Deontologie-advies Advies 145

De zaak betreft een vraag naar toepassing van het Nationaal Reglement op de vertrouwelijkheid en officialiteit van briefwisseling tussen advocaten van 6 juni 1970, 6 maart 1980, 8 mei 1980, 22 april 1986.

1. De zaak betreft de beëindiging van een handelshuurovereenkomst, waarbij de ene partij voorhoudt dat de andere partij nog gehouden is tot juni 2004, hoewel op 29 mei 2000 de handelshuurovereenkomst door de eerste partij aangetekend werd beëindigd.

Op 16 oktober grijpt er een bespreking plaats op het kantoor van Mr A., waar voorstellen worden gelanceerd ter beëindiging van het geschil mits betaling van 8 maanden huur, begroot op 1.600.000 BEF. Beide partijen waren bij deze bespreking aanwezig tezamen met hun raadslieden. Er komt geen akkoord.

Na de bespreking contacteert Mr B. ingevolge instructie van zijn cliënt Mr A. telefonisch om hem een voorstel te doen opdat zijn cliënt voor slot van rekening akkoord zou gaan met de betaling van zeven maanden huur te verhogen met de onroerende voorheffing.

Daarop stuurt Mr A. een fax, gedateerd 16 oktober, met volgende tekst :

"Ik verwijs naar ons aangenaam telefonisch onderhoud van zo-even, waarin U namens uw cliënte ten strikt vertrouwelijke titel 7 maanden huur (1.400.000 BEF + onroerende voorheffing) aanbood voor slot van alle rekening.

Ik kon mijn cliënt niet overtuigen. Strikt vertrouwelijk blijft het minimale voorstel, om tot slot van alle rekening het dossier eventueel af te sluiten :

- 8 maanden huur : 1.600000 BEF
- onroerende voorheffing : 179.390 BEF
- totaal :1.779.390 BEF

Dit vertrouwelijk voorstel vervalt uiteraard bij inberaadneming van de zaak door de vrederechter. Behoudens tegenbericht ontmoet ik U morgen om 10u30 ter zitting van het Vredegerecht te Arendonk (...)".

Dezelfde dag wordt een fax teruggestuurd door Mr B. met de volgende tekst :

"Aansluitend bij uw fax van eerder deze middag heb ik een en ander met cliënte besproken.

Om alsnog een definitieve regeling te vinden, zal zij - met tegenzin - ingaan op het ultieme vertrouwelijke voorstel in uw fax vervat : totaal bedrag voor slot van alle rekening van 1.779.390 BEF.

Concreet houdt dit in dat U morgen, in afwachting van het definitief ondertekenen van de dadingsovereenkomst, de zaak op één maand tegensprekelijk laat uitstellen, zodat zij de volgende keer kan worden doorgehaald.

Ik maak U dan ten gepaste tijde een dadingsontwerp over, waarvan ik U zou willen vragen dit met uw cliënte te bespreken.

Graag uw akkoord per kerende met deze manier van werken.".

Er dient opgemerkt te worden dat deze fax in de hoofding persoonlijk en vertrouwelijk draagt.

Blijkbaar wordt op de zitting van het Vredegerecht van 17 oktober de zaak op twee weken uitgesteld door Mr A.. Deze laat op 29 oktober weten aan zijn tegenstrever per fax :

"Cliënte wenst na, volgens zijn eigen zeggen, hierover diep te hebben "nagedacht", toch niet in te gaan op het door U voorgelegde dadingsvoorstel.

Hij vindt dat hij er met dergelijke overeenkomst al bij al toch te slecht vanaf komt en wenst minstens een bedrag van 2.000.000 BEF.

Ten vertrouwelijke titel deel ik U mede dat dit volledig tegen mijn advies ingaat.
Wij zullen dan de zaak op 7/11 a.s. dienen te pleiten. Verder onderhandelen met mijn cliënt heeft blijkbaar geen zin.".

2. M.i. gaat het om een officiële briefwisseling bij toepassing van artikel 2, 4° van het gemeld

reglement van de Nationale Orde :

"elke mededeling, zelfs vertrouwelijk gedaan uit naam van een partij, wanneer ze bepaalde voorstellen behelst die onvoorwaardelijk uit naam van de andere partij worden aangenomen.".

2.1. Mr A. kan niet gevolgd worden waar hij stelt dat het geen mededeling betreft namens een partij.

Uit de fax van Mr A. zelf blijkt reeds dat het eerdere voorstel namens de cliënt werd geformuleerd.

Uit de fax van Mr B. blijkt bovendien dat hij één en ander met cliënte heeft besproken en dat zij het ultiem vertrouwelijk voorstel door Mr A. in zijn fax gedaan aanvaardt.

Het is dus duidelijk dat het om mededelingen gaat namens de partijen langs beide zijden.

2.2. Ik ben niet overtuigd door het argument van Mr A. wanneer hij stelt dat het om een voorstel gaat dat niet van de cliënt uitging of dat niet onvoorwaardelijk was omdat er staat "om voor slot van alle rekening het dossier eventueel af te sluiten". Het eventueel is in strijd met het overige van de tekst.

Bovendien werd duidelijk gesteld dat het vertrouwelijk voorstel slechts zou vervallen bij in beraadneming van de zaak door de Vrederechter en voordien is er gunstig op gereageerd, zodat trouwens de zaak werd uitgesteld.

Dat uitstellen zelf ligt in de lijn van het voorstel om het akkoord in een dading te schuiven en een dadingontwerp over te maken waarbij het akkoord gevraagd van Mr A. met deze manier van werken.

Dat akkoord blijkt voldoende uit het feit dat de zaak is uitgesteld, naar men mag aannemen voor akkoord over het dadingontwerp.

2.3. De dadingsovereenkomst is hier dus niet als een voorwaarde gesteld. Het gaat integendeel om een princiepsakkoord dat in briefwisseling wordt bevestigd en aldus officiële briefwisseling teweeg brengt.

Dat een dading moest worden gemaakt wordt niet door de partijen als een duidelijke voorwaarde gesteld in het voorstel of het antwoord en derhalve is het princiepsakkoord officieel.

In dergelijke omstandigheden is de kwestie van de dadingsovereenkomst zelfs geen probleem van confidentialiteit van briefwisseling, vermits het gaat om zeer precieze voorstellen die ook aanvaard zijn.

Het reglement spreekt immers niet van akkoorden over dadingen, doch van voorstellen die aanvaard werden.

2.4. De problematiek van de noodzaak van een uitgewerkt eventueel verder gepreciseerd dadingscontract zal eventueel door de rechter ten gronde moeten beoordeeld worden aan de hand van de officiële briefwisseling en de overige feitelijke en juridische elementen van het dossier (STEVENS, J., Regels en gebruiken van de advocatuur te Antwerpen, 2de ed., 1997, Kluwer, Antwerpen, nr 845).

2.5. Blijft nog de kwestie van de hoofding van de aanvaardingsbrief die persoonlijk en vertrouwelijk vermeldt.

Het is duidelijk dat deze hoofding in strijd komt met de tekst zelf van de brief en de stafhouder vraagt zich terecht af waarom geen officieel karakter werd gegeven aan de brief wanneer hij een onvoorwaardelijke en officiële aanvaarding van het voorstel inhoudt wat hij ook ongetwijfeld doet.

Hij noemt het terug komen op het vertrouwelijk karakter van deze brief eerder dubbelzinnig.

Ik meen echter dat de onvoorwaardelijke aanvaarding van het reglement niets met de vermelding van de al dan niet officialiteit van de brief te maken heeft of zelfs met het schriftelijk karakter van de aanvaarding.

Artikel 2, 4de zegt immers zelfs niet dat de onvoorwaardelijke aanvaarding van de voorstellen schriftelijk dient te geschieden noch zelfs uitdrukkelijk.

Uit de brief zelf blijkt een onvoorwaardelijke aanvaarding, ook al is mogelijk uit onachtzaamheid of uit onwetendheid de brief bestempeld als vertrouwelijk en persoonlijk.

Het reglement stelt geen enkele vereiste wat betreft de aard van de brief die de onvoorwaardelijke aanvaarding van het voorstel bevestigt.

In principe zijn alle brieven van advocaten vertrouwelijke brieven en het reglement somt de uitzonderingen daarop op.

Vermits het reglement niet ziet op het karakter van de brief, maar dat zelf bepaalt, uitgaande van de inhoud van de brief meen ik dat de vermelding van officieel of vertrouwelijk terzake niet veel belang heeft.

Regelmatig moeten advocaten terug gefloten worden omdat zij "officiële" brieven schrijven die geen officieel karakter kunnen hebben onder het reglement.

Op dezelfde wijze meen ik dat, waar het reglement toeziet op de inhoud van de brieven, er geen overmatig belang moet worden gehecht aan de vermelding officieel of vertrouwelijk, tenzij wanneer dat reglement zulks uitdrukkelijk voorschrijft, zoals in artikel 2, 2° en 3°.

3. Verder meen ik dat in elk geval de plicht tot loyaliteit van artikel 3 van het reglement "(in voorkomend geval zorgt de stafhouder voor de loyale toepassing van artikel 2)" terzake gebiedt dat het akkoord dat uit de briefwisseling blijkt, aan de rechter kan worden voorgelegd.

Het is uiteindelijk de rechter die zal oordelen of wij hier kunnen spreken van een werkelijk akkoord of zoals artikel 5 van het reglement dit stelt :

"Het recht de briefwisseling over te leggen wijzigt niets aan het bestaan en de draagwijdte van de ingeroepen overeenkomsten.".

Tussen de advocaten blijkt met instemming van hun cliënten een akkoord tot stand te zijn gekomen.

Waar Mr A. Mr B. onloyaliteit verwijt, kan Mr deze onloyaliteit moeilijk onderkennen : er wordt namens zijn cliënt door A. een voorstel gemaakt ; dat wordt namens cliënte door Mr B. aanvaardt en aan deze aanvaarding heeft hij zich nooit willen onttrekken.

Zoals uit het derde citaat blijkt, is het eerder de cliënt van Mr A. die onloyaal is geweest (doch daarover zal de rechter oordelen).

De brief van 29 oktober (merk de decalage in tijd met de twee eerste brieven) toont eerder een cliënt die zich terugtrekt van de engagementen door zijn advocaat voor hem aangegaan. Al dan niet terecht. Daarover zal de rechter oordelen.

4. Ik meen dus dat de beide faxen van 16 oktober als officieel kunnen beschouwd worden en aan de rechter kunnen voorgelegd worden. Dat is natuurlijk niet het geval voor de fax van 29 oktober.

Stafhouder Jo Stevens
Bestuurder departement deontologie