Een peer review aanvragen, het is misschien toch wel iets voor u?

Ze zag er geen graten dat zo’n peer review door een confrater gebeurde, in tegendeel, ze vertrouwde er op dat een confrater mildheid aan de dag zou leggen en ook wel wist dat er overal wel eens iets fout loopt. En dus vroeg ze in 2020 zo’n peer review aan. Ze bereidde er zich goed op voor aan de hand van informatie over de peer review die ze op deze website vond. Ze vergeleek er alle beschikbare modellen, schaafde waar nodig haar eigen ontwerpen bij en schreef een leidraad uit voor haar kantoor. Ze schreef alles uit in procedures. Door die na te leven kunnen medewerkers probleemloos in elkaars dossiers verder werken als een collega onverwacht uitvalt.

Voor de verbouwing van haar kantoor deed ze een beroep op een architect met een broer die advocaat was, het was dus iemand die wist hoe belangrijk het in een advocatenkantoor is om ten allen tijde de vertrouwelijkheid en het beroepsgeheim te beschermen. Zij pakte het zo aan dat de bewegingen van de kantoormedewerkers volledig gescheiden verlopen van die van het cliënteel:

• er is een trap voor cliënten die hen alleen naar de vergaderzaal leidt, kantoormedewerkers gebruiken achteraan een andere trap naar de kantoorruimtes. Zelfs als cliënten op weg naar het toilet verkeerd lopen kunnen ze niet in de kantoren terecht komen.
• alle dossiers bevinden zich op de benedenverdieping uit het zicht van de cliënten, achter een wand met verborgen deuren zonder handgrepen, alleen kantoormedewerkers weten hoe die deuren openen
• in de vergaderzaal ligt alleen het dossier klaar waarvoor de cliënt komt

Ze was klaar voor de peer review.

Het was niet mr. Truyens die bij haar langskwam voor de peer review maar als een van de vaste peer reviewers schetst hij wel even hoe dat verloopt: er wordt een afspraak gemaakt voor een fysiek bezoek, de peer reviewer doet een rondgang in het kantoor en overloopt een vragenlijst. Het kantoor weet welke vragen er zullen worden gesteld want de peer reviewer vraagt om op voorhand de zelftest te doen. 

De vragen gaan over drie verschillende aspecten van de kantoorwerking:

1. De opdrachtfase: hoe wordt de identiteit van de cliënt gecontroleerd, wordt er een overeenkomst met ereloonafspraken opgemaakt? Wordt er gecheckt of de cliënt in aanmerking komt voor tweedelijnsbijstand? enz
2. De uitvoeringsfase van de opdracht: hoe communiceert het kantoor met de cliënt? Werkt het kantoor met controleerbare afrekeningen van de prestaties? enz
3. De algemene werking van het kantoor: zijn er GDPR-procedures, gebeuren er interne controles en hoe gebeuren die dan?

Voor de goede orde: een peer review toetst nooit af of het kantoor inhoudelijk goed werk levert, het is alleen de werking van de kantoororganisatie die wordt doorgelicht, niet de intellectuele prestaties van de advocaat. Cruciaal bij zo’n peer review, zegt mr. Truyens, is dat er niet wordt gezondigd tegen de privacyregels en dat financieel alles correct verloopt, onder meer via de derdenrekening. Die fouten kwam hij nog niet tegen bij de kantoren die hij doorlichtte.

Wel weet hij uit ervaring dat veel advocaten in de fout gaan als het op de bescherming van de vertrouwelijkheid aankomt: overdag zorgen ze ervoor dat dossiers niet in het zicht van onbevoegden liggen maar na de kantooruren worden dossiers vaak niet slotvast opgeborgen.

Mr. Truyens heeft trouwens 5 tips om, zelfs los van een peer review, de werking van uw kantoor te verbeteren:

1. Maak duidelijke afspraken
2. Doe periodieke controles
3. Stel een draaiboek op
4. Doe een tevredenheidsonderzoek
5. Heb aandacht voor privacy

Het kantoor van mr. Jacobs heeft de peer review met glans doorstaan, ze kreeg geen verbeterpunten maar zelf heeft ze na de peer review toch nog werk gemaakt van een betere agendering, zelf houdt ze nog altijd vast aan een papieren agenda maar er wordt nu ook altijd consequent digitaal geagendeerd, als iemand onverwacht moet inspringen kan hij of zij die agenda zelfs van op afstand meteen overnemen en inkijken.

Mr. Jacobs is tevreden dat ze een peer review aanvroeg, ze raadt het haar confraters ook warm aan. Zo’n peer review kost wel wat, sommigen denken dat het daardoor veeleer weggelegd is voor grote kantoren. Net niet, zegt mr. Truyens, grote kantoren hebben mensen en middelen om zich goed te organiseren. Voor een klein of middelgroot kantoor is een peer review en de leidraad voor een kwalitatieve praktijk op deze website van onschatbare waarde. Mr. Jacobs beaamt dat volmondig, zij heeft sinds kort een driemanskantoor en vindt het voor kleine of middelgrote kantoren net interessant om zich via het label “peer reviewed” te onderscheiden en zichtbaar te maken.