Deontologie-advies Advies 578

Op 18 januari 2016 deelt mr. X (van de balie van x) aan mr. Y (van de balie van y) mee dat hij geraadpleegd wordt door een ex-cliënte van mr. Y.

Hij schrijft:

Bij brief d.d. 16 februari 2016 deelt mr. X mee dat cliënte hem verzoekt mr. Y op te volgen in deze zaak. Mr. X vraagt om het dossier te willen overmaken.

Op 7 maart 2016 antwoordt mr. Y het volgende:

Stafhouder y vraagt aldus of de advocaat die opgevolgd wordt (mr. Y), verplicht is om het volledige dossier over te leggen in de hypothese dat de tussenkomst reeds lang werd beëindigd, en dit wanneer slechts een mogelijke aansprakelijkheidsvordering wordt geviseerd.

1.  Vooreerst blijkt uit de brief van mr. X van 18 januari 2016 dat hij door mevrouw NLB geconsulteerd werd in het kader van een aansprakelijkheidsvordering lastens mr. Y en niet inzake het echtscheidingsdossier waarin mr. Y is opgetreden.
   
   Dat deze bijstand geen betrekking heeft op het echtscheidingsdossier wordt bevestigd in de e-mail d.d. 7 maart 2016 van mr. Y. Zij stelt zich vragen bij de ‘opvolging’ in dit dossier:
   
   “Na ontvangst hiervan, deelt u mij mee dat u mij wenst op te volgen? In een reeds lang afgesloten dossier? (…)
   
   Ik begrijp het aandringen van uw cliënte ook niet aangaande opvolging. Er is niets meer op te volgen in dit dossier. (…)”
   
   Hoewel ik niet over het dossier beschik, meen ik ervan uit te kunnen gaan dat de tussenkomst van mr. X uitsluitend betrekking heeft op een mogelijke aansprakelijkheidsvordering lastens mr. Y. Dit is een ander dossier dan het dossier waarin mr. Y optrad als raadsman van mevrouw NLB. Mijns inziens is er derhalve geen sprake van ‘opvolging’. Artikel 120, al. 1 van de Codex bepaalt immers.
   
   “De advocaat die een andere advocaat opvolgt in dezelfde zaak brengt hem daarvan onmiddellijk op de hoogte. De opvolgende advocaat verzekert dadelijk de vertegenwoordiging en de bijstand van de cliënt.”
   
   Het feit dat mr. Y mogelijk een fout zou hebben begaan in het echtscheidingsdossier en het aansprakelijkheidsonderzoek op dit dossier betrekking heeft, betekent niet dat mr. X zou optreden in het echtscheidingsdossier. Het gaat om een andere zaak.
2. Algemeen wordt aanvaard dat een advocaat geen retentierecht heeft op het dossier en de stukken van de cliënt.
   
   Voor een overzicht van de stukken die mogen of moeten teruggegeven worden aan de cliënt, verwijs ik naar advies 407 van het departement deontologie. Hoewel dit advies betrekking heeft op de teruggave van stukken in geval van opvolging, geldt het ook voor het ‘gewoon’ beëindigen van een dossier. Het gaat om volgende stukken:
   1. Terug te geven aan de cliënt ongeacht betaling van de staat:
      1. alle door de cliënt aan zijn advocaat ter beschikking gestelde akten, documenten, stukken en voorwerpen;
      2. alle procedurestukken, inbegrepen door de advocaat reeds genomen conclusies;
      3. officieel medegedeelde stukken door de tegenpartij;
      4. briefwisseling met de cliënt (hoewel de cliënt zelf al over deze brieven beschikt of zou moeten beschikken).
   2. Niet terug te geven aan de cliënt zolang het ereloon niet betaald is:
      1. Persoonlijke nota’s, memories, aantekeningen over rechtspraak en rechtsleer in het algemeen wat de vrucht is van de arbeid en studie van de advocaat, doch nog niet tot de procedure behoort.
   3. Niet terug te geven aan de cliënt ongeacht betaling van de staat:
   4. stukken die ook tegenover de cliënt een vertrouwelijk karakter hebben.

Dit geldt onder andere voor:

• vertrouwelijke briefwisseling tussen raadslieden, notities van de advocaat over vertrouwelijke gesprekken met derden, tegenstrevers of tegenpartijen;
• gegevens uit strafdossiers, persoonlijkheidsdossiers, medische dossiers;
• alle stukken die de advocaat bekwam onder uitdrukkelijke of stilzwijgende voorwaarde ze tegenover zijn cliënt als vertrouwelijk te beschouwen.

Aangezien ik begrepen heb dat het echtscheidingsdossier reeds beëindigd werd, diende mr. Y op dat ogenblik reeds de opgesomde stukken (terug) te geven aan mevrouw NLBl. Gelet op de vraag van mr. X tot het overmaken van het verzoekschrift hoger beroep enerzijds (brief van 18 januari 2016), en het dossier anderzijds (brief van 16 februari 2016), vermoed ik dat mr. Y het dossier – althans de stukken die aan de cliënt mogen en moeten bezorgd worden - niet aan haar cliënte heeft overgemaakt bij het beëindigen van haar opdracht. Zij had dit toen reeds moeten gedaan hebben.

Aangezien mr. Y geen retentierecht op het dossier kan laten gelden, moet ze het dossier thans overmaken aan mr. X, die dit nodig heeft voor een eventuele aansprakelijkheidsprocedure. De vraag rijst dan ook welke stukken of documenten moeten overgemaakt worden aan mr. X.

In geval van opvolging wordt aanvaard dat tevens volgende stukken overgemaakt moeten worden, indien ze voor de verdere behandeling van de zaak nog nut kunnen hebben: vertrouwelijke stukken, persoonlijke nota’s, memories, aantekeningen over rechtspraak en rechtsleer in het algemeen wat de vrucht is van de arbeid en studie van de advocaat, doch nog niet tot de procedure behoort. Aangezien het in casu gaat om een andere zaak (en er dus geen sprake is van opvolging), dient mr. X niet in kennis gesteld te worden van deze stukken. Aan hem moeten mijns inziens dezelfde stukken en documenten overgemaakt worden die aan de cliënt hadden moeten teruggegeven worden.

Jacques Van Malleghem

Bestuurder departement deontologie