Deontologie-advies Advies 347

Mr. X van de balie van A is de raadsman van de firma I. Mr. Y van de balie van B is de raadsman van de firma MP.

In het kader van een geschil is er op 14 juli 2008 een bijeenkomst van partijen en hun raadslieden in de kantoren van I. Er zou op deze bijeenkomst afgesproken zijn dat deze bespreking een vertrouwelijk karakter had. De bespreking van 14 juli 2008 resulteerde niet in een akkoord en er werd betreffende deze bespreking ook geen enkel verslag opgesteld.

Uit de stukken die mij werden meegedeeld, blijkt dat er nadien diverse rechtstreekse contacten waren tussen de partijen, buiten de tussenkomst van de raadslieden. Er werden verschillende e-mails verzonden waarbij voorstellen van minnelijke regeling werden gedaan, maar het kwam nog steeds niet tot een akkoord.

Op 24 september 2008 zond de cliënte van mr. Y dan een aangetekende brief aan de cliënte van mr. X. In deze brief wordt de cliënte van meester X in gebreke gesteld en wordt voorafgaandelijk een opsomming gegeven van de voorgaanden aan deze ingebrekestelling.

Dit gebeurt in volgende bewoordingen:

“Bij deze verwijzen wij kort naar de voorgaanden, te weten:

+ de brief van 3 juli 2008 van onze raadsman;

+ de bijeenkomst in uw kantoren (bespreking met de raadslieden) waarvan de inhoud vertrouwelijk blijft;

+ mijn rondgang na deze bijeenkomst met u waarbij wij in concreto verder bespraken en meedeelden wat we nog verwachtten;

...”

Verder in de opsomming volgen dan de verschillende data waarop voorstellen werden gedaan en waarop werd gereageerd op deze voorstellen.

Bij brief van 26 september 2008 verzoekt mr. X mr. Y om per kerende te bevestigen dat de aangetekende brief van 24 september 2008 van zijn cliënt zou worden ingetrokken en dat deze brief

niet zou worden overgelegd in het kader van een procedure en dit enerzijds omdat volgens mr. X conform de deontologie de briefwisseling tussen raadslieden moet geschieden en anderzijds omdat

in de kwestieuze brief melding wordt gemaakt van de onderhandelingen, waarbij werd overeengekomen om deze als strikt vertrouwelijk te behandelen.

Gezien mr. Y hier niet op ingaat vraagt mr. X de tussenkomst van zijn stafhouder. Tot daar de belangrijkste feiten.

Hoewel hierover geen enkel geschreven akkoord bestaat, kan moeilijk worden betwist dat de onderhandelingen die plaatsvonden op 14 juni 2008 in aanwezigheid van de raadslieden een

vertrouwelijk karakter hadden. Mr. X roept dit in en dit wordt met zoveel woorden bevestigd in de brief van 24 september 2008 van de cliënte van mr. Y (“de bijeenkomst in uw kantoren (bespreking met de raadslieden) waarvan de inhoud vertrouwelijk blijft”).

De vraag is evenwel of die vaststelling volstaat om mr. Y te verbieden om de brief van 24 september 2008 van zijn cliënte in de procedure aan te wenden.

In de kwestieuze brief van 24 september 2008 wordt niets gezegd met betrekking tot de inhoud van de bespreking van 14 juli 2008, wel in tegendeel. In deze brief wordt immers nogmaals benadrukt dat

de inhoud van deze bespreking vertrouwelijk was. Het enige waarmee mr. X dienvolgens een probleem zou kunnen hebben is het feit dat de bespreking überhaupt wordt vermeld.

Algemeen wordt nochtans aangenomen dat het vertrouwelijk karakter van besprekingen tussen advocaten en dus a fortiori van onderhandelingen tussen partijen in aanwezigheid van hun advocaten betekent dat de inhoud van deze bespreking vertrouwelijk moet blijven, maar niet noodzakelijk het feit zelf van de bespreking. De loyaliteit gebiedt zelfs dat in bepaalde gevallen de advocaat erkent dat er vertrouwelijke besprekingen zijn geweest.

Ik kan in dit verband verwijzen naar artikel 146 van de deontologische code van de balie van Brussel waarin met betrekking tot de vertrouwelijkheid van besprekingen tussen advocaten te lezen staat:

“Onverminderd de toepassing van de artikelen 31 en volgende is de inhoud van de besprekingen tussen advocaten vertrouwelijk. Omwille van de loyauteit mag hun bestaan bekend gemaakt worden wanneer het voor de oplossing van een geschil voor een rechtsmacht dienend is.
Wenst men het bestaan zelf van de besprekingen absoluut vertrouwelijk te houden zullen de advocaten dit van bij het beging uitdrukkelijk melden. In geval van twijfel of onenigheid wordt het geschil aan de stafhouder voorgelegd.”

Mijns inziens handelde de cliënte van mr. Y niet in strijd met de afspraak van vertrouwelijkheid door het loutere feit van een bijeenkomst tussen partijen te vermelden. Er is op grond daarvan dan ook geen enkele reden om mr. Y te verbieden deze brief in de procedure aan te wenden.

Dit alles is destemeer het geval, nu uit de stukken blijkt dat er na deze bijeenkomst verder rechtstreeks tussen partijen werd onderhandeld, met een weerslag daarvan in e-mailverkeer.

Onderhandelingen tussen partijen zijn in principe niet vertrouwelijk.

Voor de volledigheid wil ik nog laten opmerken dat mr. X het mijns inziens ook niet bij het rechte eind heeft wanneer hij stelt dat conform de deontologie de briefwisseling tussen raadslieden dient te geschieden.

Gezien de briefwisseling tussen raadslieden in principe vertrouwelijk is en de uitzonderingen daarop restrictief moeten worden geïnterpreteerd, is het in sommige gevallen noodzakelijk dat partijen elkaar rechtstreeks aanschrijven. Overigens kan een deontologische regel partijen zelf niet verbieden met elkaar te corresponderen wanneer zij reeds een raadsman hebben. Het is slechts wanneer een advocaat deze rechtstreekse contacten tussen partijen op een of andere wijze zou misbruiken, dat hem onconfraterneel gedrag zou kunnen worden verweten. Dit lijkt in casu niet het geval te zijn.

Ik besluit dienvolgens dat er geen enkel bezwaar bestaat tegen de kwestieuze brief van 24 september 2008 en de aanwending daarvan in de procedure door mr. Y. Hetzelfde geldt voor de overige briefwisseling tussen partijen.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie