Deontologie-advies Advies 771
Artikel 25 van de verordening bepaalt dat de rechtsgevolgen van elektronische handtekeningen niet mogen worden ontkend op grond van het feit dat de handtekening elektronisch is of niet voldoet aan de vereisten voor een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het verschil tussen de soorten elektronische handtekeningen ligt evenwel in hun bewijswaarde: de eenvoudige of gewone elektronische handtekening heeft de zwakste bewijswaarde, terwijl de gekwalificeerde elektronische handtekening dezelfde bewijswaarde heeft als een handgeschreven handtekening.
De rechtsgeldigheid van de handtekening kan worden betwist, maar dit leidt slechts tot een beoordeling aan de hand van andere bewijselementen. Het document is dus niet van meet af aan ongeldig enkel omdat het slechts een eenvoudige elektronische handtekening bevat.
Auteur
Dominique Dombret
Auteur
Arthur Ockerman
Vraag
U vraagt zich af wanneer een brief afkomstig van de stafhouder voldoet aan de minimale vereisten van de eIDAS-verordeningen en de deontologie van een advocaat.
Ik verleen u volgend advies.
Advies
De eIDAS-verordening maakt het onderscheid tussen drie soorten elektronische handtekeningen in artikel 3 (definities).
10. elektronische handtekening: gegevens in elektronische vorm die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen;
11. geavanceerde elektronische handtekening: een elektronische handtekening die voldoet aan de eisen in artikel 26;
12. gekwalificeerde elektronische handtekening: een geavanceerde elektronische handtekening die is aangemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen en die gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen;
Artikel 25 van de verordening bepaalt dat de rechtsgevolgen van elektronische handtekeningen niet mogen worden ontkend op grond van het feit dat de handtekening elektronisch is of niet voldoet aan de vereisten voor een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het verschil tussen de soorten elektronische handtekeningen ligt evenwel in hun bewijswaarde. Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening. De bewijswaarde van een gewone elektronische handtekening is daarentegen ter beoordeling aan de rechter en afhankelijk van de concrete omstandigheden.
De verschillende elektronische handtekeningen hebben dus uiteenlopende bewijswaardes: de eenvoudige of gewone elektronische handtekening heeft de zwakste bewijswaarde, terwijl de gekwalificeerde elektronische handtekening dezelfde bewijswaarde heeft als een handgeschreven handtekening.
Een ingescande handgeschreven handtekening die wordt ingevoegd in een Word- of PDF-document (of in om het even welk ander elektronisch document), geldt als een eenvoudige elektronische handtekening. Hoewel de bewijswaarde daarvan beperkt is, blijft het een elektronische handtekening. Indien de stafhouder op deze wijze tuchtcorrespondentie ondertekent, is dit een rechtsgeldige, zij het “zwakke”, handtekening.
Het is juist dat een volledige integriteitsgarantie in dat geval ontbreekt. Toch kan uit bijkomende elementen samen met de ingescande handtekening worden afgeleid dat het schrijven daadwerkelijk van de stafhouder afkomstig is (zoals het e-mailadres of adres van waaruit het bericht is verzonden, de inhoud ervan, enz.). De rechtsgeldigheid van de handtekening kan worden betwist, maar dit leidt slechts tot een beoordeling aan de hand van andere bewijselementen. Het document is dus niet van meet af aan ongeldig enkel omdat het slechts een eenvoudige elektronische handtekening bevat.
Er is dus wel degelijk sprake van een digitale handtekening, zij het een eenvoudige. Dat de PDF een “afdruk” is en geen “geboren digitaal document” doet daaraan geen afbreuk. De enige vereisten zijn: (i) gegevens in elektronische vorm die (ii) gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm. Deze voorwaarden zijn vervuld bij een ingescande handtekening: gegevens in elektronische vorm (de scan) die zijn gehecht of verbonden met andere gegevens in elektronische vorm (het Word- of PDF-document).
Een afdruk uit Word kan dus wel degelijk juridische bewijskracht hebben wanneer deze een eenvoudige elektronische handtekening bevat, met dien verstande dat een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening een aanzienlijk sterkere bewijswaarde bezit.
Een brief, in welke elektronische vorm ook, afkomstig van de stafhouder en voorzien van een ingescande handtekening, is bijgevolg rechtsgeldig. De handtekening zelf kan uiteraard worden betwist – anders zou immers iedereen handtekeningen kunnen kopiëren en elders invoegen – maar bijkomende elementen bevestigen waarschijnlijk dat de brief effectief van de stafhouder afkomstig is.
Wil de stafhouder in de toekomst absoluut discussies als deze vermijden, dan kan hij ervoor kiezen om zijn correspondentie te voorzien van een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening. Daarvoor kan hij gebruik maken van online tools zoals DocuSign of AdobeSign. Voor zover ik heb begrepen bieden deze laatste twee tegenwoordig opties aan om gekwalificeerd elektronisch te ondertekenen, doch dit kost ongetwijfeld geld. Geavanceerd elektronisch ondertekenen kan waarschijnlijk (beperkt) gratis. Gekwalificeerde certificaten kunnen slechts worden afgegeven door een gekwalificeerde certificaatdienstverlener. Deze handtekeningen kunnen in feite enkel gegenereerd worden door middel van het gebruik van een elektronische identiteitskaart, de advocatenkaart, itsme of andere trust service providers, via de link vinden jullie welke dat zijn in Europa
Jan Meerts
Bestuurder deontologie, tucht en regulering
Download
Ook interessant
Advies 740
Advies 697
Gerelateerd nieuws
Deontologieadviezen geactualiseerd en online raadpleegbaar
De databank met deontologieadviezen op deze website werd recent geactualiseerd. Deze adviezen bieden een nuttige leidraad bij de toepassing van de Codex Deontologie voor Advocaten die altijd in concreto moet gebeuren.
Vijfde jaarverslag College van Toezicht beschikbaar
Het College van Toezicht van de Vlaamse advocatuur heeft zijn vierde verslag gepubliceerd. Dat geeft een overzicht van de tuchtprocedures tegen advocaten in Vlaanderen (inclusief Brussel-Nederlands) in het gerechtelijk jaar dat loopt van 1 september 2022 tot 31 augustus 2023.
De vernieuwde stageovereenkomst
Vanaf 10 oktober 2025 zal een gewijzigd artikel 31bis van de Codex Deontologie voor Advocaten gelden voor alle lopende en nieuwe stageovereenkomsten. De aangepaste regeling verduidelijkt de rechten en plichten van zowel stagiair als stagemeester, met extra aandacht voor thema’s zoals aansprakelijkheid, afwezigheden, wachtdiensten en de beëindiging van de stageovereenkomst. Raadpleeg ons vernieuwde model van de stageovereenkomst, aangepast aan de nieuwe regels.
Wet Private Opsporing: enkele aandachtspunten voor advocaten
De Wet Private Opsporing (WPO) vervangt sinds haar inwerkingtreding op 16 december 2024 de verouderde wet van 19 juli 1991 ‘tot regeling van het beroep van privédetective’. Advocaten die in het kader van hun dienstverlening aan de cliënt beroep willen doen op private onderzoekers moeten zich terdege bewust zijn de bepalingen van de WPO en hun cliënt daarover informeren. We geven u daarom een beknopt overzicht met aandachtspunten.
Reflectie en verdieping op het vijfde Seminarie Tucht
Op vrijdag 16 mei 2025 vond de vijfde editie van het Seminarie Tucht plaats rond één gemeenschappelijk doel: het verdiepen van de kennis en reflectie over het tuchtrecht binnen de advocatuur.
Wijzigingen aan de lijst van verdachten van terrorisme
Er werden 89 personen geschrapt van de nationale lijst van personen en entiteiten die verdacht worden van terrorisme. Bekijk de aangepaste lijst.
AML-wijzer: een OVB-gids naar een beter begrip van uw witwaspreventieverplichtingen
Hebt u het gevoel te verdwalen in de vele complexe regels over witwaspreventie? Volg dan ons nieuw opleidingstraject witwaspreventie. In verschillende modules maken enkele ervaren confraters u wegwijs in deze materie, en dat mét bijzondere aandacht voor uw beroepspraktijk.
Zaak Halmer Rechtsanwaltsgesellschaft: Hof van Justitie bevestigt onafhankelijkheid van het beroep
Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft een belangrijk arrest uitgesproken over de onafhankelijkheid van het advocatenberoep. Het Hof oordeelt dat lidstaten zuiver financiële investeerders mogen verbieden deel te nemen in het kapitaal van een advocatenvennootschap. Een dergelijke beperking is gerechtvaardigd om de onafhankelijkheid van advocaten te waarborgen.
Verbod op eenzijdig contact tussen advocaat en personen in een onderzoekende, bemiddelende of beslissende functie
De algemene vergadering heeft op 18 december 2024 een wijziging van artikel 100 CDA goedgekeurd. Het nieuwe artikel verduidelijkt dat het verbod op eenzijdig contact van een advocaat met personen in een onderzoekende, bemiddelende of beslissende functie niet alleen geldt bij eigen initiatief, maar ook bij contact vanuit deze personen, zowel rechtstreeks als onrechtstreeks. Daarnaast voorziet het artikel een uitzondering wanneer de procedure op tegenspraak dit expliciet toestaat, zoals bij specifieke wettelijke bepalingen.