Deontologie-advies Advies 364

Meester X (balie A) en meester Y (balie B) zijn de respectieve raadslieden van partijen die in een geschil verwikkeld zijn.

Het geschil betreft een overeenkomst, waarin blijkbaar ook een arbitrageclausule is opgenomen, verwijzend naar de vzw Kamer van Arbitrage en Bemiddeling. Gezien ik daaromtrent geen stukken heb, leid ik dit enkel af uit de context.

Op een gegeven ogenblik beslissen meester Y en zijn cliënten dat de arbitrageprocedure moet worden gestart.

Artikel 4 van het procedurereglement van de Kamer van Arbitrage en Bemiddeling bepaalt:

Zich steunend op deze bepaling zendt meester Y volgende brieven:

• Een aangetekende brief dd. 04.05.2009 aan de vzw Kamer van Arbitrage en Bemiddeling, verzonden op 06.05.2009
• Een aangetekende brief dd. 04.05.2009 rechtstreeks aan de tegenpartij (cliënt van mr. X), verzonden op 11.05.2009
• Een gewone brief dd. 11.05.2009 aan de vzw Kamer van Arbitrage en Bemiddeling, waarbij hij kopie zendt van de brief van 04.05.2009 aan de tegenpartij, slechts verzonden op 11.05.2009
• Een brief dd. 11.05.2009 aan meester X met als bijlage de brief van zelfde datum aan de vzw Kamer van Arbitrage en Bemiddeling en de aangetekende brief aan de cliënt van meester X

De brief die meester Y aan de cliënt van meester X zendt, luidt als volgt:

Meester X is van oordeel dat meester Y de brief van 4 mei 2009 niet rechtstreeks naar zijn cliënt mocht zenden, omdat een advocaat niet rechtstreeks een tegenpartij mag aanschrijven, wanneer hij weet dat deze tegenpartij een advocaat heeft. Meester X is tevens van oordeel dat meester Y deze brief niet mag aanwenden in de arbitrageprocedure, wat meteen ook voor gevolg zou hebben dat de arbitrageprocedure niet ontvankelijk zou zijn, gezien de brief blijkbaar een ontvankelijkheidsvereiste is. Ik laat daarbij in het midden of de brief thans voldoet aan artikel 4 van het procedurereglement, gezien de brief van 4 mei 2009 blijkbaar slechts werd verzonden op 11 mei 2009.

Overeenkomstig artikel 6 van het reglement betreffende de aan procedures verbonden regels van confraterniteit heeft de advocaat met betrekking tot een bepaalde zaak geen rechtstreeks contact met een partij, van wie hij weet dat deze in die zaak wordt bijgestaan door een advocaat, tenzij die advocaat uitdrukkelijk zijn toestemming heeft gegeven en op voorwaarde dat deze laatste op de hoogte wordt gehouden.

Deze regel geldt vanzelfsprekend niet voor akten van procedure, die door de advocaat worden opgesteld en worden overgemaakt aan de tegenpartij, zoals dagvaardingen, verzoekschriften, enzovoort.

Uit het verweer van meester Y blijkt dat deze er van uitgaat dat de bewuste brief moet worden beschouwd als een stap in de procedure, verplicht bij artikel 4 van het procedurereglement (en artikel 1683, 1. Ger.W.). Gezien het gaat om een akte van procedure, kan de advocaat dit rechtstreeks overmaken aan de tegenpartij.

Er valt iets te zeggen voor deze redenering. In elk geval is het zo dat de brief, die verplicht wordt door artikel 4 van het procedurereglement, niet geldig kon worden verzonden aan meester X, maar wel moest gericht zijn aan de tegenpartij zelf. Anderzijds kon de kwestieuze brief net zo goed geschreven en verzonden zijn door de partij zelf. Vanuit procedureel oogpunt was er dus geen enkele noodzaak om de brief door meester Y te laten verzenden.

Voor de beoordeling van deze zaak moet mijns inziens niet alleen rekening worden gehouden met de letter van het reglement, maar ook met de geest van het reglement.

In artikel 1 van het reglement staan de algemene principes, waarnaar moet worden teruggegrepen bij interpretatiemoeilijkheden. Het tweede lid van artikel 1 luidt:

De regel dat een advocaat geen rechtstreeks contact heeft met een tegenpartij die is bijgestaan door een advocaat kadert in voormelde regel. Door dit rechtstreekse contact dreigt het evenwicht in het tegensprekelijk karakter van de procedure (elke partij is bijgestaan door een advocaat) immers te worden verbroken. Het gevaar op misleiding van de tegenpartij is daarbij ook niet denkbeeldig.

In deze zaak is niets daarvan aan de orde. De inhoud van de brief is neutraal en vermeldt enkel het essentiële met betrekking tot de arbitrageprocedure. Het is inderdaad een stap in de procedure die volgens het procedurereglement (en het gerechtelijk wetboek) moet worden genomen. Of de brief nu verzonden zou geweest zijn door de cliënten van meester Y of door meester Y zelf, de inhoud zou dezelfde geweest zijn en het doel zou hetzelfde geweest zijn.

Natuurlijk heeft de regel van artikel 6 van het reglement ook een zuiver confraternele bedoeling. Het feit dat een advocaat zijn tegenstrever passeert en rechtstreeks contact heeft met de tegenpartij, dreigt bij die tegenpartij het gevoel te doen ontstaan dat hij niet goed verdedigd is of dat hij zijn raadsman niet (langer) nodig heeft. In beide gevallen wordt de tegenstrever nodeloos in verlegenheid gebracht.

Ik besluit dat rekeninghoudende met de letter van het reglement er twijfel kan bestaan over de vraag of meester Y zelf de bewuste brief mocht schrijven. Er kan immers twijfel bestaan over de vraag of het hier gaat om een procedureakte of niet. Tegen de geest van het reglement heeft meester Y mijns inziens niet gezondigd, mede omdat meester Y te goeder trouw kon menen dat hij de brief - als procedureakte - zelf mocht verzenden.

Ik wil daar voor de volledigheid aan toevoegen dat meester Y vanzelfsprekend een kopie van de brief moest overmaken aan meester X. Hij heeft dit gedaan bij brief van 11 mei 2009, datum waarop blijkbaar ook de brief van 4 mei 2009 uiteindelijk werd verzonden.

Tot slot wil ik er ook aan toevoegen dat het schrijven van een brief in strijd met artikel 6 van voormeld reglement niet noodzakelijk en automatisch betekent dat deze brief niet in rechte zou kunnen worden aangewend.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie