Deontologie-advies Advies 622

U vraagt mijn advies betreffende de vertrouwelijkheid van een brief van mr. X. In uw brief van 29 oktober ll. schrijft u dat het gaat om de brief van 30 juni 2017 aan mr. Y, zijnde stuk 4 als bijlage bij de brief van mr. Y d.d. 5 februari 2018.

Uit de mij voorgelegde briefwisseling met onder meer stafhouder A meen ik echter te kunnen afleiden dat de brief die u aanhaalt stuk 5 is en dat de vraag over de al dan niet vertrouwelijkheid betrekking heeft op de brief van mr. X aan mr. Z d.d. 10 januari 2017 (bijlage nr. 4 bij de brief d.d. 5 februari 2018 van mr. Y).

Ik verleen u dan ook advies betreffende deze laatste brief aan mr. Z d.d. 10 januari 2017.

Mr. Y (balie A) treedt op als raadsman van de heer B. Mr. X (balie B) is de raadsman van mevrouw C, de ex-echtgenote van de heer B. Partijen zijn uit de echt gescheiden en zijn momenteel verwikkeld in een gerechtelijke procedure van vereffening-verdeling voor de rechtbank van eerste aanleg.

In 2008 heeft de firma BVBA D een alarminstallatie geplaatst in de echtelijke woonst. Medio 2008 zijn de heer B en mevrouw C uit elkaar gegaan. Mevrouw C heeft de echtelijke woonst bewoond tot 30 juni 2017.

Op 5 juni 2009 werd de heer B door de BVBA D gedagvaard voor het vredegerecht in betaling van een som. Deze zaak werd niet behandeld.

Op 28 oktober 2016 werd de heer B opnieuw gedagvaard door de BVBA D tot betaling van openstaande facturen, thans voor de rechtbank van eerste aanleg.

Bij brief d.d. 15 december 2016 verzocht mr. Y mr. X om vrijwillig tussen te komen in deze procedure voor de rechtbank van eerste aanleg.

Op 21 december 2016 heeft mr. Y de dagvaarding van 5 juni 2009 overgemaakt aan mr. X. Hij deelde hem tevens mee aan mr. Z (raadsman van de BVBA D) gevraagd te hebben zijn stukken over te maken aan mr. X.

Bij brief van 10 januari 2017 deelt mr. X aan mr. Z mee op te treden als raadsman van mevrouw C. Verder schrijft hij:

“Teneinde één en ander te kunnen nazien, standpunt te kunnen innemen omtrent de noodzaak tot tussenkomst en cliënte te kunnen adviseren, verzoek ik u vriendelijk mij uw stukkenbundel in beide dossiers te willen overmaken.”

Uiteindelijk is mevrouw C niet vrijwillig tussengekomen in de procedure tussen de heer B en de BVBA D. Deze partijen hebben evenmin mevrouw C gedagvaard in gedwongen tussenkomst.

Bij vonnis van 8 juni 2017 werd de heer B veroordeeld tot betaling. Hij heeft zijn schuld voldaan.

De thans voorliggende discussie betreft het niet vermelden van de procedure tegen de BVBA D bij het opstellen van de zwarigheden door de notaris op 20 maart 2017. De heer B heeft dit niet laten opnemen omdat er op dat ogenblik nog geen vonnis was. Mr. X meent dat het een nieuwe zwarigheid betreft en derhalve onontvankelijk is.

Mr. Y wenst in de thans hangende gerechtelijke procedure briefwisseling voor te leggen, waaronder de brief van mr. X d.d. 10 januari 2017 aan mr. Z. Over de al dan niet vertrouwelijkheid van de andere brieven waren stafhouders E en A het eens. De brief van 10 januari 2017 daarentegen, maakt voorwerp van discussie uit. Volgens stafhouder E is hij officieel, volgens stafhouder A gaat het om een vertrouwelijke brief.

* * *

Zoals u weet dienen de uitzonderingen op de vertrouwelijkheid van briefwisseling tussen advocaten restrictief geïnterpreteerd te worden.

De uitzondering die in casu dient getoetst te worden is die vervat in artikel 114, § 1 van de Codex:

“Deze verliezen hun vertrouwelijk karakter, zodat ze zonder toelating van de stafhouder overgelegd mogen worden:
§ 1 elke mededeling die een akte van rechtspleging uitmaakt of vervangt;”

Telkens wanneer het Gerechtelijk Wetboek vereist of toelaat dat een advocaat een akte van rechtspleging of een proceshandeling stelt en dit doet door middel van een mededeling aan zijn

tegenstrevers, is deze brief officieel uit zijn aard. Het begrip ‘proceshandeling’ omvat een brede waaier van handelingen, niet alleen van advocaten maar ook van magistraten, griffiers en partijen. (J. STEVENS, Advocatuur. Regels & Deontologie, Mechelen, Kluwer, 2015, 920.).

Mijns inziens is er met betrekking tot de brief van 10 januari 2017 nog geen sprake van het stellen van een proceshandeling (met name de vrijwillige tussenkomst van mevrouw C). Mr. X vroeg het stukkenbundel op om ‘standpunt te kunnen innemen omtrent de noodzaak tot tussenkomst en cliënte te kunnen adviseren’. Hieruit blijkt dat het allerminst zeker was of mevrouw Mertens vrijwillig zou tussenkomen (wat uiteindelijk niet is gebeurd).

Gelet op de restrictieve interpretatie van de uitzonderingen, meen ik dan ook dat de brief van mr. X d.d. 10 januari 2017 aan mr. Z vertrouwelijk is en derhalve niet kan aangewend worden in de gerechtelijke procedure voor de rechtbank van eerste aanleg (vereffening-verdeling).

Verder merk ik nog op dat mr. Y mogelijk zelf van mening lijkt te zijn dat de brief van 10 januari 2017 vertrouwelijk is... Hiervoor verwijs ik naar de brief van stafhouder E d.d. 26 maart 2018 aan stafhouder A, waarin u schrijft:

“Wat betreft de stukken 1 tot 4 deelt hij [lees: mr. Y] het volgende mee:
(...)
Stuk 4 is een schrijven van Mr. X aan confrater Z, raadsman van de BVBA D. In dit schrijven wordt medegedeeld wie welke partijen zijn, en dat men onderzoekt of men vrijwillig wenst tussen te komen. Ik heb mijn twijfels over het feit of dit schrijven officieel is.” (eigen markering)

Tot slot merk ik nog op dat het loyauteitsprincipe gebiedt dat mr X of zijn cliënte niet mag beweren niet op de hoogte te zijn geweest van deze procedure.

Alex Tallon
Bestuurder deontologie