Deontologie-advies Advies 307

In een procedure voor het hof van beroep te Bergen moet een advocaat tegen 21.05.2007 bij toepassing van artikel 747 § 2 Ger.W. een conclusie neerleggen. De advocaat heeft een conclusie opgesteld in het Nederlands en deze overgemaakt aan een vertaalbureau. Op 21.05.2007 blijkt de conclusie nog niet vertaald te zijn, ingevolge ziekte van de vertaler. De advocaat zendt dezelfde dag een fax naar zijn confrater van de balie van ... met als bijlage de conclusie in het Nederlands en verzoek akkoord te gaan met een verlenging van de conclusietermijn voor enkele dagen. Op 24.05.2007 wordt uiteindelijk de Franse conclusie neergelegd en meegedeeld. Bij brief van 01.06.2007 meldt de ... confrater aan de Vlaamse advocaat dat zijn cliënte zich verzet tegen de laattijdige neerlegging van de conclusie. Vervolgens wordt in een conclusie d.d. 07.08.2007 de wering uit de debatten van de conclusie van de Vlaamse advocaat gevorderd.

De stafhouder die deze casus voorlegt is tussengekomen bij de stafhouder te ... om de ... confrater ervan te overtuigen alsnog in te stemmen met de laattijdige conclusies en desnoods om deze confrater daartoe te verplichten.

De stafhouder van ... is, na een uitvoerige repliek van de betrokken advocaat, niet bereid daarop in te gaan.

U schrijft mij dat er onder de Vlaamse stafhouders een consensus bestaat om voorrang te geven aan de confraterniteit, hetgeen de stafhouder zou toelaten in te grijpen in afspraken over conclusietermijnen.

U verwijst in uw brief ook naar een argument van de advocaat van ..., die stelt dat de bepaling van artikel 747 § 2 Ger.W. (oud) van openbare orde is. Dit argument lijkt mij weinig relevant, gezien artikel 748 § 1 Ger.W. (oud) stelde dat de conclusies niet ambtshalve uit de debatten worden geweerd wanneer ze zijn neergelegd met instemming van de andere partij.

Het al dan niet geven van deze instemming behoort mijns inziens tot het mandaat ad litem van de advocaat. De advocaat die van zijn cliënt een mandaat krijgt om een procedure te voeren, dient mijns inziens geen bijzonder mandaat te vragen om al dan niet in te stemmen met de laattijdige neerlegging van een conclusie. Indien de advocaat evenwel daartoe wel een uitdrukkelijk mandaat vraagt aan zijn cliënt, dient de advocaat zich vanzelfsprekend te houden aan het mandaat dat hij ontvangt. Het mandaat ad litem laat hem niet toe af te wijken van een uitdrukkelijk mandaat dat hij zou hebben ontvangen m.b.t. het al dan niet instemmen met de laattijdige neerlegging van een conclusie.

De vraag is evenwel of de stafhouder een advocaat in het kader van artikel 747 Ger.W. kan verplichten in te stemmen met de laattijdige neerlegging van een conclusie en zo ja, wat het gevolg dan is van het feit dat de cliënt ook in deze hypothese niet akkoord zou gaan met deze laattijdige neerlegging van de conclusies.

De bevoegdheid van de stafhouder om ten aanzien van advocaten van zijn balie maatregelen te nemen, is gesteund op artikel 473 Ger.W. dat stelt dat wanneer het wegens de aan de advocaat ten laste gelegde feiten te vrezen is dat zijn latere beroepswerkzaamheden nadeel kunnen toebrengen aan derden of aan de eer van de Orde, de stafhouder de bewarende maatregelen kan nemen die de voorzichtigheid eist. Het Gerechtelijk Wetboek vermeldt daarbij het paleisverbod, maar dit is lang niet de enige maatregel die de stafhouder kan nemen. Aldus kan de stafhouder verbieden dat een advocaat in een bepaalde zaak optreedt of nog langer optreedt en hij kan ook bevelen dat bepaalde vertrouwelijk geachte stukken niet worden neergelegd of dat de vermelding ervan in conclusies wordt geschrapt.

De bewarende maatregelen hebben tot doel een inbreuk op de deontologie te voorkomen of de voortzetting van deze inbreuk tegen te gaan. Zo kan een stafhouder een advocaat verbieden in een bepaalde zaak op te treden om te vermijden dat de advocaat strijdige belangen zou behartigen of om te vermijden dat hij een zaak zou behartigen waarin hij persoonlijk al te zeer betrokken is, zodat hij niet langer de nodige onafhankelijkheid heeft. Het bevel om bepaalde passages uit een conclusie te weren heeft meestal betrekking op een schending van de vertrouwelijkheid en dienvolgens van het beroepsgeheim.

Om te weten of een stafhouder in het kader van een bewarende maatregel aan een advocaat kan opleggen in te stemmen met de laattijdige neerlegging van een conclusie, dient te worden nagegaan of het niet instemmen met de laattijdige neerlegging van een conclusie een deontologische inbreuk is of kan zijn. Slechts in dat laatste geval kan de stafhouder de noodzakelijke bewarende maatregelen nemen.

Niemand zal betwisten dat het een blijk is van confraterniteit om een zekere soepelheid aan de dag te leggen ten aanzien van een confrater die om een of andere reden in moeilijkheden komt om tijdig een conclusie neer te leggen. Er bestaat evenwel geen enkele formele deontologische regel die zulks verplicht. De reden hiervoor ligt wellicht in het feit dat de advocaat in deze gevallen steeds een afweging dient te maken tussen enerzijds de confraterniteit en anderzijds de belangen van zijn cliënt. Niet voor niets stelt het eerste lid van artikel 1 van het reglement betreffende de confraterniteit van de OVB:

“Met inachtneming van de wet en de deontologische regels is de advocaat steeds verplicht de belangen van zijn cliënt zo goed mogelijk te behartigen en dient hij deze zelfs te stellen boven zijn eigen belangen of deze van andere advocaten.”

Het tweede lid van dit zelfde artikel vermeldt dan weer:

“De advocaat behartigt de belangen van zijn cliënt met respect voor de rechten van verdediging. Hij eerbiedigt het tegensprekelijk karakter van procedures en misleidt niet.”

Beide alinea’s moeten samen worden gelezen. De advocaat verdedigt de belangen van zijn cliënt, maar moet daarbij ook de rechten van verdediging en het tegensprekelijk karakter van de procedure eerbiedigen. Het instemmen met laattijdig neergelegde conclusies getuigt van eerbied voor het tegensprekelijk karakter van de procedure. Deze regel is evenwel niet absoluut en moet steeds worden afgewogen tegenover de even rechtmatige behartiging van de belangen van de cliënt.

In casu zegt de ... advocaat dat de context van de procedure en met name de wijze waarop tot hiertoe door de tegenpartij werd geprocedeerd zijn cliënt ertoe bracht niet akkoord te gaan met de instemming met het laattijdig neerleggen van de conclusie. Er kunnen wellicht twijfels rijzen bij de vraag of de cliënt alleen tot dit besluit gekomen is, dan wel na advies van zijn advocaat, maar ook in dat laatste geval is het perfect legitiem om in bepaalde gevallen te oordelen dat het belang van de cliënt voor gaat op een doorgedreven respect voor het tegensprekelijk karakter van de procedure.

Vermits er geen absolute regel is dat een advocaat steeds en in alle omstandigheden moet instemmen met de laattijdige neerlegging van een conclusie en het perfect legitiem is dat een advocaat ten deze telkens een afweging maakt tussen enerzijds de rechtmatige belangen van zijn cliënt en anderzijds de algemene regels van confraterniteit, lijkt mij dat niet aan de grondvoorwaarde voldaan is opdat de stafhouder in deze bij wijze van bewarende maatregel de advocaat zou verplichten in te stemmen met een laattijdig neergelegde conclusie.

Indien de stafhouder wel van oordeel zou zijn dat hij in dit concrete geval bij wijze van bewarende maatregel de advocaat moet verplichten in te stemmen met de neerlegging van een laattijdige conclusie, moet daaraan onmiddellijk worden toegevoegd dat de stafhouder geen enkele bevoegdheid heeft ten aanzien van de partij zelf. Indien de partij haar advocaat verbiedt om in te stemmen met de laattijdige neerlegging van de conclusie, heeft deze advocaat slechts de keuze tussen het negeren van het gebod van de stafhouder of het zich uit de zaak terugtrekken.

Het negeren van het gebod van de stafhouder kan tot gevolg hebben dat de advocaat tuchtrechtelijk wordt vervolgd, niet omdat het gebod werd genegeerd, maar wel omwille van het beweerde onconfraterneel gedrag dat daarvan het gevolg is. De tuchtraad is vervolgens niet gebonden door het oordeel van de stafhouder.

Rekening houdende met al deze elementen ben ik van oordeel dat de stafhouder van ... een terechte beslissing heeft genomen, hoezeer ook valt te betreuren dat de ... advocaat zijn cliënt niet heeft overtuigd in te stemmen met de laattijdige neerlegging van de conclusie.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie