Deontologie-advies Advies 71

Ik dank U voor uw brief van 29 maart ll.

1. U vermeldt dat in een betwisting tussen een confrater van uw balie en een confrater van de balie van Luik omtrent al dan niet vertrouwelijke briefwisseling, beide Stafhouders tot de vaststelling komen dat een bepaald schrijven uitgaande van de Luikse confrater geen officieel karakter heeft.

Daar dit belangrijke consequenties heeft voor het betrokken dossier, althans voor de verdediging die gevoerd wordt door de betrokken Luikse confrater, in die zin dat hij, nu hij geen bewijs meer heeft namens zijn cliënte bepaalde facturen te hebben geprotesteerd, beslissen de Stafhouders dat de plicht van loyaliteit gebiedt dat de Hasseltse confrater niet mag ontkennen dat er een protest is geweest van de bedoelde factuur en wel door zijn Luikse confrater aan hemzelf.

Het reglement van de Nationale Orde over de confidentialiteit van briefwisseling bepaalt inderdaad in zijn artikel 3 dat in voorkomend geval de Stafhouder zorgt voor de loyale toepassing van artikel 2.

De plicht tot loyaliteit houdt in dat het een advocaat - naar omstandigheden - niet toegestaan is een vertrouwelijk gegeven, dat blijkt uit confidentiële briefwisseling, te ontkennen, waarvan hij uit eigen weten weet dat het waar is.

Een advocaat mag immers een zaak niet dienen met middelen waarvan hij weet dat ze niet rechtmatig zijn (LAMBERT, Règles et usages de la profession d'avocat du barreau de Bruxelles, pag. 583).

Uw collega Stafhouder stelt voor om desbetreffend een zogenaamd protocol op te stellen, te ondertekenen door beide Stafhouders en waarin vermeld wordt dat de beide Stafhouders bevestigen dat per brief van datum X van de Luikse confrater optredende voor zijn te noemen cliënte een bepaalde factuur werd geprotesteerd.

U meent dat daardoor de Luikse Stafhouder zijn confrater in iets verdergaande mate wil helpen dan de loyaliteitsverplichting op eerste zicht aangeeft, met name : een officieel attest van beide Stafhouders dat daarenboven specifiek de betrokken datum vermeldt.

2. De vraag is of het gebruik van dergelijk protocol door de Stafhouders ondertekend algemeen aanvaard is.

Het bleek U bij rondvraag dat een paar Stafhouders en gewezen Stafhouders daarover geen eensgezind antwoord hebben gegeven.

De vraag is of de Stafhouders zich dermate met de feiten van het betrokken dossier moeten inlaten om een effectief protocol op te stellen met de uitdrukkelijke specificatie van de datum van een brief waarvan nochtans unaniem door beide Stafhouders wordt aanvaard dat het hier een niet officieel schrijven betreft.

3. Wat het laatste punt betreft, meen ik dat de zin van loyaliteit, wanneer het om een protest tegen een factuur gaat, gebiedt dat ook de datum zou worden begrepen in de loyaliteitsverplichting, omdat de datum met betrekking tot het protest van een factuur vaak van doorslaggevend belang is.

Het is niet voldoende te zeggen dat een factuur is geprotesteerd ; ze moet ook binnen de korte termijn, zoals de wet voorschrijft, worden geprotesteerd.

Ik meen dus dat de loyaliteitsverplichting in dergelijke zaken de advocaat die een dergelijke brief van protest toegestuurd kreeg door zijn confrater gebiedt niet te ontkennen dat er een protest geweest is en wel een protest op een bepaalde datum, waarbij dan voor de rechtbank eventueel kan worden gedebatteerd of dat een nuttig, t.t.z. tijdig protest is geweest.

4. Wat betreft het gebruik van het protocol dien ik op te merken dat het protocol niet algemeen gebruikelijk is bij de Stafhouders, doch wel meer voorkomt bij de Franstalige en met name de Brusselse Stafhouders dan wel in het Vlaamse land.

Ik heb daarover in "Regels en gebruiken van de advocatuur te Antwerpen", nr 832 e.v. het volgende geschreven :

"Brieven, faxen, telexen die een ander element bevatten, dienen aldus in hun geheel als confidentieel te worden beschouwd (commentaar bij artikel 2 : de beschikkingen van onderhavig artikel gelden enkel voor die mededelingen die niets anders behelzen dan wat onder 1°, 2°, 3°,3°bis en 4° vermeld is).

Toch wordt aangenomen in de praktijk dat excerpten van brieven, door de Stafhouder aangeduid, kunnen voorgelegd in rechte, of zelfs dat de Stafhouder(s) een verklaring zou(den) kunnen opstellen die in rechte kan worden voorgelegd waarin bepaalde passages als het ware geattesteerd worden.

Deze laatste mogelijkheid, in gebruik bij sommige andere balies, moet echter afgekeurd worden omdat de Stafhouders daar een interpretatietaak wordt opgelegd doordat ze een tekst moeten redigeren, die mogelijk als onjuist wordt ervaren door één der partijen.

De gedeeltelijke voorlegging kan enkel verantwoord zijn in het kader van de bevoegdheid van de Stafhouder(s) te zorgen voor de loyale toepassing van artikel 2 van het reglement."

Ik ben dus geen groot voorstander van het systeem van het protocol, temeer omdat het protocol eenvoudig kan vervangen worden indien het geen ingewikkelde situatie betreft, zoals in casu, door het gebod opgelegd door de beide Stafhouders aan de betrokken advocaten om niet te ontkennen dat er een protestbrief is geschreven, zij het van advocaat tot advocaat en dus gedekt in casu door de vertrouwelijkheid, en wel op een bepaalde datum.

Beide advocaten kunnen met deze richtlijn van de Stafhouder rekening houden in hun conclusies en aldus kan het probleem opgelost worden in vele gevallen zonder dat de Stafhouders de interpretatiemoeilijkheden van een protocol onder ogen moeten zien.

Stafhouder Jo Stevens
Bestuurder departement deontologie