Deontologie-advies Advies 569

Mr. X (van de balie van x) treedt op als raadsman van de zussen M en A A in het kader van een geschil met mevrouw B omtrent de nalatenschap van hun vader, de heer F A.

Mevrouw M en A A zijn de dochters van de heer A en mevrouw C. Deze laatste was reeds vooroverleden.

De heer A was een tweede keer gehuwd met mevrouw B. Haar belangen worden in het kader van de nalatenschap van de heer A verdedigd door mr. Y (van de balie van x). Deze laatste laat zich bijstaan door mr. U en mr. V (van de balie van Y) van het kantoor W.

Omtrent de aard van de bijstand van mrs. U en V wijs ik op volgende briefwisseling. Uit de brief van mr. Y aan mr. X d.d. 10 april 2015 blijkt:

“Mr. U meent dat hij louter adviserend optreedt in een fiscale kwestie waar de opdracht van het kantoor van mr. U er in bestond de fiscale rechtspositie van mevrouw B toe te lichten.

Het kantoor van mr. U is niet betrokken in de problematiek van de vereffening en verdeling.” In de brief d.d. 25 februari 2016 aan stafhouder y verklaren mr. U en mr. V:

“Ongeveer een half jaar na het overlijden van de heer A kregen wij het mandaat van mevrouw B om haar persoonlijke fiscale belangen te behartigen in het raam van een fiscale spontane regularisatie. Inmiddels heeft mevrouw B ons geraadpleegd om tevens haar belangen te behartigen in de afwikkeling van de nalatenschap van de heer A, hetgeen in de visie van confrater X een belangenconflict veronderstelt.”

Mr. X meent dat er sprake is van een belangenconflict in hoofde van het kantoor W van mrs. U en V. Professor en erenotaris Z is als wetenschappelijk adviseur (of counsel) verbonden aan het advocatenkantoor W. Bijna 30 jaar geleden heeft zij als notaris:

• een erfrechtverklaring opgesteld en een aangifte nalatenschap ingediend naar aanleiding van het overlijden van de eerste echtgenote en moeder van respectievelijk de heer A en mevrouw M en A A (mevrouw C);
• het echtscheidingsdossier afgehandeld van mevrouw M A;
• enkele akten verleden voor twee vennootschappen van de heer A, waarvan thans zijn dochters aandeelhouders en bestuurders zijn geworden.

Volgens mr. X bestaat het belangenconflict – of minstens een wezenlijke dreiging daartoe – in het feit dat erenotaris Z destijds is opgetreden voor zijn cliënten, terwijl haar kantoorgenoten thans optreden tegen de zussen A (thans de cliënten van mr. X) en dit in een aangelegenheid die onmiddellijk verband houdt met het optreden destijds van notaris Z, zijnde het overlijden en de (volgens mr. X) nog niet vereffende en verdeelde nalatenschap van mevrouw C.

Mrs. U en V menen daarentegen dat er geen sprake is van een belangenconflict. Erenotaris trad destijds op als notaris en niet als advocaat. De cliënten van mr. X (de zussen A) zijn derhalve geen ‘gewezen cliënten’ in de zin van de Codex Deontologie voor Advocaten. Bovendien was haar optreden als notaris louter instrumenteel. Verder is volgens mrs. U en V erenotaris Z nooit betrokken geweest bij de vereffening en verdeling van de nalatenschap van de moeder van de cliënten van mr. X (mevrouw C).

Vooraleer ik u advies verleen, merk ik op dat volgende stukken niet voorliggen:
(1) een verklaring van erenotaris Z dat zij inderdaad nooit is tussengekomen in de vereffening– verdeling van de nalatenschap van de eerste echtgenote van de heer A;
(2) de samenwerkingsovereenkomst tussen de advocaten van W en de niet-advocaat Z;
(3) enig stuk waaruit zou blijken dat de vereffening–verdeling van de eerste echtgenote van de heer A nog hangende zou zijn.

1.
Vooreerst merk ik op dat het - zoals stafhouder y vermoedt het geval te zijn – een advocaat (in casu mr. X) niet betaamt een tegenstrever (mrs. U en V) ‘zomaar’ te trachten uit een dossier te laten verwijderen door het neerleggen van een klacht bij de stafhouder wegens een vermeende schending van de deontologie.

Een uitzondering hierop zijn de tegenstrijdige belangen. Deze moeten wel aangetoond zijn, minstens erg aannemelijk zijn gemaakt.

2.
In casu wordt een belangenconflict opgeworpen in hoofde van het advocatenkantoor W omwille van de aanwezigheid van erenotaris Z in haar hoedanigheid van wetenschappelijk adviseur (of counsel) op het kantoor W. Zij is geen advocaat.

Uit de website van W blijkt mevrouw Z als of counsel lid te zijn van het team. Blijkbaar gaat het hier om een beroepsmatige geïntegreerde samenwerking met een niet-advocaat.

In dit verband wens ik artikel V.2.1 van de Codex in herinnering te brengen:

“De advocaat verzekert in zijn beroepsmatige samenwerking met niet-advocaten zijn onafhankelijkheid, zijn partijdigheid en de bescherming van zijn beroepsgeheim en vermijdt elk mogelijk belangenconflict.”

De tegenstrijdigheid van belangen speelt met andere woorden voor alle mensen die met de advocaat samenwerken, zelfs voor zij die geen advocaat zijn.

De regel van artikel V.2.1. van de Codex legt de bewijslast dat een belangenconflict onmogelijk is bij de advocaat van het samenwerkingsverband met derden en niet bij anderen.

De vraag rijst aldus of er in casu sprake is van een mogelijk belangenconflict binnen het kantoor W, daar mrs. U en V thans optreden tegen de zussen A en erenotaris Z bijna dertig jaar geleden volgende werkzaamheden heeft verricht:

• een erfrechtverklaring opgesteld en een aangifte nalatenschap ingediend naar aanleiding van het overlijden van de eerste echtgenote en moeder van respectievelijk de heer A en mevrouw M en A A (mevrouw C);
• het echtscheidingsdossier afgehandeld van mevrouw M A;
• enkele akten verleden voor twee vennootschappen van de heer A, waarvan thans zijn dochters aandeelhouders en bestuurders zijn geworden.

Met betrekking tot het opstellen van de aangifte nalatenschap merk ik op dat dit een stuk is raadpleegbaar door eenieder die een belang kan laten gelden, dus ook door de tweede echtgenote van de heer A, mits toestemming van de rechter. In beginsel zijn alle gegevens meegedeeld aan de notaris met het oog op het opstellen van de aangifte nalatenschap ook in voormelde aangifte verwerkt zodat of notaris Z deze aangifte heeft opgesteld of een andere notaris er in feite niet toe doet. In beginsel kan dit in casu geen reden opleveren voor een tegengesteld belang.

Wat het echtscheidingsdossier betreft, wordt niet aangegeven waarin de echtscheiding van de dochter enige relevantie heeft voor de toen niet opengevallen nalatenschap van de vader en zijn de gegevens van dit dossier wellicht niet relevant voor de vereffening en verdeling van de nalatenschap van de vader van mevrouw M A.

Met betrekking tot de akten verleden voor de twee vennootschappen van de heer A, rijst de vraag of deze vennootschappen deel uitmaken van de nalatenschap. Zelfs zo dit het geval zou blijken, dan nog zijn de akten verleden voor de vennootschap in beginsel raadpleegbaar door derden, terwijl de relevantie voor de incidentie van deze vennootschapsakten in het kader van de nadien opgevallen nalatenschap van de vader en de daarmee gepaard gaande vereffening–verdeling van diens nalatenschap niet wordt geduid. Ook hier ontwaart men dan ook geen tegenstrijdig belang.

Ik meen dan ook te kunnen besluiten dat op grond van deze werkzaamheden erenotaris Z destijds wellicht geen geheime informatie heeft bekomen die thans door mrs. U en V zou kunnen gebruikt worden in hun dossier tegen de zussen A. Het komt mij dan ook voor dat met de thans voorhanden zijnde gegevens binnen het kantoor W er geen sprake is van een belangenconflict, zodat er geen reden is om mrs. U en V te deporteren uit het dossier.

Tot slot wens ik nog op te merken dat de stafhouder op grond van artikel 473 Ger. W. de bevoegdheid heeft om een advocaat te verplichten zich uit een zaak terug te trekken. Deze bewarende maatregel is zeer ingrijpend zowel voor de advocaat als voor de cliënt. De stafhouder moet dan ook de nodige voorzichtigheid aan de dag leggen, wat mijns inziens minstens duidelijk aanwijsbare redenen veronderstelt. Dit laatste lijkt niet aan de orde, zodat mrs. U en V van het kantoor W zich met de thans overgelegde gegevens niet moeten terugtrekken uit het voorliggend dossier.

Jacques Van Malleghem
Bestuurder departement deontologie