Deontologie-advies Advies 359

Op 3 april 2009 schrijft mr. X (balie A) een als officieel bestempelde brief aan mr. Y, thans opgevolgd door mr. Z (balie B). De brief heeft volgende inhoud:

“Inzake richt ik u dit schrijven als raadsman van de heer A.

Mijn cliënt laat mij weten dat uw cliënte eenzijdig heeft beslist om sinds kort de kinderen van partijen na school niet meer te laten opvangen door de ouders van mijn cliënt, terwijl dit in het verleden wel steeds het geval was.

Aangezien dit schrijven een mededeling van partij tot partij vervangt heeft dit schrijven een officieel karakter.”

Art. 2 eerste lid 3°bis van het reglement van de Nationale Orde betreffende het overleggen van briefwisseling tussen advocaten bepaalt als uitzondering op de regel van vertrouwelijkheid:

“elke schriftelijke mededeling met vermelding “niet–vertrouwelijk” die uitsluitend een nauwkeurige omschrijving van precieze feiten bevat, en het antwoord daarop, en die hetzij een deurwaardersexploot, hetzij een mededeling van partij tot partij vervangt.”

Opdat een brief krachtens dit artikel niet-vertrouwelijk zou zijn dient deze aan drie vereisten te voldoen:

• als niet–vertrouwelijk aangemerkt zijn
• een deurwaardersexploot of een mededeling van partij tot partij vervangen
• uitsluitend een nauwkeurige omschrijving van precieze feiten bevatten

De kwestieuze brief is aangemerkt als niet-vertrouwelijk. Het op de brief gebruikte woord “OFFICIEEL” heeft dezelfde betekenis als “niet-vertrouwelijk”.

In de brief staat verder uitdrukkelijk dat de brief een mededeling van partij tot partij vervangt. Het is niet omdat dit in de brief staat, dat dit ook zo is.

In deze zaak wilde de vader blijkbaar laten vaststellen dat de moeder sinds kort de kinderen na school niet meer liet opvangen door de ouders van de vader.

Dit feit werd daarom bij officiële brief ter kennis gebracht aan de raadsman van de moeder. De bewijswaarde van zo’n brief is relatief, maar verhoogt natuurlijk wanneer de ontvanger van de brief op deze brief niet reageert. Daarom staat in het reglement ook dat het antwoord op een dergelijke brief eveneens niet-vertrouwelijk is.

Bij nadere analyse gaat het hier dus niet om een mededeling van partij tot partij. De brief heeft niet tot doel wat dan ook aan de cliënte van de ontvanger van de brief mee te delen. De brief werd duidelijk geschreven om een officieel spoor te laten van een vastgesteld feit. De bedoeling van de brief was dus eerder om een deurwaardersvaststelling te vervangen. Terloops weze gezegd dat de tekst van het reglement op dit punt ongelukkig geformuleerd is. Een niet-vertrouwelijke brief van een advocaat kan immers nooit een deurwaardersvaststelling “vervangen”. De niet-vertrouwelijke brief heeft niet dezelfde bewijswaarde. Maar het is wel de bedoeling van het reglement om de mogelijkheid te bieden om via een niet-vertrouwelijke brief een spoor te laten van een feit in de tijd.

De vraag of het hier gaat om een nauwkeurige omschrijving van precieze feiten moet eveneens positief worden beantwoord. Er wordt gesteld dat de moeder de kinderen na school niet meer laat opvangen door de ouders van de vader en dat dit een eenzijdige beslissing is van de moeder. Deze feiten zijn nauwkeurig en precies omschreven, zonder bijkomende bedenkingen, argumentatie of ingebrekestelling. Het feit dat deze feiten niet bewezen zijn, is voor de toepassing van het reglement niet relevant. Nergens in het reglement staat dat de beschreven feiten ook bewezen moeten zijn. Ook een eenzijdige bewering kan een feit zijn. Het in het reglement beschreven doel “een deurwaardersexploot te vervangen” toont aan dat de bedoeling van een niet-vertrouwelijke brief precies kan zijn dat men een bewijs wil creëren, zoals men overigens ook doet met brieven rechtstreeks tussen de partijen.

Ik adviseer dienvolgens dat aan alle vereisten van artikel 2 eerste lid 3°bis van het reglement van de Nationale Orde betreffende het overleggen van briefwisseling tussen advocaten is voldaan en dat de kwestieuze brief van 3 april 2009 niet-vertrouwelijk is.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie