Deontologie-advies Advies 380

De problematiek die aan de orde is is de volgende: Een overeenkomst bevat volgende clausule:

“Indien de authentieke akte door de fout van een der partijen niet verleden kan worden, dan zal de andere partij de keuze hebben, nadat een door haar aan de ingebreke gebleven partij bij aangetekend schrijven of deurwaardersexploot verrichtte aanmaning 15 dagen zonder gevolg is gebleven, ...”

De brief die krachtens deze clausule in de overeenkomst aangetekend of met deurwaardersexploot moet worden verzonden, wordt in casu vervangen door een niet-vertrouwelijke brief verzonden per fax. Over het niet-vertrouwelijk karakter van deze brief bestaat blijkbaar geen betwisting.

Het hof van beroep te ... oordeelt omtrent deze brief het volgende:

“Het officieel schrijven van de raadsman van de appelanten aan de raadsman van de geïntimeerden van 11 december 2003, eveneens per fax verzonden, is niet te aanzien als een ingebrekestelling bij aangetekend schrijven of bij deurwaardersexploot zoals vereist door bijvoorbeeld artikel 8.2”.

De advocaat in kwestie schrijft u aan en schrijft onder meer:

“Ik heb altijd geweten dat het een regel is, zeker ongeschreven en mogelijks zelfs geschreven, dat advocaten elkaar niet aanschrijven met aangetekende brieven. In de gegeven omstandigheden meen ik dat mijn cliënten slachtoffer zijn van de deontologie en dit is mijns inzien onaanvaardbaar.

Ik meen dat een ingebrekestelling wel degelijk mogelijk is bij officieel schrijven als dit als dusdanig wordt aanvaard.”

Ik vrees dat de advocaat in kwestie een aantal zaken door elkaar haalt.

Indien de wet of een overeenkomst, die partijen tot wet strekt, uitdrukkelijk bepaalt dat een brief aangetekend of met deurwaardersexploot moet worden verzonden om bepaalde rechtsgevolgen te hebben, dan kan een deontologische regel daarvan niet afwijken. Overigens is een deontologische regel die advocaten absoluut zou verbieden elkaar aangetekende brieven te zenden, mij niet bekend.

Het hof van beroep te ... heeft mijns inziens heel terecht geoordeeld dat de gewone brief verzonden van de ene advocaat naar de andere advocaat niet gelijk te stellen is met een aangetekende brief, zoals vereist door het contract.

Er is bovendien nog een andere reden waarom een niet-vertrouwelijke brief geen aangetekende ingebrekestelling kan vervangen.

Het mandaat ad litem van de advocaat houdt immers niet in dat de advocaat een mandaat heeft om in naam van zijn cliënt ingebrekestellingen te ontvangen. In die zin werd geoordeeld door het Hof van Beroep te Luik in een arrest van 29 juni 1990 (Revue régionale de droit, januari 1991, p. 63).

Opdat een brief van een advocaat aan een andere advocaat aan de contractuele vereiste van een aangetekende brief van partij tot partij zou voldoen, moet deze brief aan volgende voorwaarden voldoen:

• de advocaat moet een bijzonder mandaat hebben van zijn cliënt om deze brief te verzenden;
• de brief moet aangetekend worden verzonden;
• de brief moet een niet-vertrouwelijk karakter hebben, wat impliceert dat het niet
• vertrouwelijk karakter uitdrukkelijk moet worden aanvaard door de ontvanger;
• de advocaat – ontvanger moet een bijzonder mandaat hebben van zijn cliënt om een ingebrekestelling te ontvangen; de advocaat – verzender zal dus een uitdrukkelijke bevestiging moet vragen van de ontvanger dat hij een mandaat heeft om de ingebrekestelling te ontvangen (en dan nog bestaat het risico dat de cliënt van deze advocaat later het mandaat, dat een bijzonder mandaat moet zijn, betwist).

Rekening houdende met dit alles kan aan advocaten enkel de raad worden gegeven om dergelijke brieven niet te vervangen door niet-vertrouwelijke briefwisseling, die daarvoor niet bestemd is.

Indien de wet of het contract een aangetekende brief vereist, dan moet deze aangetekende brief worden verzonden door de ene partij aan de andere partij. Niets belet de advocaat deze brief op te stellen en te laten verzenden door zijn cliënt.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie