Ga verder naar de inhoud

Pri­va­cy­ver­kla­ring in het kader van Advocaten en advocaat-stagiairs

(versie 13/11/2023)

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Alle persoonsgegevens die wij over u ontvangen als advocaat(-stagiair) bij de Orde van Vlaamse Balies (zoals hieronder gedefinieerd) worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“GDPR”), evenals deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring bezorgt u meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

2. DOELEINDEN

3. BEVEILIGING

4. RECHTEN

5. UPDATES

1. IDENTITEIT EN CON­TACT­GE­GE­VENS

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit:

  • Orde van Vlaamse Balies (“OVB”)
  • Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel

Ondernemingsnummer: 0267.393.267

De OVB slaat eveneens op haar organen, i.e. voorzitter, leden van de raad van bestuur, commissies en werkgroepen.

Voor sommige doeleinden verwerkt de OVB uw persoonsgegevens samen met andere verwerkingsverantwoordelijke(n). De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken worden opgenomen onder het desbetreffende doeleinde. In geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact opnemen met iedere gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.

De contactgegevens van OVB kan u hieronder terugvinden:

  • via e-mail: info@advocaat.be
  • via telefoon: +32 3 337 54 70
  • via post naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”

De OVB heeft ingevolge de GDPR een Functionaris voor Gegevensbescherming of Data Protection Officer aangeduid. De functionaris voor gegevensbescherming kan via dpo@ordevanvlaamsebalies.be gecontacteerd worden.

Wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de applicaties voor het Digital Platform of Attorney’s (“DP-A”), bijv. de BJB-applicatie, kan u de privacyverklaringen terugvinden op de website van DP-A.

2. DOELEINDEN

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

Interne organisatie OVB

Sponsoring

Financieel beheer

Verkiezingen

Geschillenbeheer

Deontologische verplichtingen

Beheer elektronische lijsten

Permanente vorming

Beroepsopleiding

Stageverplichtingen

Bekwaamheidsproef

Juridische tweedelijnsbijstand

Melding en adviezen

Tuchtprocedures

GCR-adviezen

GCR-adviezen

Varia

Communicatie

Online zoekmodules

Evenementen

Wedstrijden

Studies

Toegangscontrole

Hieronder kan u voor elk van deze doeleinden terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

Interne organisatie en eigen beheer OVB

a) Sponsoring

In het kader van onze sponsoringactiviteiten verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (btw-nummer, ondernemingsnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling, bedrag van sponsoring), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies en informatie over uw beroep en betrekking (kantoor, functie, plaats van tewerkstelling, website).


De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om sponsoractiviteiten te organiseren, waaronder het contact met (potentiële) sponsors, de administratie van sponsors, etc. Dit omvat zowel de sponsoring door onze vaste sponsors als (ad hoc) sponsors van evenementen (bijv. in het kader van het OVB Congres).

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten of uitvoeren van de overeenkomst (art. 6, §1, (b) GDPR) en – voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor het sluiten of uitvoeren van deze overeenkomst, dan wel de overeenkomst niet met u (rechtstreeks) wordt afgesloten – het gerechtvaardigd belang om onze sponsoring te organiseren (art. 6, §1, (f) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u in het kader van de sponsoring wanneer de OVB u contacteert of wanneer u zich aanbiedt als sponsor.

Voor onze sponsoring houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar nadat de sponsoring beëindigd wordt (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van sponsering (banken en verzekeringsmaatschappijen, aanbieder boekhoudplatform). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

b) Financieel beheer

In het kader van ons financieel beheer verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, rijksregisternummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies en informatie over uw beroep en betrekking (geleverde prestaties).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de inkomsten en uitgaven van de OVB te beheren, zoals het opstellen van boekhoudkundige documenten en jaarrekening, de controle en opslag van baliebijdragen door de Ordes van Advocaten. Dit is noodzakelijk voor het financieel beheer van de OVB.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichting (art. 6, §1, (c) GDPR), zoals vervat in art. I.1 en III.82 WER en art. III.89 WER en art. III.90 WER en art. 314 WIB en - voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichtingen - op het gerechtvaardigd belang om onze boekhouding te voeren (art. 6, §1, (f) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw verzoek tot inschrijving op het tableau of de lijst van stagiairs of in het kader van een specifieke samenwerking (bijv. spreker op een seminarie).

Voor doeleinden van ons financieel beheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na afsluiting van het respectievelijke boekjaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van ons financieel beheer (overheden, aanbieder boekhoudplatform, accountants en externe bedrijfsrevisor, banken en verzekeringsmaatschappijen). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

c) Verkiezingen

In het kader van de verkiezingen verwerken wij mogelijk in uw hoedanigheid als stemgerechtigde uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, informatie over uw beroep en betrekking (functie) en uw uitgebrachte stemmen. In uw hoedanigheid als kandidaat- of aftredend mandaathouder verwerken wij daarenboven mogelijk uw persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit), tuchtveroordelingen, beeldopnames en enige andere gegevens die u heeft opgenomen in uw kandidatuur.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de verkiezing van de voorzitter van de OVB, de leden van de raad van bestuur en de afgevaardigden van de algemene vergadering van de OVB te organiseren. Deze organisatie omvat onder meer het versturen van (elektronische) communicaties en uitnodigingen tot de stemming.

De rechtsgrond voor deze verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 491) en het Reglement van de Orde van Vlaamse Balies. Wanneer wij gerichte afbeeldingen of video's van u nemen in het kader van de organisatie van verkiezingen en deze willen delen op onze website en sociale media (LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter), zullen wij daartoe uw toestemming vragen (art. 6, §1, (a) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u hetzij bij uw verzoek tot inschrijving op het tableau of de lijst van stagiairs (plus een verificatieperiode van 1 jaar), hetzij bij het indienen van uw kandidatuur.

Voor verkiezingsdoeleinden houden we uw persoonsgegevens in uw hoedanigheid als stemgerechtigde bij zolang u vermeld wordt als advocaat(-stagiair) op het tableau of de lijst van stagiairs. In uw hoedanigheid als kandidaat-mandaathouder houden we uw persoonsgegevens bij tot 1 jaar na de verkiesbare periode en in uw hoedanigheid als aftredend mandaathouder tot 5 jaar na de beëindiging van uw mandaat. De uitgebrachte stemmen worden bijgehouden tot 3 maanden na de verkiezing.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met andere (derde) partijen met wie wij samenwerken in het kader van de verkiezingen (Ordes van Advocaten, aanbieder mailplatform, aanbieder van het verkiezingsplatform, externe deurwaarder; in uw hoedanigheid als kandidaat- of aftredend mandaathouder bijkomend: stemgerechtigden). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

d) Geschillenbeheer

Met het oog op het beheer van eventuele geschillen met advocaten en advocaat-stagiairs, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en enige andere gegevens die relevant zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van u hetzij onrechtstreeks van derde partijen.

Voor doeleinden van ons geschillenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijv. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij in het kader van ons geschillenbeheer samenwerken (externe juridische adviseurs) en met andere partijen indien nodig (overheden, gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders, incassobureaus, banken en verzekeringsmaatschappijen, accountants en externe bedrijfsrevisor). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

Deontologische verplichtingen

e) Beheer elektronische lijsten

Voor het beheer van het tableau en de lijst van advocaat-stagiairs verwerken we mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, rijksregisternummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, derdenrekening), persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, tuchtveroordelingen, beeldopnames (foto op advocatenkaart), informatie over uw opleiding en vorming (getuigschrift, diploma, universiteit, afstudeergraad) en informatie over uw beroep en betrekking (advocatenkantoor, datum van de eedaflegging, inschrijving op het tableau).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om het tableau van advocaten (inclusief EU- en B-lijst) en de lijst van advocaat-stagiairs te beheren. Dit omvat onder meer de inrichting, het beheer en de bijwerking van de lijsten, de controle op de werking/gebruik van deze lijsten en het beheer van mandaten. Deze verwerking van persoonsgegevens kadert in het ruimer doeleinde van de toegang tot het beroep.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is een wettelijke verplichting (art. 6, §1, (c) GDPR) vervat in het Gerechtelijk Wetboek (art. 434/1 e.v.) en in Machtiging nr. 70/2014.

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw verzoek tot inschrijving op het tableau of de lijst van stagiairs.

Voor doeleinden van het beheer van de elektronische lijsten houden wij uw persoonsgegevens bij tot 30 jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van het gerechtelijk jaar waarin u werd geschrapt van het tableau of de lijst van stagiairs (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

De Ordre des Barreaux Francophones (Hoogstraat 139, 20, 1000 Brussel) en één van de Ordes van Advocaten (naargelang de lokale balie waarbij u bent aangesloten) zijn medeverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de toegang tot het beroep. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met partijen met wie wij samenwerken in het kader van het beheer van het tableau (Ordes van Advocaten, Ordre des Barreaux Francophones) en indien nodig met andere derde partijen (overheden, gerecht en politiediensten). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT en cloud providers).

f) Permanente vorming

In het kader van de permanente vorming van advocaten en advocaat-stagiairs, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (btw-nummer, ondernemingsnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, informatie over uw opleiding en vorming (getuigschrift van het seminarie, informatie omtrent de gevolgde opleiding zoals titel, datum, locatie en punten), informatie over uw beroep en betrekking (functie) en video- en beeldopnames.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de permanente vorming van advocaten en advocaat-stagiairs te organiseren, zoals het organiseren van opleidingen, het oprichten van de erkenningscommissie voor de erkenning van aanvragen en het toekennen van vormingspunten, incl. het bijwonen en evalueren van seminaries, het bijhouden van vormingspunten en hiertoe toegang bieden aan advocaten.

De rechtsgrond voor deze verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 495), de Codex Deontologie (art. 55 e.v. en 72) en het Reglement van de Orde van Vlaamse Balies inzake permanente vorming. In uw hoedanigheid als spreker is de rechtsgrond voor deze verwerking van uw persoonsgegevens de uitvoering van de overeenkomst met u (art. 6, §1, (b) GDPR). Wij vragen steeds toestemming voor het nemen van video- en beeldopnames (art. 6, §1, (a) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u hetzij bij uw verzoek tot inschrijving op het tableau of de lijst van stagiairs hetzij wanneer u zich voor de eerste keer aanbiedt als spreker.

Voor doeleinden van de permanente vorming houden wij uw persoonsgegevens bij tot 1 jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van het gerechtelijk jaar waarin u werd geschrapt van het tableau of de lijst van stagiairs (plus een verificatieperiode van 1 jaar). In uw hoedanigheid als spreker houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het einde van het desbetreffende seminarie (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Één van de Ordes van Advocaten (naargelang de lokale balie waarbij u bent aangesloten) is medeverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de permanente vorming. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met (derde) partijen met wie wij samenwerken in het kader van de permanente vorming (Ordes van Advocaten, aanbieder online videoplatform, aanbieder videoconferentie tool, aanbieder klantfeedback platform, aanbieder mailplatform; in uw hoedanigheid als advocaat(-stagiair) bijkomend: elektronische betalingsprovider; in uw hoedanigheid als spreker bijkomend: deelnemers, banken). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

g) Beroepsopleiding

In het kader van de beroepsopleiding van advocaat-stagiairs verwerken we mogelijk in uw hoedanigheid als advocaat-stagiair uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, informatie over uw opleiding en vorming (aanwezigheidslijsten, evaluaties), informatie over uw beroep en betrekking (functie, graad) en video- en beeldopnames. In uw hoedanigheid als lesgever van de beroepsopleiding verwerken wij mogelijk bijkomend uw identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (btw-nummer, ondernemingsnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer).

De verwerking van deze persoonsgegevens heeft tot doel de beroepsopleiding van advocaat-stagiairs te organiseren, met name de organisatie van de balielessen en -examens (inclusief deliberatie).

De rechtsgrond voor deze verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 495) en de Codex Deontologie (art. 40 e.v.). In uw hoedanigheid als lesgever is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens de uitvoering van de overeenkomst met u (art. 6, §1, (b) GDPR). Wij vragen steeds toestemming voor het nemen van video- en beeldopnames (art. 6, §1, (a) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u hetzij wanneer u zich inschrijft voor de beroepsopleiding hetzij wanneer u zich aanbiedt als lesgever voor deze beroepsopleiding.

Voor doeleinden van de beroepsopleiding houden wij uw persoonsgegevens bij tot 1 jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van het gerechtelijk jaar waarin u werd geschrapt van het tableau of de lijst van stagiairs (plus een verificatieperiode van 1 jaar). In uw hoedanigheid als lesgever houden we uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na de laatste opleiding die u als lesgever heeft gegeven (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Één van de Ordes van Advocaten (naargelang de lokale balie waarbij u bent aangesloten) is medeverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de permanente vorming. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met (derde) partijen met wie wij samenwerken in het kader van de beroepsopleiding (Ordes van Advocaten, aanbieder online videoplatform, aanbieder videoconferentie tool, aanbieder examenplatform, aanbieder klanttevredenheid platform; in uw hoedanigheid als lesgever bijkomend: de advocaat-stagiairs). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

h) Stageverplichtingen

In het kader van de stageverplichtingen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, informatie over uw opleiding en vorming en informatie over uw beroep en betrekking (functie, graad).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de oprichting van stagescholen te organiseren en initiatieven te nemen ter bevordering van de stageverplichtingen, zoals het uitrollen van reglementen.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 495) en de Codex Deontologie (art. 43 e.v.).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw verzoek tot inschrijving op het tableau of de lijst van stagiairs.

Voor doeleinden van de stageverplichtingen houden wij uw persoonsgegevens in uw hoedanigheid als advocaat-stagiair bij tot 1 jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van het gerechtelijk jaar waarin u werd geschrapt van het tableau of de lijst van stagiairs of het tableau van advocaten (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Één van de Ordes van Advocaten (naargelang de lokale balie waarbij u bent aangesloten) is medeverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de permanente vorming. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met (derde) partijen met wie wij samenwerken in het kader van de stageverplichtingen (Ordes van Advocaten, aanbieder mailplatform). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

e) Bekwaamheidsproef

In het kader van de bekwaamheidsproef, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), financiële gegevens (bankrekeningnummer), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, informatie over uw opleiding en vorming (examenresultaten) en informatie over uw beroep en betrekking (functie, graad).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de bekwaamheidsproef te organiseren met het oog op de uitoefening van het beroep van advocaat in België.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 428 e.v.).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw verzoek tot inschrijving op het tableau of de lijst van stagiairs.

Voor doeleinden van de bekwaamheidsproef houden wij uw persoonsgegevens in uw hoedanigheid als advocaat-stagiair bij tot 1 jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van het gerechtelijk jaar waarin u werd geschrapt van het tableau of de lijst van stagiairs (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

i) Juridische tweedelijnsbijstand


Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de juridische tweedelijnsbijstand, verwijzen we naar onze Privacyverklaring juridische tweedelijnsbijstand advocaten.

j) Tuchtprocedures

In het kader van de tuchtprocedures verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), financiële gegevens (derdenrekening), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, informatie over uw opleiding en vorming (permanente vorming), informatie over uw beroep en betrekking (functie, graad, onverenigbaarheden) en eventueel eerdere tuchtveroordelingen of enige andere gegevens in het kader van een dossier waarin u als advocaat(-stagiair) betrokken was (bijv. psychische gegevens). In uw hoedanigheid als advocaat-vertegenwoordiger verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, informatie over uw beroep en betrekking (functie) of enige andere gegevens in het kader van een dossier waarin u als advocaat-vertegenwoordiger optreedt.

De verwerking van deze persoonsgegevens kadert in een eventuele tuchtprocedure tussen u in uw hoedanigheid als advocaat(-stagiair) en een (voormalige) cliënt of advocaat(-stagiair), alsook in de procedures zoals in tucht. Deze gegevens laten ons toe om onder meer tuchtdossiers te bewaren en initiatieven te nemen op grond van artikel 495 Gerechtelijk Wetboek, alsook met het oog op het realiseren van een centraal tuchtregister. Daarnaast ziet het College van Toezicht toe op het tuchtbeleid van de stafhouders en de voorzitters van de tuchtraden. In het bijzonder stelt het College van Toezicht jaarlijks een jaarverslag op (geanonimiseerd). Dit is noodzakelijk om de tuchtregels en deontologie te handhaven.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 461 en 495) en de Codex Deontologie voor Advocaten (art. 196 e.v. en art. 293 e.v.). In het kader van tucht kunnen wij ons toegang verschaffen tot het Rijksregister op basis van Machtiging RR 70/2014 om uw privéadres te kennen.

We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van u in het kader van de tuchtprocedure hetzij van uw (voormalige) cliënt of advocaat(-stagiair) (of zijn advocaat-vertegenwoordiger) die de klacht heeft neergelegd. Daarnaast is het eveneens mogelijk dat de Stafhouder uw gegevens over uw derdenrekening rechtstreeks opvraagt bij de betrokken financiële instelling (art. 132 Codex Deontologie). In uw hoedanigheid als advocaat-vertegenwoordiger verkrijgen wij uw persoonsgegevens wanneer u uw tussenkomst meldt als advocaat-vertegenwoordiger.

Voor doeleinden van de handhaving van de tuchtregels en deontologie houden wij uw persoonsgegevens bij tot 30 jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van het gerechtelijk jaar waarin u werd geschrapt van het tableau of de lijst van stagiairs (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Één van de Ordes van Advocaten (naargelang de lokale balie waarbij u bent aangesloten), tuchtraad en tuchtraad van beroep zijn medeverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de tuchtprocedure, behalve voor verwerkingen in het kader van het toezicht door het College van Toezicht. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met partijen met wie wij samenwerken in het kader van de tuchtprocedures (Ordes van Advocaten, tuchtraad, tuchtraad van beroep). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

k) Meldingen en adviezen

In het kader van meldingen aan en adviezen aan advocaten verwerken we mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, informatie over uw beroep en betrekking (nevenactiviteiten, magistratuur, bestuursmandaten) en enige andere gegevens in functie van het type advies/melding.

De verwerking van deze persoonsgegevens kadert in de wettelijke of deontologisch verplichte vermeldingen aan de advocaat en/of aan de Orde van Advocaten. Individuele of collectieve adviezen kunnen door de dienst deontologie in samenspraak met de bestuurder worden verstrekt. Het kan onder meer gaan om meldingen/adviezen m.b.t. de aanmelding van nevenactiviteiten van de advocaat, detachering, oprichting van of toetreding tot een associatie/groepering/netwerk.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van (zwaarwegend) algemeen belang (art. 6, §1, (e) en 9, §2, (g) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 495) en de Codex Deontologie voor Advocaten (bijv. art. 11quinquies).

We verkrijgen deze persoonsgegevens onrechtstreeks via de Stafhouder (bijv. wanneer u een dergelijke melding maakt aan de Stafhouder wel via de derde-betrokkene wanneer die gegevens over u meedeelt aan de Stafhouder in het kader van een dergelijke melding of advies).

Voor doeleinden van deze meldingen en adviezen houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar te rekenen vanaf de datum van de ontbinding van de OVB (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met (derde) partijen met wie wij samenwerken in het kader van deze meldingen en adviezen (Orde van Advocaten). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

l) Adviezen van de Gemengde Commissie Rechtsbijstand

In het kader van de adviezen van de Gemengde Commissie Rechtsbijstand (“GCR”) verwerken we mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), financiële gegevens (erelonen), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, informatie over uw beroep en betrekking (functie) en enige andere gegevens in functie van het type geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens kadert binnen het verstrekken van niet-bindende adviezen door de GCR aan advocaten en de bij Assuralia aangesloten rechtsbijstandsverzekeraars inzake de begroting van de erelonen en/of discussies over de dekking door de rechtsbijstandsverzekeraar.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 495) en het Protocolakkoord van 3 november 2011.

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u hetzij onrechtstreeks via de betrokken partijen in het geschil.

Voor doeleinden van het verstrekken van deze adviezen houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar te rekenen vanaf de datum van de ontbinding van de OVB (plus een verificatieperiode van 1 jaar). De adviezen van de GCR worden verder zonder vermelding van persoonsgegevens gepubliceerd.

De bij Assuralia aangesloten rechtsbijstandsverzekeraars zijn medeverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de adviezen van de GCR. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met (derde) partijen met wie wij samenwerken in het kader van deze adviezen (banken en verzekeringsmaatschappijen, externe juridische adviseurs en rechtsbijstandsverzekeraars betrokken bij het geschil). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

Communicatie

m) Communicatie

In het kader van onze communicaties verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), informatie over opleiding en vorming (gevolgde opleiding) en informatie over beroep en betrekking (voorkeurmaterie).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om communicaties te versturen naar de advocaat(-stagiair) via e-mail (bijv. OrdeExpress) en om deze te plaatsen op onze websites (advocaat.be en ordevanvlaamsebalies.be). Deze communicaties betreffen onder meer geldende reglementen, deontologische regels en adviezen, wetgevingsdossiers en rechtspraak, opleidingen, werking van de tweedelijnsbijstand en Salduz, algemene vergaderingen, maar ook communicaties omtrent evenementen (buiten het kader van permanente vorming) of maatschappelijke updates die relevant zijn voor de advocatuur, waaronder het persbericht “voorzitter op vrijdag”.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 495) en – voor communicaties die verder gaan dan de uitoefening van een taak van algemeen belang – ons gerechtvaardigd belang en dat van de advocatuur in haar geheel om relevante informatie voor de uitoefening van het beroep te verspreiden resp. te ontvangen (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw verzoek tot inschrijving op het tableau of de lijst van stagiairs.

Voor doeleinden van deze communicaties houden wij uw persoonsgegevens bij zolang u wordt vermeld als advocaat(-stagiair) op het tableau of de lijst van stagiairs (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van deze communicaties (aanbieder mailplatform). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

n) Online zoekmodules

In het kader van de online zoekmodules verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies en informatie over uw beroep en betrekking (functie, graad).

We verwerken uw persoonsgegevens in het kader van verschillende zoekmodules op de website advocaat.be en ordevanvlaamsebalies.be, zoals “Zoek een advocaat” en “Gratis Advies Advocaten”.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is het gerechtvaardigd belang om gegevens van advocaten ter beschikking te stellen aan rechtzoekenden (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw verzoek tot inschrijving op het tableau of de lijst van stagiairs.

Voor doeleinden van de online zoekmodules houden wij uw persoonsgegevens bij zolang u als advocaat(-stagiair) wordt vermeld op het tableau of de lijst van stagiairs (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Één van de Ordes van Advocaten (naargelang de lokale balie waarbij u bent aangesloten) is medeverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de permanente vorming. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met partijen met wie wij samenwerken in het kader van deze online zoekmodules (Ordes van Advocaten). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

o) Evenementen

In het kader van evenementen verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), financiële gegevens (bankrekeningnummer), persoonlijke kenmerken (persoonlijke bijzonderheden, geslacht, leeftijd), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, informatie over uw beroep en betrekking (functie) en beeldopnames. Wij verwerken mogelijk ook persoonsgegevens van uw gezinsleden die ook deelnemen aan het desbetreffende evenement.

Wij verwerken deze persoonsgegevens met het oog op het organiseren van sociale en culturele evenementen (zoals de Nieuwjaarsreceptie, Dag van Rechtsstaat, OVB Congres, Advocatenrun). De afbeeldingen of video's genomen tijdens het evenement laten ons toe om hierover te communiceren via onze website en sociale media.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten of het uitvoeren van de overeenkomst tot deelname aan het evenement (art. 6, §1, (b) GDPR) en – voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens verder gaat dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst – het gerechtvaardigd belang om onze evenementen te organiseren (art. 6, §1, (f) GDPR). Wanneer wij gerichte afbeeldingen of video’s van u nemen tijdens een evenement en deze willen delen op onze website en sociale media (LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter), zullen wij daartoe uw toestemming vragen (art. 6, §1, (a) GDPR). Voor grotere evenementen, zoals de Nieuwjaarsreceptie of Advocatenrun, is dit niet mogelijk / niet wenselijk. In dergelijke gevallen is het nemen en publiceren van uw afbeelding en/of video gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om te communiceren over deze evenementen (art. 6, §1, (f) GDPR). Wij zullen hieromtrent helder communiceren voorafgaand aan en tijdens het evenement, onder meer over hoe u bezwaar kan maken tegen het nemen van foto’s en video’s van u.

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw inschrijving op de lijst van stagiairs of het tableau of in het kader van uw deelname aan het evenement. Wanneer u persoonsgegevens van uw gezinsleden en/of andere personen met ons deelt (bijv. bij inschrijving voor de Advocatenrun), informeert u hen over de informatie en rechten die in deze privacyverklaring worden verstrekt.

Voor doeleinden van deze evenementen houden wij uw persoonsgegevens tot 10 jaar bij na afloop van het evenement (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van het specifieke evenement (aanbieder mailplatform, fotograaf); in uw hoedanigheid als deelnemer bijkomend: elektronische betalingsprovider; in uw hoedanigheid als spreker bijkomend: deelnemers, banken). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

p) Wedstrijden

In het kader van uw deelname aan een wedstrijd verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies, informatie over uw beroep en betrekking (functie) en beeldopnames. Indien u één van onze prijzen wint, verwerken wij mogelijk bijkomend uw financiële gegevens (bankrekeningnummer).

Wij verwerken deze persoonsgegevens met het oog op het organiseren van wedstrijden (bijv. fotowedstrijd), waaronder het selecteren van een winnaar, het uitreiken van een prijs, etc. De afbeeldingen en video’s genomen tijdens de wedstrijd laten ons toe om hierover te communiceren via onze website en sociale media.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten of het uitvoeren van de overeenkomst tot deelname aan de wedstrijd (art. 6, §1, (b) GDPR) en – voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens verder gaat dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst – het gerechtvaardigd belang om onze wedstrijden te organiseren. Wanneer wij gerichte afbeeldingen of video’s van u nemen tijdens een wedstrijd en deze willen delen op onze website en sociale media (LinkedIn, Facebook, Instagram), zullen wij daartoe uw toestemming vragen (art. 6, §1, (a) GDPR). Voor wedstrijden in het kader van grotere evenementen, zoals de Nieuwjaarsreceptie of Advocatenrun, is dit niet mogelijk / niet wenselijk. In dergelijke gevallen is het nemen en publiceren van uw afbeelding en/of video gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om te communiceren over deze wedstrijd (art. 6, §1, (f) GDPR). Wij zullen hieromtrent helder communiceren voorafgaand aan en tijdens het evenement, onder meer over hoe u bezwaar kan maken tegen het nemen van foto’s en video’s van u.

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw inschrijving op de lijst van stagiairs of het tableau of in het kader van uw deelname aan de wedstrijd.

Voor doeleinden van het organiseren van wedstrijden houden wij uw persoonsgegevens tot 5 jaar bij na afloop van de wedstrijd (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van het specifieke evenement (fotograaf, banken, sponsors). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

q) Studies

In het kader van studies verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres), informatie over uw lidmaatschap bij één van de lokale balies en informatie over uw beroep en betrekking (functie). Deze studies kunnen de volgende gegevens bevragen: persoonlijke kenmerken (geslacht), psychische gegevens, vrijetijdsbesteding en interesses, gegevens betreffende de gezondheid of nog andere gegevens die aanbod komen in deze studies. De bevraging is steeds op anonieme basis.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om studies uit te voeren naar de arbeidsomstandigheden en het algemeen welzijn van de advocatuur, bijv. via de advocatenbarometer, de digi-meter en de enquête welzijn op het werk.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang en dat van de advocatuur in haar geheel om het welzijn binnen de beroepsgroep te bevorderen (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij uw verzoek tot inschrijving op het tableau/lijst van stagiairs en wanneer u deelneemt aan deze studies.

Voor doeleinden van deze studies houden we uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na de afloop van het onderzoeksproject. De algemene statistieken worden onbeperkt bijgehouden om hier eventueel campagnes over op te starten.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met partijen met wie wij samenwerken in het kader van deze studies (bijv. universiteiten). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

r) Toegangscontrole


Wij verwerken uw beeldopname wanneer u aanbelt via onze parlofoon bij de ingang van de OVB.

De parlofoon wordt gebruikt om u te identificeren en de veiligheid in ons gebouw te waarborgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw beeldopname via onze parlofoon is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om u te identificeren en de veiligheid van onze medewerkers, advocaten en bezoekers te waarborgen (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij het gebruik van onze parlofoon aan de ingang van de OVB.

Deze beeldopnames via de parlofoon worden niet opgeslagen en worden evenmin gedeeld met derde ontvangers.

3. Beveiliging

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

4. Rechten

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

  • een verzoek om inzage tot of rectificatie van uw persoonsgegevens;
  • een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens;
  • een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • het intrekken van uw toestemming;
  • een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens;
  • een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kan ons hiervoor steeds contacteren:

  • via post: naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”
  • via e-mail: info@advocaat.be

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een taak van algemeen belang of gerechtvaardigd belang is, kan u te allen tijde uw recht van bezwaar uitoefenen, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben. De OVB zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij zij van oordeel is dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.

Om uw verzoeken correct te kunnen opvolgen en te beantwoorden, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van onze wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit hoofdstuk III juncto artikel 5, §2 GDPR (artikel 6, §1, (c) GDPR). Voor identificatiedoeleinden kunnen wij u om een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart vragen.

5. Updates

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via de website ordevanvlaamsebalies.be heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.