Deontologie-advies Advies 47

1. Ik dank U voor uw correspondentie van 2 september ll. betreffende de vertrouwelijkheid van briefwisseling, met name de brief van 15 december door Mr. B. geschreven aan Mr. D.

De bedoelde brief draagt de vermelding "niet vertrouwelijk" en houdt een protest in tegen een factuur en een ingebrekestelling tot terugbetaling van een bedrag ontvangen door de nv O..

Er wordt in voorgehouden dat er tussen de cliënt L. en deze nv O. geen enkele rechtsband bestaat en dat deze laatste niets kan aanrekenen aan de cliënt L.. Bovendien wordt de factuur betwist om een aantal in de brief opgesomde redenen.

Er wordt toegevoegd dat behoudens tegenbericht per kerende wordt aangenomen dat de niet vertrouwelijke aard van de brief wordt aanvaard nu deze een rechtstreeks protest en ingebrekestelling van de cliënt aan de cliënt van Mr. D. uitmaakt.

2. De brief werd geschreven in volgend kader : er is een probleem met een auto en er is een deskundige in kort geding aangesteld, de heer A., die na onderzoek de wagen vrijgeeft in een brief van 14 december, waarbij hij bovendien stelt dat de kosten gedaan door de nv O. dienen betaald te worden bij afhaling van het voertuig.

Deze vermelding zou het gevolg zijn van een brief niet bijgevoegd in het bundel van 11 december van Mr. D. aan dezelfde expert, waar gewag wordt gemaakt van een akkoord in die zin (welk akkoord wordt betwist door de cliënt van Mr. B.).

Er dient opgemerkt dat Mr. B. reeds op 14 december een brief aan expert A. had geschreven dat hij zich niet akkoord kon verklaren met de mededeling dat de kosten gedaan door de nv O. dienen betaald te worden bij afhaling van het voertuig.

Het protest was dus eigenlijk al geschied tegen deze bepaling voor zover die zou terug gevoerd kunnen worden op een akkoord dat op de expertise tot stand was gekomen.

Het blijkt echter dat wanneer de wagen werd afgehaald, de avond vóór 15 december, de nv O. betaling vroeg van een factuur en de cliënt van Mr. B. zich genoodzaakt zag, gezien reeds kosten van een takelwagen enz. werden uitgesteld en de nv O. zich beriep op een retentierecht, de factuur te betalen.

3. Er kan volgens mij weinig twijfel over bestaan dat het om een vertrouwelijke brief gaat.

Inderdaad kan deze brief niet ondergebracht worden in één van de categorieën van het Nationaal Reglement, briefwisseling - het overleggen van briefwisseling tussen advocaten, van 6 juni 1970, 6 maart 1980, 8 mei 1980 en 22 april 1986.

Er dient aan herinnerd dat de vertrouwelijkheid in dit reglement de hoofdregel is en de officialiteit de beperkend geregelde uitzondering.

Een vrije interpretatie per analogie is dus uitgesloten vermits het hoofdkenmerk van het reglement een grote restrictie is.

4. In artikel 2 duidt het reglement deze gestrengheid zelf uitdrukkelijk aan :

De beschikkingen van onderhavig artikel gelden enkel voor die mededelingen die niet anders behelzen dan wat onder 1°, 2°, 3°, 3°bis en 4° vermeld is.

De enige toepassing die eventueel in aanmerking zou kunnen genomen worden, is artikel 2, 3°bis,

nl. elke mededeling die

• met de vermelding "niet vertrouwelijk",
• uitsluitend bevat,
• de nauwkeurige omschrijving van precieze feiten,
• alsmede het antwoord daarop,
• en die een deurwaardersexploot of een mededeling van partij tot partij vervangt.

De Nationale Orde heeft in haar commentaar bij dit artikel speciaal nog toegevoegd :

Deze brieven mogen absoluut niets anders bevatten dan die "precieze feiten".

De voorwaarde die met absolute gestrengheid werd gesteld, wordt onderstreept in de tekst van artikel 2, 3°bis die slechts een herhaling is van artikel 2, al. 2 (STEVENS, J., Regels en gebruiken van de advocatuur te Antwerpen, pag. 648).

5. Een feit in de zin van artikel 2, 3°bis, kan niet beschouwd worden als een geargumenteerd feit, nl. een geargumenteerde stelling in rechte van een partij, middelen, veronderstellingen, het eisen van verklaringen, het aankondigen van gerechtelijke of strafrechtelijke acties, verdachtmakingen, zwartmakingen, ingebrekestellingen en beweringen.
In principe gezien de gestrengheid van het reglement moet een strikte interpretatie gelden.

Wanneer men over de grens gaat van de uitsluitende nauwkeurige omschrijving van precieze feiten blijft gans de brief confidentieel.

De advocaat kan dus enkel de naakte feiten neerschrijven en geen vermenging van feiten met recht.

6. Volgens deze bepalingen van het reglement kan een brief, die aan een confrater wordt gestuurd en die een protest tegen een factuur en een ingebrekestelling inhoudt, en stelt dat er geen enkele rechtsband is tussen twee partijen niet als officieel beschouwd worden.

De factuur wordt betwist om bepaalde in de brief opgenomen redenen, een brief die bovendien een ingebrekestelling tot terugbetaling inhoudt, kan onmogelijk een officiële brief zijn tussen advocaten.

7. Ten onrechte zou voorgehouden worden dat men moeilijk anders kon reageren omdat er hoogdringendheid bestond, vermits wij zien dat wel onmiddellijk kon gereageerd worden tegenover de gerechtsexpert en dat trouwens daar reeds het protest te vinden is tegen het voorstel dat zou betaald worden bij de afhaling van de wagen.

Een dergelijke mededeling aan de gerechtsexpert kon nog gevolgd worden door de bijkomende elementen, met name dat de factuur niet werd aanvaard en dat onder druk van het retentierecht betaald werd, mededeling die aan de expert kon gemaakt worden en die daardoor officieel zou zijn ipso facto.

Bovendien kon de cliënt rechtstreeks een protestschrijven sturen aan de nv O., vermits daarvoor nog ruim tijd voorradig was (het aangeklaagde feit dateerde van daags voordien).

8. De kwestie van het onvoldoende mandaat in hoofde van Mr. D. om dergelijk protestschrijven te ontvangen, doet dan ook niet veel terzake, nu de kwestie geregeld wordt door het Nationaal Reglement zelf.

Toch wil ik aanstippen dat het mandaat ad litem van een advocaat geen vermoeden van een meer uitgebreid mandaat inhoudt in tegenstrijd met wat door Mr. B. wordt aangenomen.

De betekening van een weigering van tussenkomst door een verzekeringsmaatschappij aan de advocaat van de verzekerde doet de termijn van verval gestipuleerd in een polis niet lopen (Brussel, 9 maart 1987, R.W., 1987-88, 333).

Een ingebrekestelling aan de advocaat van een partij heeft geen effect als deze niet bijzonder is gemachtigd om dergelijke ingebrekestellingen te ontvangen (Luik, 29 juni 1990, J.L.M.B., 1991, 778).

Een ingebrekestelling gericht aan de advocaat van een schuldenaar kan aan deze laatste niet worden tegengeworpen als de advocaat geen bijzonder mandaat had om dergelijke brieven te ontvangen (Luik, 29 juni 1990, Rev. Rég. Dr., 1991, 63).

9. Terloops wijs ik er op dat Mr. B. voortvarend heeft gehandeld door daags na het sturen van de fax aan Mr. D. (welke fax verstuurd is volgens de outprint op de kopie op 15 december om 20.20 u.) reeds op 16 december kopie van deze vertrouwelijke brief aan de gerechtsexpert mede te delen, met de mededeling dat de niet vertrouwelijkheid van deze brief aanvaard is.

Mr. B. kon zich niet beroepen op het feit dat hij zelf een termijn per kerende had gesteld, vooreerst omdat deze termijn, zoals hij die interpreteerde, in ieder geval te kort was, en bovendien had hij er zich van moeten vergewissen of deze termijn, die hij eenzijdig stelde, wel kon aanvaard worden door de tegenpartij, zeker in een kwestie van deontologische aard, die normaal niet onder de belangstelling van een derde mag gebracht worden.

10. Ik meen dan ook dat deze correspondentie niet in rechte kan voorgebracht worden en dat aan de expert moet geschreven worden dat er geen rekening mee gehouden mag worden.

Aan de andere kant is er de regel van artikel 3 van het Nationaal Reglement dat in voorkomend geval de stafhouder zorgt voor de loyale toepassing van artikel 2.

Mr. D. kan dus niet ontkennen dat daags na het ontvangen van de wagen, geprotesteerd is namens de cliënt van Mr. B. tegen het feit dat hij de wagen slechts mee kreeg tegen betaling van de factuur, dat deze factuur geprotesteerd werd en terugbetaling werd gevraagd, omdat de factuur zowel qua grond als cijfermatig werd betwist.

Stafhouder Jo Stevens
Bestuurder departement deontologie