Deontologie-advies Advies 245

Wanneer een advocaat als medewerker werkt op een kantoor kan hij - voor zover hij geen lid van dat samenwerkingsverband is in de zin van artikel 1 lid 3 van het reglement van de OVB van 4 juni 2003 "vestiging van meerdere kantoren" - één of meerdere bijkomende kantoren vestigen. Het reglement maakt geen onderscheid tussen hoofd- en bijkantoren.

Bedoeld artikel 1 lid 3 omschrijft de notie samenwerkingsverband als "de professionele burgerlijke vennootschap met handelsvorm en de burgerlijke vennootschap van middelen met handelsvorm, de professionele burgerlijke maatschap en de burgerlijke vennootschap van middelen".

Het gaat dus om wat men ook wel geïntegreerde samenwerkingsverbanden al dan niet met handelsrechtelijke vorm, of kostenassociaties/groeperingen noemt.

De andere advocaten van het samenwerkingsverband waar de advocaat- medewerker werkzaam is, worden geen vennoot met de medewerker, en hebben geen tweede vestiging op zijn thuisadres (tweede kantoor).

Advocaten die lid zijn van een samenwerkingsverband in de zin van artikel 1 lid 3 kunnen immers daarbuiten geen individuele bijkomende kantoren vestigen (artikel 1 lid 2).

Het is dus het samenwerkingsverband als dusdanig dat een bijkomend kantoor moet vestigen, wat interarrondissementeel gebeurt door inschrijving van een of meer van hun leden op het tableau van de Orde waar zij op permanente wijze hun beroep uitoefenen in het kader van hun samenwerkingsverband (artikel 1 lid 2 in fine).

Er is een bijzondere regeling voor stagiairs in het reglement opgenomen.

Wanneer een interne medewerker van een samenwerkingsverband die geen lid is van dat verband wordt opgenomen op het briefpapier van dat verband, moet hij ook voor zijn verdere vestigingen hetzelfde briefpapier van het samenwerkingsverband gebruiken.

Hij moet immers, conform artikel 3 lid 1 van het reglement, eenvormig briefpapier gebruiken voor al zijn vestigingen. Het kantoor waar hij medewerker is kan niet vragen dat hij een apart briefpapier met een ander kantooradres zou gebruiken voor zijn eigen zaken.

(Voor advocaten-stagiairs met een tweede kantoor geldt een andere regeling bepaald in artikel 3 lid 3 § 4).

De advocaat-medewerker die figureert op het kantooradres van zijn patroon, moet zijn tweede kantoor hoofdens artikel 3 lid 1 (ondergeschikt) melden op het eenvormig briefpapier, dus op het briefpapier van zijn patroon.

Uit hoofde van transparantie is het aangewezen dat uit dat briefpapier blijkt wie vennoot is en wie niet, wat voldoende aangetoond wordt door een spatie of een streepje die vennoten van niet-vennoten scheidt, maar beter nog door een aanduiding van vennoten onder de lijst van de vennoten.

Losse externe medewerkers, die niet op het kantoor van hun patroon werken, en met hem geen samenwerkingsverband in de zin van artikel 1 lid 3 hebben, kunnen geen gezamenlijk briefpapier met hem hebben, doch wel, in voorkomend geval, een vermelding van hun externe medewerking, of behorend tot een organieke correspondentie of netwerk met de patroon.

Stafhouder Jo Stevens

Bestuurder departement deontologie