Deontologie-advies Advies 395

U vraagt mij advies te geven over het al dan niet vertrouwelijk karakter van een aantal brieven tussen mr. X van de balie van A en eerst mr. Y en later mr.Z van de balie van B.

Onder voorbehoud dat ik effectief in het bezit ben van alle relevante briefwisseling kan ik het volgende adviseren met betrekking tot de kwestieuze brieven.

Het al dan niet vertrouwelijk karakter van de kwestieuze brieven moet beoordeeld worden met toepassing van artikel 2, eerste lid, 3° van het reglement van de Nationale Orde van Advocaten betreffende het overleggen van briefwisseling tussen advocaten. Dit artikel stelt dat brieven tussen advocaten hun vertrouwelijk karakter verliezen, zodat ze zonder toelating van de stafhouder mogen overgelegd worden wanneer ze bevatten: “elke mededeling en zonder voorbehoud en niet- vertrouwelijk gedaan, ten verzoeke van een partij, om er kennis van te geven aan een andere partij, op voorwaarde dat de geadresseerde ze uitdrukkelijk aanvaardt als zijnde niet-vertrouwelijk”.

Van meet af aan kan worden gesteld dat alle brieven in kwestie geschreven zijn ten verzoeke van een partij om er kennis van te geven aan een ander partij. De vraag blijft dan nog of het gaat om als niet- vertrouwelijk verzonden brieven, waarvan het niet-vertrouwelijk karakter werd aanvaard.

In het licht hiervan bespreek ik kort alle brieven:

• Brief d.d. 16.06.2006 van mr. X aan mr. Y:

Deze brief is een antwoord op een ingebrekestelling die mr. Y gezonden heeft aan de cliënt van mr. X. Een antwoord op een brief van een advocaat aan een “toekomstige” cliënt is niet per definitie niet vertrouwelijk. Mr. X weet dit, want hij vraagt aan mr. Y het niet vertrouwelijk karakter van zijn brief te willen aanvaarden:

“Aangezien huidig schrijven een reactie inhoudt op uw aangetekend schrijven d.d. 07/06/2006 aan mijn cliënt zal u het officieel karakter ervan willen aanvaarden.”

Mr. Y antwoordt op 07.07.2006:

“Middels onderhavig schrijven, hetwelk u wel als officieel zal beschouwen omdat het een antwoord is op uw officieel schrijven, protesteer ik dan ook de inhoud en het inroepen van de algemene voorwaarden van uw cliënten.”

Uit de brief van 05.07.2006 van mr. Y blijkt dat mr. Y het niet-vertrouwelijk karakter van de brief van 16.07.2006 aanvaardt.

Aldus is voldaan aan artikel 2,eerste lid, 3° van het reglement van de Nationale Orde van Advocaten betreffende het overleggen van briefwisseling tussen advocaten.

Mr. X heeft uitdrukkelijk zijn brief officieel willen maken en mr. Y heef dit in haar brief van 5 juli aanvaard. De brief is dus niet-vertrouwelijk.

• Brief d.d. 05.07.2006 van mr. Y.

Zoals blijkt uit bovenstaand citaat wenst ook mr. Y haar brief niet-vertrouwelijk te maken. Mr.

X antwoordt daarop in zijn brief van 26.07.2006:

“Ik aanvaard het niet-vertrouwelijk karakter van dit schrijven voor zoveel als de inhoud van dit antwoord als officieel wordt aanzien.”

Ook hier geldt dat voldaan is aan de voorwaarden van vermeld artikel van het reglement: een officieel schrijven met als doel informatie van de ene partij over te brengen naar de andere partij wordt als officieel aanvaard door de ontvanger.

Hier kan allicht voorbehoud worden gemaakt omdat mr. X de aanvaarding van het niet- vertrouwelijk karakter afhankelijk stelt van de aanvaarding door mr. Y van het niet- vertrouwelijk karakter van zijn brief van 26.07.2006.

Uit de stukken die mij worden voorgelegd moet ik afleiden dat er vervolgens gedurende drie jaar geen communicatie meer is geweest tussen mr. X en mr. Y.

Mr. Y wordt blijkbaar opgevolgd door mr. Z, die voor het eerst communiceert met mr. X bij brief van 30.12.2009.

Mr. Z eindigt zijn brief van 30.12.2009 met de zin:

“Dit schrijven is officieel aangezien het een antwoord is op de niet-vertrouwelijke briefwisseling rechtstreeks aan uw cliënt.”

Deze zin is nogal raadselachtig en berust waarschijnlijk op een materiële vergissing. De brief van 30.12.2009 was immers een antwoord op een vertrouwelijke brief van 14.10.2009, niet aan de cliënt van mr. X maar wel aan mr. Z.

Daarenboven was de brief van 30.12.2009 ook een antwoord op de eerdere als niet- vertrouwelijk bestempelde brieven van mr. X. In de aanvang van de brief van 30.12.2009 van mr. Z wordt immers uitdrukkelijk naar deze brieven, waaronder de brief van 26.07.2006, verwezen.

Er kan weinig betwisting over bestaan dat het ook de bedoeling was van mr. Z was om in zijn brief van 30.12.2009 het niet-vertrouwelijk karakter van de voorgaande briefwisseling van mr. X, zijnde de brief van 26.07.2006 en zijn brief van 14.10.2009 te aanvaarden.

Dienvolgens kan worden gesteld dat aan de voorwaarden gesteld door mr. X was voldaan, zodat ook de brief van 05.07.2006 van mr. Y een niet-vertrouwelijke brief is.

• Brieven van 26.07.2006 en 14.10.2009 van mr. X.

Rekening houdend met voorafgaande bedenking met betrekking tot de brief van 30.12.2009 van mr. Z zijn ook deze brieven niet-vertrouwelijk. Het niet-vertrouwelijk karakter werd aanvaard door mr. Z.

• Brief d.d. 30.12.2009 van mr. Z.

Ook deze brief wordt door mr. Z als officieel bestempeld. Mr. X aanvaardt het niet- vertrouwelijk karakter ervan bij brief van dezelfde datum.

Ook deze brief is dus niet-vertrouwelijk.

• Brief d.d. 30.12.2009 van mr. X.

Ook deze brief wordt door mr. X als niet-vertrouwelijk bestempeld.

In het dossier vind ik geen spoor van aanvaarding van het niet-vertrouwelijk karakter daarvan door mr. Z.

Het kan zijn dat mr. Z het niet-vertrouwelijk karakter van deze brief heeft aanvaard, maar vooralsnog blijkt dit niet uit de stukken die mij werden overgemaakt.

Bij gebreke van uitdrukkelijke aanvaarding van het niet-vertrouwelijk karakter moet deze brief vertrouwelijk blijven.

In de briefwisseling lees ik dat er sprake is van toelating van de stafhouder. In principe is de toelating van de stafhouder niet vereist om niet-vertrouwelijke brieven neer te leggen, voor zover deze brieven een niet-vertrouwelijk karakter hebben overeenkomstig het reglement.

Het is slechts wanneer discussie ontstaat tussen de betrokken advocaten dat de stafhouder(s) moet tussenkomen om te beslissen.

Gezien de procedure wordt gevoerd door de rechtbank van koophandel te B en één van de betrokken advocaten lid is van de balie van B is het de stafhouder van B die beslist.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie