Ga verder naar de inhoud

Interview Innovatieve oplossingen voor complexe geschillen: een blik op hybride ADR

maandag 07 oktober 2024

In het kader van Mediation Week duiken we in de wereld van alternatieve geschillenbeslechting (ADR). Hoe kunnen bemiddeling en arbitrage elkaar bijvoorbeeld versterken en zorgen voor snellere, meer efficiënte oplossingen? In dit interview delen mr. Sigrid Van Rompaey en mr. Jorden Wouters hun expertise over deze innovatieve aanpak. Lees verder en ontdek hoe een flexibele combinatie van technieken niet alleen geschillen oplost, maar ook ruimte biedt voor creatievere en duurzamere resultaten. "Het is opvallend dat een mislukte bemiddeling vaak automatisch leidt tot een gerechtelijke procedure, waar de rechter strikt volgens de wet beslist."

Dagmar Vanbergen

Medewerker-specialist communicatie
Dagmar Vanbergen 02

Deel dit artikel

Meer over bemiddeling? Of toch eerder geïnteresseerd arbitrage? Beluister onze eerdere podcasts. 

Zit het allemaal wat ver, en heeft u liever gewoon een korte 'opfrisser' over wat bemiddeling, arbitrage, de bindende derdenbeslissing en de amiable compositeur nu ook alweer inhoudt?

Wat zijn hybride methoden van geschillenregeling precies en wat is het belang hiervan?

Mr. Sigrid Van Rompaey: De verschillende methoden van geschillenbeslechting, waaronder arbitrage en bemiddeling, kunnen elkaar effectief aanvullen. Zelfs met een arbitrageclausule kunnen partijen ervoor kiezen de arbitrageprocedure tijdelijk te schorsen om bemiddeling een kans te geven, voor het geheel dan wel bepaald onderdeel van het geschil. Indien de bemiddeling succesvol is, kan het akkoord worden vastgelegd in een arbitrale uitspraak. Dit wordt voorzien in artikel 32 van het Cepani-arbitragereglement. Dergelijke arbitrale schikkingsuitspraak biedt dan weer het voordeel van de internationale erkenning en uitvoerbaarheid via het Verdrag van New York.

Een bijkomend voordeel van deze symbiose is dat het scheidsgerecht gedurende de schorsing van de arbitrageprocedure benoemd blijft. Dit houdt de druk op de ketel en voorkomt dat een van de partijen de zaak eindeloos kan rekken. Zo kunnen partijen die initieel voor arbitrage hebben geopteerd alsnog hun geschil trachten te regelen via bemiddeling, zonder het risico dat de procedure onnodig wordt vertraagd. Dergelijke kruisbestuiving tussen arbitrage en bemiddeling biedt een flexibele en efficiënte manier om geschillen sneller, met meer nuance en op maat van de zaak op te lossen.

Hoe ga je dan van bijvoorbeeld bemiddeling naar arbitrage? Of kunnen deze parallel lopen?

Mr. Jorden Wouters: Bij hybride methoden hebben we te maken met meerdere lagen; het gaat niet om een loutere mix van technieken. Elke fase of etappe blijft duidelijk onderscheiden en dat is belangrijk om te benadrukken.

Onze oproep aan alle actoren binnen justitie — van advocaten en bemiddelaars tot magistraten, en in het bijzonder diegenen die betrokken zijn bij de kamers voor minnelijke schikking — is: wees creatief en laat het hokjesdenken achter je! Er zijn veel meer mogelijkheden dan alleen bemiddeling of arbitrage. Er zijn methoden die perfect op elkaar aansluiten en elkaar versterken, wat de weg vrijmaakt voor innovatieve en effectieve oplossingen.

Het is cruciaal om duidelijk onderscheiden fases te creëren met verschillende betrokken personen. Stel je voor dat een bemiddeling mislukt en er geen globaal akkoord wordt bereikt. In dat geval is het essentieel om vooraf te regelen dat er een bindende derde beslisser of een amiable compositeur de fakkel kan overnemen om alsnog tot een regeling te komen, met oog voor billijkheid en redelijkheid.

Het is opvallend dat een mislukte bemiddeling vaak automatisch leidt tot een gerechtelijke procedure, waar de rechter strikt volgens de wet beslist. Dit betekent dat de focus op redelijkheid en de belangen van partijen vaak wordt vergeten, wat paradoxaal is. Daarom pleit ik ervoor om in het reglement of protocol van de bemiddeling al een oplossing te voorzien voor het geval er geen akkoord wordt bereikt. Dit zorgt voor een logische en effectieve voortzetting van het traject, ongeacht de uitkomst van de bemiddeling.

"Wees creatief en laat het hokjesdenken achter je!"
— mr. Jorden Wouters

Waarom zou men net overgaan van bijvoorbeeld bemiddeling naar arbitrage? Stoot je hier onderweg op mogelijke problemen?

Mr. Wouters: Een situatie die in me opkomt, is die waarin een bemiddelingsakkoord wordt bereikt, maar vervolgens niet wordt uitgevoerd. Of wanneer er een element opduikt waardoor de uitvoering materieel niet langer mogelijk is. Ook kan het voorkomen dat de rechtsgeldigheid van een bemiddelingsakkoord in twijfel wordt getrokken. In dergelijke gevallen is het voor de partijen vaak verstandig om over te stappen op arbitrage. Daarbij blijft de vertrouwelijkheid gewaarborgd en kan het proces snel worden voortgezet. Anders loop je het risico dat de voordelen van de bemiddeling verloren gaan.

Het is cruciaal om snel een duidelijke route voor ogen te hebben, en arbitrage is in zulke gevallen de ideale vervolgstap. Maar, en dit is belangrijk: als dat niet vooraf is vastgelegd in het reglement of in de overeenkomst tussen de partijen, kan het proces vastlopen door gebrek aan overeenstemming. Wie het vooraf niet vastlegt, zal zijn toevlucht moeten zoeken tot de rechter en gooit aldus de voordelen van de bemiddeling overboord.

Mr. Van Rompaey: Het is inderdaad eerder zeldzaam dat de partijen zonder dergelijke voorafgaande bepaling in de overeenkomst, samen arm-in-arm stappen naar een arbiter of een bindende derdenbeslisser.

"Veel algemene voorwaarden worden na opstelling zelden herzien, wat een gemiste kans is."
— mr. Sigrid Van Rompaey

Houdt men dan best al rekening met hybride oplossingsmethoden wanneer men een contract opstelt? Kan u enkele best practices meegeven voor het opstellen van clausules en contracten?

Mr. Wouters: Als advocaat is het cruciaal om proactief te werk te gaan. Het is jouw verantwoordelijkheid om samen met de cliënt te bepalen wat de beste strategie is voor elk dossier. Het ideale moment om hierover na te denken is bij het opstellen van het contract. Vaak zie je dat geschillenregelingen helemaal aan het einde van een overeenkomst worden geplaatst, de zogenaamde "midnight clause." Deze clausule wordt soms als een formaliteit beschouwd, terwijl het juist het moment is waarop je op een preventieve manier kunt optreden en jouw expertise kunt laten gelden.

Het is verstandig om te werken met een meerlagige aanpak. Neem bijvoorbeeld een commerciële overeenkomst tussen twee ondernemingen. Geef bij een geschil de operationeel verantwoordelijken van beide partijen eerst acht dagen de tijd om het intern op te lossen. Lukt dat niet, dan verhuist het geschil naar het niveau van de CEO's van beide bedrijven, die opnieuw acht dagen krijgen om een oplossing te vinden.

Als ook dat niet werkt, kan een expert worden aangewezen voor technische vaststellingen of kan een bemiddelaar worden ingeschakeld. Het is ook nuttig om een catch-all clausule op te nemen in de overeenkomst, waarmee partijen kunnen kiezen voor een amiable compositeur of bindende derde beslissing als bemiddeling faalt.

Door op deze manier te werken, creëer je een solide en duidelijke regeling die partijen helpt om geschillen effectief en efficiënt op te lossen.

Mr. Van Rompaey: Het belang van een zorgvuldige redactie van overeenkomsten en geschillenbeslechtingsclausules kan niet genoeg benadrukt worden. Het is niet alleen bij nieuwe overeenkomsten van belang zorgvuldig een cascadegeschillenbeslechtingsregeling op te stellen, maar ook nuttig om bestaande contracten en algemene voorwaarden te herzien. Door proactief te controleren of de voorziene geschillenbeslechtingsregelingen nog steeds aansluiten bij de noden van de client en het type geschil kan worden bijgedragen aan het bieden van de meest kost-en tijdefficiënte oplossing voor onze cliënten.

Veel algemene voorwaarden worden na opstelling zelden herzien, wat een gemiste kans is. De juiste geschillenregelingsclausules zijn cruciaal; voor beursgenoteerde bedrijven zijn dit uitgebreide documenten zijn, terwijl KMO's het tot enkele paragrafen kunnen beperken. Het is essentieel om in de clausule naar de relevante reglementen voor elke fase te verwijzen om een duidelijk verwachtingspatroon te creëren voor contractpartijen.

Daarnaast zijn er specifieke typeclausules voor institutionele arbitrage of bemiddeling die van pas komen bij de redactie van de clausule, zoals die van Cepani, die op de website kunnen worden teruggevonden. . Laten we ons richten op het opstellen van heldere bedingen die aansluiten bij de behoeften van de cliënt en verwijzen naar toepasselijke reglementen. Zo creëren we een duidelijk kader waarbinnen partijen weten wat ze kunnen verwachten.

"Wie het vooraf niet vastlegt, zal zijn toevlucht moeten zoeken tot de rechter."
— mr. Jorden Wouters

Hoe zit het met de vertrouwelijkheid bij het overgaan van de ene procedure naar de andere?

Mr. Van Rompaey: Het is ondenkbaar dat iemand die optreedt als bemiddelaar ook de rol van arbiter kan vervullen als de bemiddeling mislukt. Dergelik scenario botst met de kernprincipes van beide functies.

Een van de grootste voordelen van bemiddeling is de caucus, een vertrouwelijk gesprek tussen de bemiddelaar en de partijen afzonderlijk. De vertrouwelijke informatie die de bemiddelaar tijdens deze gesprekken verzamelt, kan nadien in de hoedanigheid van arbiter niet worden ontdaan. De vereiste van onafhankelijkheid en onpartijdigheid in hoofde van de arbiter kan moeilijk worden gerijmd met een arbiter die over vertrouwelijke informatie beschikt over deze partijen zonder dat de andere partij er kennis van heeft en dus zonder tegensprekelijk debat over deze informatie.

Zijn deze hybride methoden aan te raden in elk soort geschil en voor elke cliënt?

Mr. Van Rompaey: Misschien niet in élk soort dossier, zo is in het familierecht bemiddeling een betere oplossing op maat dan een symbiose van verschillende wijze van geschillenbeslechting.

Hier ligt een analytische rol voor de advocaat die bij elk dossier dat op haar/zijn bureau belandt de oefening dient te maken: wat is de meest geschikte en de meest kostefficiënte manier om mijn cliënt in dit type van geschil te dienen. Voor eenzelfde cliënt kan de beste manier van aanpak verschillen afhankelijk van het type geschil dat zich voordoet. Daarom is de reflex zo belangrijk om bij élk nieuw dossier die oefening te maken, en te bepalen welk type van geschillenbeslechting/regeling voor dat specifiek dossier aangewezen is.

Mr. Wouters: Als je merkt dat het redden van de relatie tussen partijen een belangrijk element is, dan lijkt het mij voor de hand te liggen om te kiezen voor een buitengerechtelijke methode en misschien zelfs die hybride methode al voor ogen te hebben. Soms weet je als advocaat maar al te goed dat één enkele gerechtelijke uitspraak een geschil niet zal oplossen, als je het dan via de gerechtelijke route wil oplossen, weet je dus dat je vertrokken bent voor verschillende procedures. Als men dan kiest voor een buitengerechtelijke procedure, en bij voorkeur eentje die meerdere lagen bevat, garandeer je dat er altijd een regeling zal zijn. Ik denk wel dat dat dan de meest aangewezen weg is, niet?

"Een advocaat zou eigenlijk de reflex moeten hebben om bij elk dossier dat op hun bureau belandt die oefening te maken."
— mr. Sigrid Van Rompaey

Sluit die reflex om bij elk dossier die oefening te maken volgens jullie ook een beetje aan bij de verplichting van de advocaat om volgens artikel 444 Ger.W. om dat ook effectief te doen, met ook risico op aansprakelijkheid indien ze het niet doen?

Mr. Van Rompaey: Ik stel me samen met u de vraag of onze beroepsgroep zich voldoende bewust is van het feit dat we hier te maken hebben met een resultaatsverbintenis die ons boven het hoofd hangt. U wees terecht op de aansprakelijkheid die daarbij komt kijken, wel ben ik niet op de hoogte of er reeds uitspraken in deze zin bestaan.

In elk geval, deze resultaatsverbintenis, zoals aangehaald in artikel 444 van het Gerechtelijk Wetboek, vereist een gedegen aanpak voor elke cliënt én voor elk afzonderlijk dossier.

Jorden Wouters

  • Balie (NOAB) sedert 1986
  • Erkend bemiddelaar sinds 2008 in burgerlijke en handelszaken, alsook in sociale zaken
  • Sinds de oprichting vna de ombudsdienst 2016 lokaal ombudsman
  • Lid van de ADR-commissie OVB
  • Certificaat als collaboratief onderhandelaar
  • Medeoprichter van "Arbitral", een organisatie gefocust op bemiddeling enerzijds en geschillenregeling via bindende derdenbeslissing anderzijds

   

Sigrid Van Rompaey

  • Specialisatie in nationale en internationale arbitrage op het vlak van commerciële geschillen en contracten
  • Raadsman in arbitrage en verwante procedures van staatsrechtbanken
  • Raadsman voor de Belgische Staat voor nationale en internationale rechtbanken (Hof van Justitie EU)
  • Arbiter in institutionele (CEPANI, ICC), alsook ad hoc arbitrageprocedures
  • Expert adviseur bij het Belgisch Instituut voor Arbitrage en Mediatie (CEPANI)
  • CEPANI afgevaardigde bij de United Nations Commission on International Trade Law UNCITRAL (Working group II on Arbitration and Conciliation)
  • Oprichtend bestuurder van de vakgroep ADR bij de balie Antwerpen
  • Lid van de ADR-commissie OVB

ADR?

  

Bemiddeling
  • Wat? Bemiddeling is een proces waarbij een neutrale derde partij (de bemiddelaar) partijen helpt om een oplossing te vinden voor hun geschil. De bemiddeling is geregeld in deel 7 van het Gerechtelijk Wetboek (ingevoerd door de wet van 21 februari 2005).
  • Voordelen? Het is bekend dat bemiddeling kosteneffectief en snel kan zijn, met een hoge slaagkans. Het bevordert ook de relatie tussen partijen, wat in veel zakelijke en persoonlijke contexten belangrijk is. Een bemiddelingsakkoord is bindend en kan – zo nodig - worden uitgevoerd na homologatie door een rechter.
  • Nadelen? De uitspraak is niet bindend tenzij deze wordt gehomologeerd door een rechter.  De bemiddeling kan dus 'mislukken', wat kan leiden tot tijdverlies en extra kosten.
Arbitrage
  • Wat? Arbitrage is een gestructureerd proces dat wordt geregeld door deel 6 van het Gerechtelijk Wetboek en specifieke arbitragereglementen zoals die van Cepani (Centrum voor Arbitrage en Mediation).
  • Voordelen? Het biedt snelheid, omdat arbitrageprocedures meestal veel korter duren dan rechtszaken. Het is ook wereldwijd erkend door het Verdrag van New York, dat België in 1975 heeft geratificeerd.
  • Nadelen? Arbitrage kan duurder zijn dan een rechtszaak, vooral door de kosten van het scheidsgerecht.
Bindende derdenbeslissing
  • Wat? Dit is een minder formeel proces zonder een wettelijk kader zoals dat van arbitrage. Het wordt gebruikt voor specifieke situaties (bijvoorbeeld waardebepalingen) en biedt de mogelijkheid tot een flexibele aanpak.
  • Voordelen? Het kan snel en kosteneffectief zijn, en partijen hebben de mogelijkheid om de beslissing op billijkheid en redelijkheid te baseren.
  • Nadelen? De bindende beslissing heeft geen juridische kracht zoals een arbitraal vonnis, wat betekent dat partijen mogelijk naar de rechter moeten gaan om een uitvoerbare titel te bekomen.
Amiable compositeur
  • Wat? Dit is een bijzondere vorm van arbitrage waarbij de arbiter naar billijkheid en redelijkheid kan oordelen, wat mogelijk is volgens artikel 1710 van het Gerechtelijk Wetboek en artikel 23 van het Cepani-reglement.
  • Voordelen? Dit biedt partijen meer flexibiliteit, omdat de arbiter kan afwijken van de strikte toepassing van de wet in het voordeel van een billijke oplossing.
  • Nadelen? De partijen moeten vooraf expliciet instemmen met deze aanpak, wat niet altijd evident is. Het is ook onderworpen aan de regels inzake arbitrage, wat extra formele eisen met zich meebrengt.


Ook interessant

Community Interview
vrijdag 13 september 2024

Advocaten Zonder Grenzen: de échte magie van het recht

Tijdens het congres 'De Magie van het Recht' werden unieke kunstwerken, ontworpen door branding agency Kolos en meubelontwerper Ruimtewerk, geveild. De volledige opbrengst van de veiling ging naar Advocaten Zonder Grenzen (ASF). In een interview sprak voorzitter Chantal van Cutsem haar waardering uit: "Het is een enorme steun om te weten dat de OVB, de balies en vele individuele advocaten achter ons staan."

Meer lezen
Community Interview
vrijdag 13 september 2024

Maak kennis met de voorzitters van de Conferenties Jonge Balies

In onze Commissie Conferenties Jonge Balies vertegenwoordigen 12 straffe advocaten de (jonge) advocatuur. Kent u hen al, of zijn ze nog onbekend voor u? Geen zorgen, we laten hen zichzelf voorstellen!

Meer lezen