocaat A aan advocaat B. De mail wordt afgesloten met de melding dat haar bericht een mededeling van partij tot partij vervangt en derhalve niet vertrouwelijk is.   

Advocaat X schrijft dat haar cliënte haar meldt dat de verblijfsregeling moeilijk loopt en dat haar cliënte een bemiddelingstraject wenst aan te vatten bij het Centrum Algemeen Welzijnswerk (CAW). Zij vraagt aan de confrater of de tegenpartij hiertoe bereid is en dat bij gebreke aan reactie of bereidheid, de familierechtbank zal worden gevat.   

Stafhouder X meent dat nog steeds een strikte interpretatie moet worden gehandhaafd, waardoor voormelde mail niet onder één van de voorziene uitzonderingen van art. 114 van de Codex Deontologie voor Advocaten kan vallen. De mededelingen die door de advocaat werden gedaan in de mail zijn minstens gekleurd en omvatten een partijgebonden standpunt, zodat deze mail meer bevat dan de naakte feiten.  

Stafhouder Y is het eens dat, om te kunnen ressorteren onder de uitzondering van art. 114 § 3bis van de Codex Deontologie voor Advocaten, de brief niets anders mag omvatten dan een nauwkeurige omschrijving van precieze feiten. Zij is evenwel van oordeel dat de voorliggende brief (mail) niets meer bevat dan de precieze feiten, waardoor deze als officieel kan worden beschouwd. Zij verwijst daarvoor ook naar het handboek van J. Stevens (randnummer 1196).   

Ik verleen u volgend advies.   

Hoewel de algemene vergadering van de Orde van Vlaamse Balies in juni 2023 een wijziging heeft aanvaard aan de regels inzake de vertrouwelijkheid van de briefwisseling, werd deze wijziging slechts aanvaard onder de opschortende voorwaarde van akkoord door de OBFG, welk akkoord op heden niet voorligt. De bestaande oude reglementering is derhalve van toepassing. Het is eveneens vaststaand dat de beperkte uitzonderingen op het principieel vertrouwelijk karakter van briefwisseling tussen advocaten, strikt dienen toegepast te worden. J. Stevens schrijft hierover dat “het reglement uitgaat van een grote gestrengheid. De stafhouders houden hier dan ook de hand aan. Waar de geest van het reglement er één is van grote restrictie, kan men zich niet op ‘de geest van het reglement’ beroepen om een vrije interpretatie van zijn regels voor te staan.”  

De voorliggende mail zou kunnen voldoen aan de uitzondering van art. 114 §3 Codex Deontologie voor Advocaten, gezien de inhoud van haar mail een mededeling betreft ten verzoeke van een partij om er kennis van te geven aan een andere partij. Bijkomende voorwaarde voor deze uitzondering is evenwel dat de geadresseerde confrater deze mededeling uitdrukkelijk aanvaardt als niet vertrouwelijk.   

Dit werd niet gevraagd, zodat enkel nog gesteund zou kunnen worden art. 114 §3bis Codex Deontologie voor Advocaten, met name de schriftelijke mededeling met vermelding niet vertrouwelijk, die uitsluitend de nauwkeurige omschrijving van precieze feiten bevat en die hetzij een deurwaardersexploot, hetzij een mededeling van partij tot partij vervangt.  

Advocaat A heeft niet enkel precieze feiten meegedeeld, doch ook een melding van haar cliënte inzake het moeilijk verloop van een verblijfsregeling. Bovendien werd haar mail beëindigd met de aankondiging dat, bij gebreke aan reactie of bereidheid tot bemiddeling, een procedureel initiatief zou worden genomen.   

Stafhouder Y citeert het handboek van J. Stevens. De aangeduide passage (randnummer 1196) is erg uitgebreid en bevat ook het antwoord op uw vraag of de voorliggende mail officieel dan wel vertrouwelijk is.   

Een feit mag weliswaar een juridisch feit zijn, voor zover het geen geargumenteerd feit wordt, schrijft de auteur:   

“Met geargumenteerd, in tegenstelling tot juridisch feit bedoelen wij dat naast deze feiten, bovendien de geargumenteerde stelling in rechte van een partij wordt uiteengezet, middelen, supposities, vragen, het eisen van verklaringen, het aankondigen van gerechtelijke of strafrechtelijke acties, verdachtmakingen, zwartmakingen, ingebrekestellingen, beweringen worden toegevoegd.” (met verwijzingen in de voetnoot).  

De mededeling van een cliënt dat de verblijfsregeling moeilijk loopt, betreft niet echt een feit dat als mededeling tussen de partijen kan gelden. Bovendien wordt de mail afgesloten met de aankondiging van een procedureel initiatief (bij gebreke aan reactie of bereidheid wordt de familierechtbank gevat), zodat het niet louter een juridisch feit betreft, doch minstens een geargumenteerd feit wordt.  

Advocaat A die de mail verstuurde heeft niet gekozen voor de uitzondering van art. 114 §3 Codex Deontologie voor Advocaten om haar confrater te vragen het officieel karakter te aanvaarden, doch voor de veel striktere uitzondering van art. 114 §3bis Codex Deontologie voor Advocaten, dient vastgesteld te worden dat de inhoud van haar mail niet aan deze uitzondering, in de strikte interpretatie, kan voldoen, zodat haar mail geen officieel karakter bekomt en vertrouwelijk blijft.