Hoofdstuk 6 Digitalisering

Op 25 mei 2018 trad de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG in het Nederlands of GDPR in het Engels) in werking, waardoor u als advocaat de nodige stappen moet ondernemen omdat u persoonsgegevens verwerkt.

U bent verantwoordelijk voor gegevensverwerkingen die specifiek zijn aan het beroep van de advocaat. De verwerking van persoonsgegevens is inherent aan het beroep van advocaat: de verwerking van gegevens van cliënten, personeel en derden voor de juridische dienstverlening.

De advocaat is als verwerkingsverantwoordelijke verplicht om enkele beginselen en verplichtingen uit de GDPR na te leven. De naleving van die verplichtingen is een voortdurend proces waarbij men nieuwe adviezen moet opvolgen en rekening moet houden met verduidelijkingen in de rechtspraak.

Zo moet elke advocaat een oplijsting maken van alle gebruikelijke verwerkingen en alle processen van personeelsadministratie, cliëntenbeheer, leveranciersbeheer, beveiliging, antiwitwaswetgeving en websites GDPR-conform omkaderen.

Die verwerkingen betreffen zowel de gebruikelijke categorieën van persoonsgegevens van werknemers, advocaat-medewerkers, cliënten, tegenpartijen, derde partijen (zoals leden van justitie, gerechtsdeurwaarders, curatoren, etc.), leveranciers en (website-) bezoekers als bijzondere categorieën van persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten van sommige van deze betrokkenen.

Gelet op de veelheid aan verplichtingen, die vaak zeer algemeen worden geformuleerd in de GDPR, is dat geen eenvoudige taak. Wij helpen u daarom door nota’s, hulpinstrumenten en modellen ter beschikking te stellen. Die spitsen wij expliciet toe op maat van advocaten.

Het is noodzakelijk om de basisbeginselen uit de GDPR om te zetten in de praktijk en uw conformiteit te kunnen aantonen bij een eventuele controle door de Belgische toezichthoudende autoriteit. De Gegevensbeschermingsautoriteit kan namelijk boetes opleggen van maximaal € 20.000.000 of 4% van de totale wereldwijde jaaromzet naargelang het type overtreding, de ernst, de omvang en de duur van de overtreding.

Betrokkenen waarvan u persoonsgegevens verwerkt, zoals uw cliënten en tegenpartijen, hebben onder de GDPR enkele concrete rechten die zij mogen uitoefenen. Zij kunnen u bijvoorbeeld een recht op inzage van hun persoonsgegevens vragen. U dient dat verzoek te faciliteren en zal dat overzicht moeten bezorgen aan uw verzoeker.

In onze GDPR-wijzer geven we u een overzicht van thema’s die relevant zijn voor de advocatuur. Die thema’s gaan over het register van verwerkingsactiviteiten, bewaartermijnen, beroep op derde partijen (bijvoorbeeld dienstverleners), de informatieverplichting en het beroepsgeheim, uw website, de aanwerving van personeel en advocaat(-stagiairs), het gebruik van vonnissen en arresten in een procedure, etc. 

In elk thema vertellen we u wat u moet weten, wat u moet doen en reiken we u relevante richtsnoeren en richtlijnen aan. Verder kunt u gebruik maken van een reeks modellen en templates. Deze toolkit helpt u stap voor stap op weg naar GDPR-compliance.