Deontologie-advies Advies 357

U verzoekt mij advies te geven over het al dan niet vertrouwelijk karakter van een brief van 10 augustus 2009 van meester X aan meester Y en het antwoord van 18 augustus 2009 van meester Y.

Op 10 augustus 2009 schrijft meester X aan meester Y:

“Bij deze kan ik U meedelen ook een lijvig stukkenbundel te hebben ontvangen vanwege mijn cliënt, o.a. over de voorgeschiedenis en de omstandigheden die tot de huidige situatie hebben geleid.

Ik ben bezig met de redactie van de conclusie, die ik zo beknopt mogelijk zal houden en die ik u vandaag nog zal doorsturen. Uiteraard moet ik wel alle nuttige informatie en stukken in de conclusie kunnen verwerken.

Inmiddels kan ik u anderzijds ook meedelen dat de betaling van het integrale saldo van de verkoop van de aandelen zal kunnen gerealiseerd worden in september.

Indien de betaling die op stapel staat en die aan de hoedanigheid van uw cliënte als aandeelhouder een einde zal maken kan aangetoond en verzekerd worden, is uw cliënte dan niet bereid de huidige procedure, die enkel nutteloze kosten en wederzijdse beschuldigingen tot gevolg heeft en zal hebben, op te schorten?

Ik hield eraan U hiervan op de hoogte te brengen, en zie uw standpunt over de laatste alinea tegemoet.”

Deze brief wordt uitdrukkelijk als vertrouwelijk bestempeld zowel in de hoofding als door een stempel “CONFIDENTIEL”.

Op 18 augustus 2009 antwoordt meester Y:

“Mijn cliënte aanvaardt uw voorstel onvoorwaardelijk en noteert dat “de betaling van het integrale saldo van de verkoop van de aandelen zal kunnen gerealiseerd worden in september”.

Conform uw verzoek en met het oog op een constructieve medewerking, ben ik bereid om op de zitting van de Voorzitter van de Rechtbank van Koophandel te Dendermonde, zetelend in kortgeding van 2 september 2009 de procedure op te schorten teneinde uw cliënte toe te laten tot uitvoering van de overeenkomst te gaan.

Huidig schrijven heeft een officieel karakter overeenkomstig artikel 32, 5° ... en wordt u gericht onder alle voorbehoud en zonder enige nadelige erkentenis.”

De vraag of briefwisseling tussen advocaten vertrouwelijk is wordt geregeld door het reglement van de Nationale Orde van Advocaten betreffende het overleggen van briefwisseling tussen advocaten.

Krachtens dit reglement is de briefwisseling tussen advocaten in principe vertrouwelijk.

Het reglement bepaalt vijf uitzonderingen op dit vertrouwelijk karakter. Meester Y roept een van deze uitzonderingen in, met name artikel 2, eerste lid, punt 4 van het reglement:

“Elke mededeling, zelfs vertrouwelijk gedaan uit naam van een partij, wanneer ze bepaalde voorstellen behelst die onvoorwaardelijk uit naam van de andere partij worden aangenomen.”

Meteen moet worden vastgesteld dat het feit dat meester X zijn brief als vertrouwelijk bestempelt niet uitsluit dat deze brief toch het vertrouwelijk karakter kan verliezen wanneer wordt voldaan aan voormeld artikel.

Meester Y gaat ervan uit dat een voorstel werd gedaan in de brief van 10 augustus 2009 en dat zijn cliënte dit voorstel onvoorwaardelijk aanvaardde.

Het voorstel luidt:

“Indien de betaling die op stapel staat en die aan de hoedanigheid van uw cliënte als aandeelhouder een einde zal maken kan aangetoond en verzekerd worden, is uw cliënte dan niet bereid de huidige procedure, die enkel nutteloze kosten en wederzijdse beschuldigingen tot gevolg heeft en zal hebben, op te schorten?”

Het gaat hier inderdaad om een voorstel en dit voorstel werd onvoorwaardelijk aanvaard door mr. Y, die immers schrijft over: “Mijn cliënt aanvaardt uw voorstel onvoorwaardelijk”.

Het reglement bepaalt evenwel ook dat het voorstel moet gedaan worden “uit naam van een partij”.

Het is niet vereist dat de advocaat die een voorstel doet uitdrukkelijk aan dit voorstel toevoegt dat het voorstel gedaan wordt uit naam van de partij. Anderzijds leert de praktijk dat het net zo goed mogelijk is dat een advocaat voorstellen doet uit eigen naam. De vertrouwelijke briefwisseling is precies een interessant instrument om op deze wijze de mogelijkheden van een minnelijke regeling af te toetsen.

Indien niet uitdrukkelijk wordt vermeld of een voorstel wordt gedaan uit naam van de partij of uit eigen naam, dan moet dit uit de context of uit de bewoordingen van het voorstel zelf blijken.

Bij lezing van de volledige brief van 10 augustus 2009 en van de bewuste paragraaf in het bijzonder lijkt het mij moeilijk betwistbaar dat meester X niet spreekt uit naam van zijn cliënt, maar wel in eigen naam een suggestie doet.

Het lijkt mij alvast duidelijk dat het niet de bedoeling was om uit naam van de partij die meester X vertegenwoordigde een concreet voorstel te doen, met name betaling van het saldo van de verkoopprijs van de aandelen in september tegen opschorting (wat daar ook mee wordt bedoeld) van de procedure.

Het gaat hier vanzelfsprekend om een interpretatieprobleem, omdat meester X niet uitdrukkelijk schrijft of het voorstel uitgaat van hemzelf of zijn cliënte. Het lijkt mij nochtans dat de meeste advocaten die een dergelijke brief zouden ontvangen, meteen zullen begrijpen dat het hier gaat om een voorstel van meester X en niet om een formeel voorstel van de cliënte van meester X.

Mijns inziens is dus niet voldaan aan de voorwaarden van artikel 2, tweede lid, punt 4 van het reglement betreffende de overlegging van briefwisseling tussen advocaten, zodat beide brieven hun vertrouwelijk karakter moeten bewaren.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie