Deontologie-advies Advies 28

Ik dank U voor uw brief van 12 maart ll. in verband met het vertrouwelijk karakter van de briefwisseling.

1. Het relatief groot aantal betwistingen die over de materie van de confidentiële brief- wisseling volgens het Nationaal Reglement worden gevoerd, heeft naar mijn gevoelen en ervaring voornamelijk te maken met het gebrek aan kennis van deze materie bij de gemiddelde advocaat.

Ik geloof niet dat het reglement op zichzelf zeer moeilijk te verstaan is maar het is natuurlijk ook zo dat nogal wat advocaten hier bewust proberen te toetsen of de grenzen niet kunnen overschreden worden.

Het is zoals met procedureperikelen waar nogal eens een proceduremiddel wordt ingeroepen of uitgeprobeerd terwijl men er zich eigenlijk wel van bewust is dat het middel niet veel kans op slagen heeft.

2. Het door U aangekaarte probleem van een advocaat die schrijft naar de tegenpartij in persoon, waarop deze een raadsman raadpleegt die dan op officiële manier wil reageren, is een wel gekend probleem dat perfect kan opgelost worden binnen de termen van het reglement.

Men moet dan natuurlijk het reglement raadplegen om het juist te doen ofwel er voor zorgen dat men een voldoende kennis heeft van de reglementen die het beroep beheersen om daaraan te kunnen en willen voldoen.

Vooreerst kan men teruggrijpen naar artikel 2, 3°-bis van het Reglement van 6 juni 1970, 6 maart 1980, 8 mei 1980 en 22 april 1986 op het overleggen van briefwisseling tussen advoca- ten en met name een schriftelijke mededeling doen met de vermelding “niet vertrouwelijk” die uitsluitend een nauwkeurige omschrijving van precieze feiten bevat en die hetzij een gerecht- deurwaardersexploot hetzij een mededeling van partij tot partij vervangt.

De fout die veel advocaten maken is dat ze hier een ganse redenering gaan opzetten en niet enkel precieze feiten in weerlegging van de door de tegenpartij gequoteerde feiten vermelden.

Wanneer men een werkelijke redenering wil gaan uiteenzetten in een dergelijk antwoord- schrijven met eventueel tegeneisen of aanspraken, zal het nodig zijn inderdaad de cliënt in te schakelen om de brief een officieel karakter te geven.

Dat is de prijs die de advocaten dienen te betalen voor het gemak van de confidentiële brief- wisseling, die als voornaamste oogmerk heeft overleg tussen advocaten en dus een minnelijke regeling te vergemakkelijken.

Ik meen dat het, als men het waarom van de regel aan de cliënt op een normale manier uitlegt, niet verwonderlijk of buitensporig zal toeschijnen aan de cliënt dat hijzelf een brief, eventueel door de advocaat voorbereid, moet versturen.

3. Uw verdere veronderstelling dat namelijk de advocaat pas de discussie gaat voeren over het officieel karakter van een brief in een veel latere fase van de procedure, kan opgelost worden door artikel 3 van het Reglement, met name dat de Stafhouder dient te zorgen voor de loyale toepassing van artikel 2.

Indien het gaat tussen advocaten van diverse balies, is het Stafhouder van de balie van het arrondissement waar de briefwisseling zal overgelegd worden, die de beslissende stem zal hebben bij meningsverschil met de Stafhouder van de andere advocaat.

Wordt een discussie gevoerd tussen advocaten die niet behoren tot de balie waar de brief- wisseling moet overgelegd worden, dan geldt de meest restrictieve opvatting (artikel 4a).

Tenslotte is het de Stafhouder van de plaatselijke balie die bevoegd is indien het incident ter zitting ontstaat.

4. Ik herinner eraan dat in geval van betwisting tussen twee Stafhouders over de juiste interpretatie en toepassing van het Reglement, het een elegante oplossing kan zijn het advies te vragen van het Departement Deontologie ; dit vermijdt lange discussies tussen de Stafhouders en bovendien elk vorm van “gezichtsverlies”.

5. Het probleem werd ook besproken in de schoot van de Raad van Bestuur op de vergadering van 17 maart ll.

De Raad van Bestuur was van mening dat het niet eenvoudig is in deze naar een vereenvoudiging te streven.

Wanneer men zich moet richten naar wat in de omliggende landen als regel geldt, blijkt voor- eerst de regeling in de diverse landen absoluut niet eenduidig (er bestaan in de omliggende landen allerlei schakeringen, reden waarom het C.C.B.E. een eigen regeling heeft ingevoerd), maar ook vraagt men zich af of het opportuun is in een advocatuur die sinds haar ontstaan de confidentialiteit van briefwisseling gewoon toegepast heeft en dus gewoon is geraakt, dergelijke fundamentele regels te wijzigen.

De Raad van Bestuur acht het bovendien op dit moment niet opportuun om in deze fundamentele materie, die aanleiding kan geven indien het Reglement moet gewijzigd worden tot heel wat discussie en zonder twijfel zeer uiteenlopende standpuntnames, een nieuw ontwerp reglement te maken om dan in overleg te treden met “la conférence des bâtonniers francophones et germanophone”, teneinde een nieuw Nationaal Reglement te zien tot stand te komen.

Gezien de ontwikkelingen in de conférence op dit moment praktisch stil liggen en de conférence nog steeds geen werkelijk bestaan leidt of een geschreven statuut heeft, zou een overleg over deze materie boter aan de galg betekenen.

Ik ben vanzelfsprekend bereid al uw suggesties terzake verder door te nemen indien U dat wenst in de schoot van de Commissie Deontologie.

Stafhouder Jo Stevens
Bestuurder departement deontologie