Deontologie-advies Advies 174

Het probleem is het volgende. Enkele leden van uw balie zijn geassocieerd, en hebben in hun kantoor een aantal medewerkers (die ze "organieke" medewerkers noemen, maar deze aanduiding is mij helemaal onbekend).

Zij dragen niet bij in de kantoorkosten : alle kosten eigen aan het gebruik en de werking van het kantoor worden integraal door de partroons-geassocieerden gedragen.

Omwille van de imperatieven, eigen aan de kantoororganisatie, verlangen zij wel van al hun medewerkers dat zij bij hen hun kantoor vestigen ; zij staan aldus ook op het kantoorbriefpapier.

Voor de behandeling van alle dossiers die deze medewerkers voor rekening van het kantoor behandelen, wordt uitsluitend het kantoorbriefpapier gebruikt van de associatie.

Sommige medewerkers behandelen, praktisch gezien, geen "eigen" zaken (m.a.w. geen dossiers die niet tot het kantoor behoren).

Bij anderen ligt dat anders, hoewel men ervan uitgaat dat de prestaties die deze medewerkers voor eigen rekening verrichten in het kader van hun beroepsuitoefening als advocaat, van beduidend minder omvang zijn dan de prestaties die zij voor het kantoor verrichten.

Wanneer dergelijke medewerker een dossier voor eigen rekening behandelt, dat dus niet tot het kantoor behoort, dan gebruikt hij daartoe een geïndividualiseerd briefpapier met een eigen (apart) kantooradres. Hij heeft dus twee kantoren.

De vraag is of dit gebruik van twee aparte briefpapieren toegelaten is.

Het Reglement van de Nationale Orde op de samenwerkingsverbanden van 8 maart 1990 stelt in zijn artikel 4 dat de maatschappelijke benaming van de aldaar besproken (interarrondissementele) samenwerkingsverbanden, zijnde de associatie en kostenassociatie (of groepering) en de vennootschap, uitsluitend de naam van één of meer vennoten of overleden vennoten mag bevatten.

Dit reglement is nog in voege maar brengt ons niets bij ; ik vermeld het enkel - hoewel het een ander dan de besproken situatie regelt - omdat het de (onterechte) basis is geweest voor een verder te bespreken beslissing van de Antwerpse raad van de Orde.

Het reglement van de Nationale Orde i.v.m. de publiciteit van 25 juni 1990, 25 april 1991, 8 oktober 1992, 24 juni 1993 en 19 december 1996 verwijst in zijn artikel 5 naar het briefpapier ; dat mag slechts de naam en de voornaam van de advocaat of geassocieerde of gegroepeerde advocaten bevatten en hun kantooradres.

Het is niet duidelijk of dit reglement nog van toepassing is, daar het minstens voor het grootste deel impliciet maar zeker is opgeheven en vervangen door het reglement Publiciteit van de Orde van Vlaamse Balies van 18 september 2002.

Dan is er het reglement Samenwerkingsverbanden van de balie van Antwerpen (reglement 29 juni 1992) en Mechelen (reglement 15 maart 1994, Vademecum balie Mechelen, pag. 221/3).

Het gaat om identieke teksten die telkens slechts betrekking hebben op de eigen balie.

Het bijzondere van deze reglementen is dat zij een samenwerkingsverband ruimer omschrijven dan het Nationaal Reglement. Samenwerkingsverbanden worden er omschreven als duurzame, georganiseerde en zichtbare vormen van samenwerking tussen advocaten met het oog op de uitoefening van hun beroep, hetzij door gehele of gedeeltelijke integratie van hun beroepsuitoefening, hetzij door het delen van kosten of het organiseren van gemeenschappelijke diensten (artikel 1). En de eerste vorm van samenwerkingsverband word genoemd : de feitelijke groepering van advocaten op hetzelfde kantooradres. Daarmee wordt bedoeld :

Betreffende de veruiterlijking van de samenwerking op briefpapier zegt artikel 6 van deze reglementen slechts het volgende :

Op 24 april 1996 besliste de Antwerpse raad van de Orde (Tableau 1996/15, 9 oktober 1996, pag. 3) :

Probleemstelling. 

Kunnen een advocaat en een losse medewerker, die weliswaar op hetzelfde adres gevestigd zijn, een gezamenlijk briefpapier gebruiken ?

Beslissing

De Raad oordeelde terecht dat dit niet mogelijk is. In de beslissing wordt verwezen naar artikel 4 van het Nationaal Reglement "Uitoefening in samenwerking van het beroep van advocaat" en artikel 5 van het Nationaal Reglement "Publiciteit", aangezien het Antwerpse reglement "Samenwerkingsverbanden tussen advocaten" op dit punt niet duidelijk is. Zo bepaalt artikel 5 van het reglement "Publiciteit" dat het briefpapier van de advocaat enkel mag vermelden "naam en voornamen van de advocaat of de geassocieerde of gegroepeerde advocaten". Voormelde advocaat en zijn losse medewerker kunnen bijgevolg enkel gemeenschappelijk briefpapier gebruiken indien een overeenkomst wordt neergelegd bij de stafhouder waarin de samenwerking wordt geregeld."

Zoals al gezegd kan artikel 4 van het Nationaal Reglement uitoefening in samenwerking van het beroep van advocaat bezwaarlijk als grondslag dienen voor deze beslissing, gezien het hier helemaal niet over een associatie of groepering (interarrondissementeel) in de zin van het Nationaal Reglement gaat.

Artikel 6 van het Nationaal Reglement Publiciteit lijkt ondertussen geen steun (meer) te geven aan de Antwerpse beslissing.

Meer steun kan uitgaan (doch dit wordt niet vermeld) van het eigen (en Mechels) reglement Samenwerkingsverbanden en zijn eis van transparantie door duidelijk onderscheid tussen de statuten ; hoewel de beslissing juist toevoegt dat dit reglement op dit punt niet duidelijk is.

Onthouden wij dus vooralsnog alleen dat in Antwerpen de door de terzake betrokken Mechelse advocaten gevolgde werkwijze niet aanvaard wordt.

Daarnaast hebben wij een zeer recente Mechelse beslissing van de raad van de Orde van 18 november 1997, eveneens opgenomen in het Vademecum. Deze luidt :

"Briefpapier - beslissing raad van de Orde dd. 18.11.1997

1. Het is een advocaat niet toegestaan op hetzelfde ogenblik gebruik te maken van verscheidene soorten briefpapier.

2. Deze regel geldt vanaf 1.01.1998.

Toelichting :

Advocaat X is medewerker bij advocaat Y.

Op het briefpapier van advocaat Y wordt advocaat X vermeld.

Advocaat X dient hetzelfde briefpapier te gebruiken als advocaat Y.

Deze regel heeft tot doel verwarring te voorkomen."

De beslissing verwijst in zijn motivering "om verwarring te voorkomen" naar verluidt naar een incident met een advocaat van de balie van Leuven over strijdigheid van belangen. Het is duidelijk dat strijdige belangen minder gemakkelijk detecteerbaar zijn voor de cliënt (en dat de verleiding om ze te verdedigen groter is voor de advocaat) wanneer de advocaat onderscheiden belangen kan uitsplitsen over diverse briefpapieren en kantoren.

Het motief openheid en transparantie lag dan ook voor in Antwerpen bij de totstandkoming van een identieke beslissing als deze in Mechelen.

Ik heb geen verder nazicht gedaan bij alle balies van het Vlaamse land, maar mij werd verzekerd dat in de balies van Leuven en Hasselt bv. de hier besproken praktijk van het betrokken Mechels kantoor ook wordt gevolgd, vooralsnog zonder opmerkingen van de balieoverheid.

Op zichzelf kan dit een aansporing tot onderzoek en mogelijk unificerend reglementeren zijn voor de Orde van Vlaamse Balies, maar bij gebreke aan hogere norm staat het de raden van de Orde van de individuele balies vanzelfsprekend vrij hun reglementen uit te vaardigen om bepaalde oogmerken van deontologisch gedrag (transparantie - vermijden van strijdigheid van belangen) te realiseren.

Mij komt echter voor dat er wel degelijk een hogere norm bestaat sedert 18 september 2002, nl. het reglement van de Orde van Vlaamse Balies op de vestiging van meerdere kantoren.

Zoals de betrokken advocaten schrijven is het verbod van artikelen 1 en 2 van dit reglement niet op hun medewerkers van toepassing, omdat het zich enkel richt tot een samenwerkingsverband in de zin van dit artikel, nl. "de professionele burgerlijke vennootschap met handelsvorm en de burgerlijke vennootschap van middelen met handelsvorm, de professionele burgerlijke maatschap en de burgerlijke vennootschap van middelen".

Deze advocaten-medewerkers, die hun beroep niet uitoefenen binnen een samenwerkingsverband zoals hoger gedefinieerd, kunnen dus wel degelijk, en dit in strijd met echte associaties of echte gegroepeerde advocaten, of advocaten-vennoten in een vennootschap met handelsvorm, meerdere kantoren openen, hoofdens artikel 1 van het reglement. Doch als ze meerdere vestigingen hebben, zoals in casu, moeten ze ook conform artikel 3, lid 1 van het reglement eenvormig kantoorpapier gebruiken voor al hun vestigingen.

Dat brengt mee dat indien de advocaten-vennoten toestaan dat hun medewerkers officieel meerdere kantoren hebben, waaronder dat van de associatie, zij niet kunnen vragen dat deze medewerkers geen gebruik maken van het associatiebriefpapier voor hun eigen zaken.

Het is slechts voor de advocaten-stagiairs met een tweede kantoor dat een andere regeling geldt (artikel 3, lid 3, § 4).

De advocaat-medewerker, die een tweede kantoor heeft, moet dit hoofdens artikel 3, lid 1 (ondergeschikt) melden op zijn eenvormig briefpapier, dus terzake op het associatiebriefpapier.

Uit het oogpunt van transparantie is het aangewezen dat uit dat briefpapier blijkt wie vennoot is en wie niet (zie reglementen Antwerpen en Mechelen, artikel 6) en de medewerkers zullen hun dossiers (in eerste of tweede kantoor) behandelen op gelijk briefpapier. Uit hoofde van transparantie kan uit de nodige aanduidingen en referenties blijken onder welk "statuut" de medewerker de zaak behandelt, als medewerker of in eigen naam. In casu heeft de kwestie van de aansprakelijkheid van het kantoor geen betekenis : het gaat in elk geval om een burgerlijke vennootschap, waarvan de vennoten niet solidair aansprakelijk zijn (onder elkaar en voor de medewerkers), terwijl alle betrokken advocaten individueel verzekerd zijn.

Ik meen dus te mogen besluiten dat de gerapporteerde praktijk niet toegelaten kan worden. Niet onder de Mechelse beslissing van 18 november 1997 en niet onder het reglement van de Orde van Vlaamse Balies van 18 september 2002.

Stafhouder Jo Stevens

Bestuurder departement deontologie