Deontologie-advies Advies 209

Er is een vraag gesteld door een mevrouw X. (die de titel voert van professional support lawyer, en dus blijkbaar geen advocaat is) hoe e-mails van een advocatenkantoor moeten ondertekend worden.

Vraag 1

Zo wordt de vraag gesteld of de vermelding advocaat steeds onder de naam moet staan.

Dit lijkt in ieder geval aangewezen in kantoren waar ook niet-advocaten, zoals blijkbaar mevrouw X., werkzaam zijn.

De brieven van een advocatenkantoor moeten door advocaten ondertekend worden, behoudens zeer beperkte uitzonderingen bv. voor de boekhouder voor zijn boekhoudkundig werk (advies nr 192), omdat advocaten verantwoordelijkheid voor brieven uit hun kantoor op zich moeten nemen en bovendien moet geweten zijn welke advocaat van het kantoor heeft geschreven.

Er wordt ook op de moeilijkheden bij huiszoeking gewezen wanneer niet aangeduid wordt wie een bepaalde brief heeft ondertekend, zodat (i.v.m. het beroepsgeheim) niet eens blijkt dat een advocaat de brief geschreven heeft en het is dus ook voor kleine kantoren zeer aan te raden dat de naam wordt gevolgd door de vermelding dat het om een advocaat gaat.

Vraag 2

Wat betreft de taal van de titels en de vraag of deze in het Frans, Nederlands of Engels mogen gebruikt worden en eventueel standaard in het Engels, is er een klein probleem omdat sommige titels niet mogen gebruikt worden in het buitenland.

Inderdaad mag een advocaat van de Belgische balie in het buitenland niet de titel barrister, attorney at law of solicitor gebruiken omdat hij dat helemaal niet is. Het zou een beetje een absurde situatie zijn dat deze titels dan in België wel zouden gebruikt worden door Belgische advocaten. De enige mogelijkheid voor het Engels blijkt te zijn lawyer.

Vraag 3

Of er naast de vermelding advocaat verduidelijkt mag worden welke functie de persoon binnen het kantoor bekleedt, bv. partner, moet beoordeeld worden aan de hand van artikel 2 428, lid 3 Ger.W. Daar wordt immers gesteld dat behoudens de afwijkingen die de wet vaststelt, geen nadere bepaling aan de titel van advocaat mag worden toegevoegd.

Het is dan wel denkbaar dat een advocaat die bestuurder of zaakvoerder is voor de correspondentie betrekkelijk die functie zijn functie vermeldt maar voor het overige is het aan te raden dat niet te doen.

Er moet dus met grote discretie gebruik worden gemaakt van titulatuur vermits dat in vele gevallen een totale onduidelijkheid zal scheppen en een opbod aan titels als gevolg kan hebben (wat is bv. een senior vice-president in een advocatenkantoor ; wat is een general communications manager; wat is een professional support lawyer?).

Enkel indien de functie relevant is voor de info van de brief kan daarnaar verwezen worden, maar het is zelfs dan niet noodzakelijk deze bij de ondertekening te vermelden.

Wat betreft de partners kan een onderscheid worden gemaakt in rand van het briefpapier onder de namen van de betrokkenen of met een asterix en in voetnoot.

Stafhouder Jo Stevens

Bestuurder departement deontologie