door Bart Vosters, advocaat en senior partner bij Crimilex Snel en overzichtelijk communiceren met elkaar en klanten
In 2014 werd Crimilex opgericht als een kantoor dat zich enkel bezighoudt met strafzaken. Wat begon met twee advocaten in een pand in Turnhout, is ondertussen uitgegroeid naar een kantoor met 7 advocaten en vestigingen in Turnhout, Hasselt en Antwerpen.
Bij strafzaken geldt dat er dikwijls zeer snel gehandeld moet worden en dat de advocaten het merendeel van hun tijd niet op kantoor zijn. Wij wilden op een snelle, efficiënte, robuuste maar vooral makkelijke manier met elkaar en onze klanten kunnen communiceren en gegevens uitwisselen. Whatsapp en vergelijkbare apps vielen af omdat de overzichtelijkheid dreigt verloren te gaan wanneer er meer dan 1.000 berichten per maand worden uitgewisseld. Wij vonden een oplossing in het online platform Slack. Via Slack, dat op elke Mac op kantoor en op de iPhone van elke advocaat is geïnstalleerd, kunnen we in verschillende groepen snel communiceren zonder het overzicht te verliezen. Binnen Slack zijn verschillende kanalen (chatgroepen) aangemaakt, gericht op een bepaalde taak of type bijstand. Zo is er een kanaal waarin uitsluitend met het secretariaat wordt gecommuniceerd over secretariële zaken. Er is een Salduz-kanaal waarin uitsluitend wordt gecommuniceerd over bijstand bij verhoren die bezig zijn of net zijn binnengekomen. In het kanaal ‘oproepingen’ komen alle oproepingen voor zittingen automatisch toe, zodat iedereen altijd de oproepingen bij de hand heeft.
Wij wilden op een snelle, efficiënte, robuuste maar vooral makkelijke manier met elkaar en onze klanten kunnen communiceren en gegevens uitwisselen.
Met de toepassing van Slack is een direct einde gekomen aan het oorspronkelijke interne over en weer gemail in dossiers. Crimilex heeft ook geen vaste telefonist meer in dienst, maar werkt met een extern callcenter dat binnenkomende telefoons via een apart Slackkanaal naar de juiste advocaat toe leidt. Dat is niet alleen efficiënt, maar ook kostenbesparend.
Naast Slack hebben we ook een scan-app op elke iPhone waarmee strafdossiers worden ingezien. Die app biedt de mogelijkheid om via een zogenaamde Webdav verbinding gescande documenten onmiddellijk te uploaden. Bij het uploaden wordt het document direct aan het juiste dossier gekoppeld in Lawcloud, het pakket dat wij gebruiken voor een efficiënt digitaal dossierbeheer.
Nog vragen? Onze specialisten ter zake
Gerelateerd nieuws
Ontwikkelde u een digitale tool om uw kantoorwerking te versterken?
Steeds meer advocaten ontwikkelen zelf digitale oplossingen die hun kantoorwerking efficiënter, klantgerichter of duurzamer maken. Die innovatie willen we in de kijker plaatsen in een nieuwe rubriek op de website van de Orde van Vlaamse Balies: “AI van en voor confraters.”
Vervalt uw advocatenkaart binnenkort?
Vanaf augustus 2025 vervallen heel wat advocatenkaarten. Ook in de maanden nadien zullen nog heel wat kaarten hun geldigheid verliezen. De kans is dus reëel dat ook uw kaart binnenkort moet worden vervangen. Lees hoe u dat eenvoudig doet.
Nieuwe sessie online over AI en het opstellen van documenten
Artificiële Intelligentie wordt steeds vaker deel van onze dagelijkse praktijk. Met Expeditie Digitaal ontdekt u hoe eenvoudige AI-toepassingen uw dagelijkse praktijk kunnen versterken. In drie korte online sessies tonen we hoe u AI vandaag al kunt inzetten in de verschillende fases van een dossier. Daarmee sluiten we aan op onze bestaande AI-richtlijnen. In deze nieuwe sessie focussen we op het opstellen van documenten en hoe slimme automatisering u kan ondersteunen bij het opstellen van ontslagdocumenten en processtukken.
Nieuwe sessie online over AI en dossieronderzoek
Artificiële Intelligentie wordt steeds vaker deel van onze dagelijkse praktijk. Met Expeditie Digitaal ontdekt u hoe eenvoudige AI-toepassingen uw dagelijkse praktijk kunnen versterken. In drie korte online sessies tonen we hoe u AI vandaag al kunt inzetten in de verschillende fases van een dossier. Daarmee sluiten we aan op onze bestaande AI-richtlijnen.
Nieuwe online reeks: AI slim inzetten in uw advocatenpraktijk
Artificiële Intelligentie wordt steeds vaker deel van onze dagelijkse praktijk. Met Expeditie Digitaal ontdekt u hoe eenvoudige AI-toepassingen uw dagelijkse praktijk kunnen versterken. In drie korte online sessies tonen we hoe u AI vandaag al kunt inzetten in de verschillende fases van een dossier.
Rechtstaat en digitale uitdagingen: een Europese blik vooruit
De rechtstaat staat onder druk. Wat betekent dit fundamentele principe vandaag nog in een Europa dat geconfronteerd wordt met toenemende uitdagingen op het vlak van mensenrechten, toegang tot justitie en technologische regulering? Neem deel aan de studiedag daarover op 23 mei 2025.
Toegang Rijksregister - twee extra velden
Op 23 december 2024 breidde de minister van Binnenlandse Zaken de toegangsrechten van advocaten tot het Rijksregister uit. Dankzij die nieuwe machtiging, die minstens één jaar geldig blijft, kunnen advocaten voortaan twee extra gegevens uit het Rijksregister raadplegen.
Toegang Databank voor de Akten van de Burgerlijke Stand
Sinds 1 januari 2025 is de toegang van advocaten tot de Databank voor de Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) ingeperkt. Nieuwe wettelijke bepalingen vereisen een protocol tussen de Ordes en de FOD Justitie, maar ondanks onze inspanningen is dit protocol nog niet opgesteld. Daardoor ondervinden advocaten moeilijkheden bij het verkrijgen van akten van de burgerlijke stand.
Onderzoek naar digitale hulpmiddelen in arbeids- en familierecht: uw input telt!
De Europese Unie wil de toegang tot de rechter verbeteren en de digitalisering van gerechtelijke procedures versterken. Neem 10 minuten de tijd om een vragenlijst in te vullen over het gebruik van digitale tools in arbeids- en familierechtelijke procedures.