U verleent pro deo bijstand als advocaat(-stagiair)

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

2. PERSOONSGEGEVENS - DOELEINDEN - RECHTSGROND

3. HOE LANG BEWAREN WE UW GEGEVENS?

4. MET WIE WE UW GEGEVENS DELEN?

5. BEVEILIGING

6. RECHTEN

7. TOEPASSELIJK RECHT EN UPDATES

De gezamenlijke verantwoordelijken voor de verwerking van uw persoonsgegevens zijn de volgende juridische entiteiten:

• Orde van Vlaamse Balies, Staatsbladstraat 8, 1000 Brussel, ondernemingsnummer: 0267.393.267 ("OVB");
• L'Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones, Hoogstraat 139 bte 20, 1000 Brussel, ondernemingsnummer 0850.260.032 ("OBFG");
• Één van de Ordes van Advocaten (naargelang de balie waarbij u bent aangesloten). De Orde van advocaten slaat eveneens op haar organen, i.e. haar Stafhouder en de Raad van Orde.

De technische organisatie van de juridische tweedelijnsbijstand via de online applicatie is een initiatief van DP-A, een samenwerkingsverband tussen OVB en OBFG.

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn gelast om alle vragen, verzoeken en klachten te behandelen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de juridische tweedelijnsbijstand. In geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact opnemen met iedere gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.

De contactgegevens van de OVB kan u hieronder terugvinden:

• via e-mail: info@advocaat.be

• via telefoon: +32 3 337 54 70

• via post naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”

De OVB heeft ingevolge de AVG een Functionaris voor Gegevensbescherming of Data Protection Officer aangeduid. De functionaris voor gegevensbescherming kan via dpo@ordevanvlaamsebalies.be gecontacteerd worden.

De contactgegevens van de andere gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, staan gelinkt in bovenstaand overzicht.

Juridische tweedelijnsbijstand

Voor de juridische tweedelijnsbijstand verwerken wij mogelijks uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (rijksregisternummer, ondernemingsnummer en/of vreemdelingennummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, derdenrekening), informatie over uw lidmaatschap bij één van de balies, informatie over uw opleiding en vorming (permanente vorming, bijzondere opleiding in het jeugdrecht, bijzondere opleiding Salduz), informatie over uw beroep en betrekking (functie) of enige andere gegevens die u ons meedeelt in het kader van de tweedelijnsbijstand (zoals bijvoorbeeld prestaties, verplaatsingen en stavingstukken).

Deze gegevens laten ons toe om de juridische tweedelijnsbijstand (waaronder de tweedelijnsbijstand in het kader van de Salduz-bijstand) voor de rechtzoekende te organiseren en eventuele geschillen hieromtrent te behandelen.

De rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang om tweedelijns rechtshulp te organiseren (art. 6.1 e) AVG) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 495 en art. 508/1 e.v. Ger. W.), Codex Deontologie voor Advocaten, het Koninklijk Besluit van 20 december 1999 tot uitvoering van de artikelen 508/2, § 3, tweede lid, en 508/4 van het Gerechtelijk Wetboek en het koninklijk besluit van 20 december 1999 tot uitvoering van de artikelen 508/19, 508/20, 508/22 en 508/23 van het Gerechtelijk Wetboek. Uw rijksregisternummer wordt verwerkt op basis van Machtiging RR 70/2014.

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u als advocaat-stagiair een verzoek tot inschrijving op de lijst van advocaat-stagiairs indient en/of wanneer u als advocaat een aanvraag tot inschrijving op de lijst voor de juridische tweedelijnsbijstand indient. 

Geschillenbeheer

Met het oog op het beheer van eventuele geschillen met advocaten, verwerken wij mogelijks uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en enige andere gegevens die relevant zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te bezorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (artikel 6.1, f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van u hetzij onrechtstreeks van derde partijen.

Voor doeleinden van de juridische tweedelijnsbijstand hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

Juridische tweedelijnsbijstand

• Wij houden uw persoonsgegevens bij tot 7 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) volgend op het jaar van de afsluiting van het dossier of uitbetaling.
• De contactgegevens van advocaten zijn gekoppeld aan de door de OVB en de OBFG beheerde lijsten overeenkomstig artikel 430 Ger. W en worden deze gegevens bewaard overeenkomstig deze bewaartermijn, i.e. 30 jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van het gerechtelijk jaar waarin u werd geschrapt van het tableau of de lijst van stagiairs.
• Wat de opstelling van statistieken betreft, worden de gegevens bewaard gedurende de tijd die nodig is voor de uitvoering van de taak van strategische analyse, budgettering en rapportage aan de bevoegde autoriteiten. In het geval van geanonimiseerde gegevens worden de geanonimiseerde gegevens niet als persoonsgegevens beschouwd.

Geschillenbeheer

• Wij houden uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen).

Bovenstaande persoonsgegevens zijn toegankelijk voor onze medewerkers.

Persoonsgegevens van de rechtzoekenden worden verstrekt aan de pro-deo advocaat.

Wij doen ook beroep op verwerkers voor de business & technische analyse, coördinatie en technische ondersteuning (bijvoorbeeld It leveranciers) van de juridische tweedelijnsbijstand. Een lijst met verwerkers, inclusief de aard en het doel van de verwerking en, in voorkomend geval, het land waar de gegevens worden verwerkt, is op verzoek beschikbaar.

Wij kunnen uw gegevens ook doorgeven:

• aan de gerechtelijke of administratieve autoriteiten of gerechtsfunctionarissen ter verdediging van onze belangen en voor zover noodzakelijk.
• aan bank- of verzekeringsorganisaties om uw of onze belangen te verdedigen en voor zover noodzakelijk.
• aan de autoriteiten of entiteiten aan wie wij verplicht zijn de gegevens over te maken op basis van de wet, decreet of enige andere regelgeving.

In alle omstandigheden garanderen wij de bescherming van uw gegevens door middel van vertrouwelijkheidsovereenkomsten.

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang. Deze maatregelen omvatten (maar zijn niet beperkt tot) versleutelingstechnieken, controle op de fysieke en computertoegang, geheimhoudingsverplichtingen, enz.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om inzage en rectificatie van persoonsgegevens: u bent mogelijks gerechtigd om ons een kopie te vragen van uw informatie, om deze te evalueren en/of te verbeteren. Indien u informatie wil rechtzetten, zoals uw naam, e-mailadres, en/of enige andere gegevens, kan u dit makkelijk doen door ons te contacteren (zie hieronder).
• een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens: in overeenstemming met de AVG heeft u het recht op wissing van uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt zoals beschreven in deze privacyverklaring, bijvoorbeeld indien deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden voor dewelke de gegevens initieel werden verwerkt, of indien u bezwaar heeft gemaakt tegen een verwerking beschreven in deze privacyverklaring en er geen andere wettige grondslag voor de verwerking aanwezig is.
• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens: onder bepaalde omstandigheden, zoals beschreven in de AVG, mag u ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist. In zo’n geval zullen we de verwerking beperken tot we in staat zijn om de juistheid van uw gegevens te controleren.
• een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens: u kan te allen tijde uw recht op bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de juridische tweedelijnsbijstand, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben (voor meer informatie, zie PERSOONSGEGEVENS- DOELEINDEN-RECHTSGROND). Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens staken, tenzij wij van oordeel zijn dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.

Wij zullen zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, op uw verzoek reageren. Afhankelijk van de complexiteit van uw verzoek, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dat geval brengen wij u binnen een maand na ontvangst van uw formulier op de hoogte van deze verlenging. In alle omstandigheden zijn wij verplicht om rekening te houden met de rechten en vrijheden van andere personen.

U kunt uw rechten steeds uitoefenen via de hierboven vermelde contactgegevens.

Voor identificatiedoeleinden, kunnen wij u mogelijks om bijkomende informatie vragen die nodig is om uw identiteit te bewijzen, zoals bijvoorbeeld een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart.

Uiteraard heeft ook het recht om bij ons een klacht in te dienen als u van mening bent dat wij niet in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming handelen. U kunt hiervoor altijd contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar dpo@ordevanvlaamsebalies.be of per post naar bovenstaand adres.

Ten slotte kunt u ook beslissen om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit voor Gegevensbescherming:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Telefoon: +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact@apd-gba.be

Voor meer informatie over klachten en mogelijke rechtsmiddelen wordt u verzocht de volgende pagina van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen.

Op deze privacyverklaring is het Belgische recht van toepassing. Elk geschil met betrekking tot de interpretatie of uitvoering van deze Privacyverklaring is onderworpen aan het Belgische recht.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via onze website heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.