Deontologie-advies Advies 376

De feiten zijn, kort geschetst, de volgende:

De nv PV heeft twee aandeelhouders, de heer DD en de heer DS. Tussen beide aandeelhouders is er ernstige onenigheid.

Aanvankelijk probeerde mr. Y te bemiddelen tussen beide aandeelhouders maar deze bemiddeling slaagde niet en mr. Y trok zich terug.

Uit de briefwisseling en de stukken kan ik niet met zekerheid opmaken wanneer dit precies gebeurde, maar dit is wellicht van minder belang.

Ongeveer rond dat ogenblik kwam mr. X op het toneel. Volgens mr. X werd hij geconsulteerd door de heer S. Mr. X probeerde de zaak in der minne te regelen. De heer D had geen raadsman. Volgens mr. X heeft hij van meet af aan de heer D duidelijk gemaakt dat hij optrad als raadsman van de heer S.

In de besprekingen werd ook het accountantskantoor A betrokken. Dit was het accountantskantoor van de nv PV, maar volgens mr. X was er een nauwere band tussen de heer D en het accountantskantoor dan tussen zijn cliënt en het accountantskantoor.

Na besprekingen werd op 12 november 2009 een overeenkomst opgesteld tussen de aandeelhouders. In artikel 2 van deze overeenkomst wordt overeengekomen dat partijen minstens eenmaal per week zullen bijeenkomen om een aantal problemen te bespreken.

Artikel 2 bepaalt ook:

“Op deze vergadering zullen enkel de partijen aanwezig zijn, behoudens andersluidende afspraken. Elke partij kan verzoeken dat iemand van A of B advocaten op die vergadering aanwezig is.”

De heer D is van oordeel dat de heer S de overeenkomst niet te goeder trouw naleeft en hij consulteert in de derde week van januari 2010 mr. Z.

De overeenkomst van 12 november 2009 wordt bij aangetekende brief van 27 januari 2010 opgezegd.

Bij brief van 3 februari 2010 aan de stafhouder vraagt mr. Z namens zijn cliënt dat mr. X zich uit de zaak zou terugtrekken, omdat mr. X eerder optrad als bemiddelaar tussen de beide aandeelhouders en nu niet exclusief kan optreden als raadsman van een van beide aandeelhouders.

Mr. Z is formeel dat mr. X optrad voor beide aandeelhouders, minstens de heer D in de waan liet dat hij voor beiden optrad. Mr. Z steunt zich onder meer op volgende gegevens:

- Artikel 2 van de overeenkomst bepaalt dat beide partijen kunnen verzoeken dat B advocaten op de vergadering aanwezig zou zijn.

- Op 22 december 2009 zendt de heer D een brief naar mr. X waarin hij zijn beklag maakt over bepaalde handelingen van de heer S. Hij eindigt deze brief met: “Ik heb gezien dat mijn mails niet worden beantwoord door u. Is daar een reden voor? Graag zou ik uw duidelijk standpunt willen kennen, bent u bemiddelaar of tegenpartij?”

- Op 31 december 2009 zendt mr. X een e-mailbericht naar de heer D (op het e-mailadres van nv PV) waarin hij onder meer schrijft: “Ik dring er bij beide partijen op aan om de schriftelijk gemaakte afspraak strikt te respecteren. Uiteraard kan elke partij ten aanzien van de andere partij rechtstreeks verwijzen naar die afspraken… Ik dring er ten slotte bij beide partijen op aan om coöperatief te zijn, en incidenten te vermijden. In huidig stadium ben ik van oordeel dat beide partijen wellicht tot verdere onderlinge afspraken moeten kunnen komen tegen uiterlijk eind januari aanstaande. Ik vraag dan ook aan beide partijen nog even geduld.”

- Mr. X factureerde niet aan de heer S, maar wel aan de nv PV.

Mr. X van zijn kant is formeel dat hij zeer uitdrukkelijk en duidelijk vanaf het begin enkel is opgetreden als raadsman van de heer S. Zijn mail van 31 december 2009 aan de heer D verklaart hij door het feit dat hij in opdracht van zijn cliënt probeerde te bemiddelen en te verzoenen. Hij bevestigt dat hij zijn tussenkomst factureerde aan de vennootschap (waarvan zijn cliënt meerderheidsaandeelhouder was), maar zegt dat hij dit deed op verzoek van de heer S en dat dit louter een fiscale reden had. Hij voegt daaraan toe dat de vennootschap vooralsnog geen partij is.

Volgens hem kan er geen twijfel over bestaan dat hij steeds uitsluitend is opgetreden als raadsman van de heer S en hij steunt zich daarbij onder meer op volgende feiten:

- Hij legt een brief voor dd. 28 oktober 2009 aan de heer S, waaruit duidelijk blijkt dat hij op dat ogenblik werd geraadpleegd door de heer S terwijl er op 4 november 2009 nog een vergadering was gepland zijn bij mr. Y.

- Hij legt twee mailberichten van respectievelijk 19 november 2009 en 24 november 2009 voor uitgaande van de heer D en gericht aan mr. X, waarin de heer D de heer S telkens betitelt als “uw klant”.

- De derden die in het dossier betrokken waren, bevestigen ook dat mr. X optrad als raadsman van de heer S. Zo schrijft CDS van het bedrijfsrevisorenkantoor D: “Naar mijn begrip trad mr. X op als raadsman van de heer S, doch met het oog op het bewerkstelligen van een minnelijke regeling akkoord tussen de vennoten.”

De heer KD van A schrijft: “Ik meen mij te herinneren dat ikzelf concludeerde uit onze gesprekken dat u als raadsman van S optrad, maar daarbij zou proberen te zoeken naar een consensus tussen de partijen. Ik betwijfel echter dat D dit ook zo voor had. Er is mijns inziens nooit expliciet over gesproken geweest.”

Mr. X antwoordt dan onder meer:

“Ik vermoed dat u toch kan bevestigen dat na elke vergadering S steeds bij ons bleef (ter verdere bespreking van het dossier en ter evaluatie van de meeting), terwijl D vertrok.”

KD antwoordt daarop:

“S bleef inderdaad na de vergadering telkens bij u, en D en ikzelf vertrokken.”

In dat verband verklaart mr. X dat A weliswaar accountant was van de vennootschap, maar in de onderhandelingen eerder optrad als raadgever van de heer S.

Na lezing van het volledige dossier, dat hierboven vanzelfsprekend niet exhaustief is overgenomen, meen ik het volgende te kunnen adviseren.

Uit de stukken die mr. X meedeelt, kan met zekerheid worden afgeleid dat mr. X in eerste instantie werd gecontacteerd door de heer S. Op dat ogenblik was mr. Y immers nog belast met een bemiddelingsopdracht en mr. X werd in het kader daarvan gecontacteerd om de belangen van de heer S te behartigen.

Mr. Y moet zich kort daarop uit het dossier teruggetrokken hebben en mr. X heeft dan de onderhandelingen met de heer D verder gezet.

Mr. D X stelt dat zijn vader, mr. S X op de eerste bespreking met de heer D uitdrukkelijk zou hebben uiteengezet dat hij optrad als raadsman van de heer S. Daarvan is evenwel geen bewijs, wat uiteraard niet moet betekenen dat daar geen geloof aan kan gehecht worden.

Wat wel vaststaat, is dat er nadien onderhandelingen zijn geweest, waarbij de heer D niet werd bijgestaan door een eigen advocaat. Volgens mr. X werd S wel bijgestaan door het accountantskantoor A, dat tegelijkertijd het accountantskantoor was van de vennootschap. Ook daarvan is geen formeel bewijs.

De overeenkomst tussen partijen werd opgesteld door mr. X. In deze overeenkomst staat onder meer te lezen dat beide partijen kunnen vragen dat B advocaten (mr. X) en A aanwezig zijn bij de wekelijkse besprekingen tussen de aandeelhouders. Mr. X legt dit uit door te stellen dat hijzelf de belangen behartigde van de heer S en A de belangen van de heer D. Het feit dat beide partijen een beroep konden doen op de aanwezigheid van het advocatenkantoor legt hij uit door te stellen dat dit kaderde in de sfeer van minnelijke onderhandelingen.

Het is in elk geval een feit dat er ook na het afsluiten van de overeenkomst rechtstreeks contacten waren tussen mr. X en de heer D, contacten die ook getuigen van een zekere vertrouwelijkheid, gezien beiden elkaar met de voornaam aanspreken in de e-mailberichten. Het is eveneens een feit dat mr. X in bepaalde van zijn mails eerder een neutrale positie inneemt, onder meer wanneer hij beide partijen oproept om de overeenkomst na te leven.

Het is duidelijk dat mr. X, weliswaar als raadsman van S, ook de rol van bemiddelaar op zich heeft genomen, zonder evenwel echt als bemiddelaar in de strikte betekenis van het woord te zijn opgetreden. Dit is onder meer het gevolg van het feit dat D geen eigen raadsman had.

De vraag of mr. X verder kan optreden in dit dossier moet mijns inziens worden beoordeeld op basis van het antwoord op een aantal voorafgaande vragen.

De eerste vraag die moet worden beantwoord is deze of mr. X ooit is opgetreden als raadsman van de heer D.

Het staat vast dat mr. X oorspronkelijk werd gecontacteerd door de heer S en dat hij werd aangesteld als raadsman door de heer S om exclusief diens belangen te behartigen. De vraag is of hij zich in het kader van de minnelijke onderhandelingen tussen partijen ook heeft gedragen als raadsman van de heer D.

Mijns inziens is het antwoord op deze vraag negatief. Dit kan onder meer worden afgeleid uit de verklaringen van de bedrijfsrevisor en de accountant. De bedrijfsrevisor, die aanwezig was op een vergadering op 6 januari 2010, verklaart uitdrukkelijk dat naar zijn begrip mr. X optrad als raadsman van de heer S, doch dit met het oog op het bewerkstelligen van een minnelijke regeling tussen de partijen.

Het accountantskantoor A bevestigt van zijn kant dat na elke bespreking mr. X alleen achterbleef met zijn cliënt S, terwijl A samen vertrok met D. Indien mr. X zou zijn opgetreden als raadsman van beiden, dan zou dit gedrag daarmee niet in overeenstemming te brengen zijn.

De heer D van A stelt trouwens ook dat hijzelf uit de gesprekken concludeerde dat mr. X optrad als raadsman van de heer S. Hij voegt daar evenwel aan toe dat hij betwijfelt of D dit ook zo voorhad.

Dat er in hoofde van de heer D twijfel bestond over de vraag of mr. X zijn raadsman was wordt tegengesproken door twee mailberichten die worden voorgelegd door mr. X, waarin de heer D schrijft over de heer S als “uw klant”.

Daarnaast is er natuurlijk ook de mail van D van 22 december 2009, waarin hij aan mr. X vraagt: “Graag zou ik uw duidelijk standpunt willen kennen, bent u bemiddelaar of tegenpartij?”.

Uit deze mail kan mijns inziens niet worden afgeleid dat de heer D dacht dat mr. X ook zijn raadsman was. Hieruit kan naar mijn oordeel enkel worden afgeleid dat de heer D wist dat mr. X optrad als raadsman van S, maar dat hij van hem in het kader van de onderhandelingen een zekere objectiviteit ten aanzien van beide partijen verwachtte, wellicht ook omdat mr. X diezelfde verwachting had gecreëerd. Dit laatste wordt overigens ook bevestigd door de mails uitgaande van mr. X zelf, waarin hij een zekere objectiviteit ten aanzien van beide partijen aan de dag legt.

Ik meen dus te moeten besluiten dat mr. X nooit de raadsman geweest is van de heer D en dat deze laatste ook nooit oprecht de mening kan gehad hebben dat mr. X zijn raadsman was.

De volgende vraag is dan of de vertrouwensrelatie die in het kader van de minnelijke onderhandelingen ontstond tussen mr. X en de heer D van die aard is dat mr. X nu niet langer eenzijdig de belangen van zijn cliënt kan behartigen.

Dat er op een of andere wijze toch een vertrouwensrelatie ontstond, blijkt uit de mails. Dit is ook niet verwonderlijk. In het kader van minnelijke onderhandelingen en zeker wanneer een van de partijen geen raadsman heeft, is het normaal dat de advocaat van de andere partij een zekere onafhankelijkheid aan de dag legt en op die wijze in hoofde van de partij zonder advocaat vertrouwen creëert. Dit is op zich geen reden om in casu mr. X te verbieden verder op te treden voor zijn oorspronkelijke cliënt.

Er zou enkel reden zijn om mr. X te verplichten zich terug te trekken wanneer deze vertrouwensrelatie van die aard zou geweest zijn dat de heer D mr. X echt in vertrouwen zou hebben genomen en mr. X op die wijze zaken zou hebben vernomen die hij niet zou hebben vernomen mocht de heer D een eigen raadsman hebben gehad, met andere woorden indien de heer D misleid zou geweest zijn door het vertrouwelijk karakter van de onderhandelingen. In het dossier zijn evenwel geen elementen terug te vinden die wijzen in die richting.

Ik wil er op wijzen dat de maatregel om een advocaat te verplichten zich uit een dossier terug te trekken een ernstige maatregel is, niet zozeer voor de advocaat zelf, maar voornamelijk ook voor de cliënt die op deze wijze wordt onttrokken aan de advocaat van zijn keuze. Er moeten dus ernstige en niet voor veel discussie vatbare redenen zijn om over te gaan tot deze maatregel.

Het is juist dat de perceptie van de partijen daarbij een rol kan spelen, maar deze moet te goeder trouw zijn en moet ook worden afgewogen ten aanzien van de objectieve elementen van het dossier.

Ik ben van oordeel dat er in dit dossier onvoldoende objectieve en elementen zijn die van aard zijn om mr. X ertoe te verplichten zich uit het dossier terug te trekken.

Philippe De Jaegere

Bestuurder departement deontologie