Deontologie-advies Advies 375

De problematiek die u mij voorlegt betreft het al dan niet vertrouwelijk karakter van volgende brieven:

• Brief I: een brief van 3 november 2008 van mr. X aan mr. Y
• Brief II: een brief van 5 november 2008 van mr. Y aan mr. X
• Brief III: een brief van 3 december 2008 van mr. Y aan mr. X
• Brief IV: een brief van 16 december 2008 van mr. X aan mr. Y

De regel is dat briefwisseling tussen advocaten vertrouwelijk is. De uitzonderingen op die regel, die terug te vinden zijn in art. 2 van het reglement betreffende de overlegging van briefwisseling tussen advocaten, moeten restrictief worden geïnterpreteerd.

Het hoeft weinig betoog dat de brieven niet onder de toepassing vallen van de uitzonderingen vermeld in art. 2.1 en art. 2.4 van het reglement. Ook is het van meet af aan duidelijk dat de brieven I, II en IV niet onder de toepassing vallen van de artikelen 2.2 en 2.3bis van het reglement.

Deze brieven en ook brief III moeten in eerste instantie worden getoetst aan de uitzondering van art. 2.3: gaat het in casu om mededelingen “zonder voorbehoud en niet-vertrouwelijk gedaan, ten verzoeke van een partij, om er kennis van te geven aan een andere partij, op voorwaarde dat de geadresseerde ze uitdrukkelijk aanvaardt als zijnde niet-vertrouwelijk”?

Brief I

Blijkens de eerste zin van deze brief is de brief een antwoord op een “officieel schrijven” van 21 oktober 2008. Ik werd niet in het bezit gesteld van de brief van 21 oktober 2008 en ik weet ook niet of het al dan niet vertrouwelijk karakter van deze brief ter discussie staat. Ik laat dus in het midden of de brief van 21 oktober 2008 al dan niet vertrouwelijk is.

Het antwoord op een niet-vertrouwelijke brief is niet automatisch niet-vertrouwelijk. Dit antwoord is slechts niet-vertrouwelijk wanneer het beantwoordt aan een van de criteria vermeld in art. 2 van het reglement.

Brief I wordt uitdrukkelijk als niet-vertrouwelijk (officieel) aangemerkt door mr. X.
Ik moet evenwel vaststellen dat mr. Y in zijn antwoord van 5 november 2008 (brief II) uitdrukkelijk schrijft: “Ik aanvaard het officieel karakter van uw schrijven niet”.

Daarmee is aan een essentieel element van artikel 2.3. van het reglement niet voldaan. De brief is slechts niet-vertrouwelijk, wanneer het niet-vertrouwelijk karakter ervan door de ontvanger uitdrukkelijk wordt aanvaard. Niet alleen is er in casu geen uitdrukkelijke aanvaarding, er is zelf een uitdrukkelijke niet-aanvaarding van het officieel karakter.

Brief I is derhalve vertrouwelijk.

Brief II

Op deze brief staat nergens te lezen dat hij niet-vertrouwelijk is.

Ook hier is dus aan een essentiële voorwaarde van artikel 2.3. niet voldaan. De verzender betitelt zijn brief niet uitdrukkelijk als niet-vertrouwelijk.

Wel is het zo dat mr. Y in zijn volgende brief van 3 december 2008 schrijft:

“Ik stel vast dat mijn officieel schrijven van 05.11.2008 onbeantwoord bleef”.

Het feit dat mr. Y achteraf zijn brief van 5 november 2008 als een officieel schrijven bestempelt, berust wellicht op een vergissing, vermits de brief van 5 november 2008 precies het niet- vertrouwelijk karakter van de eerdere brief van 3 november 2008 van mr. X betwistte en dus logischerwijze een vertrouwelijk antwoord bleek te zijn op de eveneens vertrouwelijke brief van 3 november 2008 van mr. X.

Wat er ook van zij, een vertrouwelijke brief kan achteraf niet “niet-vertrouwelijk” worden gemaakt. Hooguit kan bij uitzondering de stafhouder de toelating geven om een vertrouwelijke brief in rechte over te leggen wanneer beide advocaten daarmee akkoord gaan (art. 1 van het reglement), maar dit is hier niet aan de orde. (NB: het akkoord van de betrokken advocaten is een noodzakelijke, maar geen voldoende voorwaarde)

Brief II is dienvolgens ook vertrouwelijk.

Brief III

Deze brief wordt uitdrukkelijk als niet-vertrouwelijk (officieel) bestempeld door mr. Y.

In zijn brief van 16 december 2008 aanvaardt mr. X het niet-vertrouwelijk karakter van deze brief.

De brief vermeldt duidelijk een mededeling van partij tot partij.

Brief III is dienvolgens overeenkomstig artikel 2.3. van het reglement niet-vertrouwelijk.

Overigens lijkt deze brief ook een eenzijdige verbintenis in te houden vanwege de cliënten van mr. Y, zodat ook op grond van artikel 2.2 de brief als niet-vertrouwelijk zou kunnen worden bestempeld.

Brief IV

Mr. X bestempelt deze brief zelf als “officieel schrijven”, maar in het dossier is nergens een uitdrukkelijke aanvaarding van het officieel karakter van deze brief terug te vinden. Er is dus aan een essentiële voorwaarde niet voldaan en de brief moet vertrouwelijk blijven.

Voor de volledigheid wil ik daaraan toevoegen dat zelfs mits aanvaarding van het niet-vertrouwelijk karakter, deze brief mijns inziens niet zou voldoen aan artikel 2.3. van het reglement. De brief bevat immers veel meer dan mededelingen van partij tot partij. Mr. X richt zich in zijn brief rechtstreeks naar mr. Y en dit bovendien in bewoordingen die niet getuigen van veel hoffelijkheid en confraterniteit. Ik wijs in dat verband op punten 2, 5, 12 en 13 van de brief.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie