door Bart Vosters, advocaat en senior partner bij Crimilex Snel en overzichtelijk communiceren met elkaar en klanten
In 2014 werd Crimilex opgericht als een kantoor dat zich enkel bezighoudt met strafzaken. Wat begon met twee advocaten in een pand in Turnhout, is ondertussen uitgegroeid naar een kantoor met 7 advocaten en vestigingen in Turnhout, Hasselt en Antwerpen.
Bij strafzaken geldt dat er dikwijls zeer snel gehandeld moet worden en dat de advocaten het merendeel van hun tijd niet op kantoor zijn. Wij wilden op een snelle, efficiënte, robuuste maar vooral makkelijke manier met elkaar en onze klanten kunnen communiceren en gegevens uitwisselen. Whatsapp en vergelijkbare apps vielen af omdat de overzichtelijkheid dreigt verloren te gaan wanneer er meer dan 1.000 berichten per maand worden uitgewisseld. Wij vonden een oplossing in het online platform Slack. Via Slack, dat op elke Mac op kantoor en op de iPhone van elke advocaat is geïnstalleerd, kunnen we in verschillende groepen snel communiceren zonder het overzicht te verliezen. Binnen Slack zijn verschillende kanalen (chatgroepen) aangemaakt, gericht op een bepaalde taak of type bijstand. Zo is er een kanaal waarin uitsluitend met het secretariaat wordt gecommuniceerd over secretariële zaken. Er is een Salduz-kanaal waarin uitsluitend wordt gecommuniceerd over bijstand bij verhoren die bezig zijn of net zijn binnengekomen. In het kanaal ‘oproepingen’ komen alle oproepingen voor zittingen automatisch toe, zodat iedereen altijd de oproepingen bij de hand heeft.
Wij wilden op een snelle, efficiënte, robuuste maar vooral makkelijke manier met elkaar en onze klanten kunnen communiceren en gegevens uitwisselen.
Met de toepassing van Slack is een direct einde gekomen aan het oorspronkelijke interne over en weer gemail in dossiers. Crimilex heeft ook geen vaste telefonist meer in dienst, maar werkt met een extern callcenter dat binnenkomende telefoons via een apart Slackkanaal naar de juiste advocaat toe leidt. Dat is niet alleen efficiënt, maar ook kostenbesparend.
Naast Slack hebben we ook een scan-app op elke iPhone waarmee strafdossiers worden ingezien. Die app biedt de mogelijkheid om via een zogenaamde Webdav verbinding gescande documenten onmiddellijk te uploaden. Bij het uploaden wordt het document direct aan het juiste dossier gekoppeld in Lawcloud, het pakket dat wij gebruiken voor een efficiënt digitaal dossierbeheer.
Nog vragen? Onze specialisten ter zake
Gerelateerd nieuws
Rechtstaat en digitale uitdagingen: een Europese blik vooruit
De rechtstaat staat onder druk. Wat betekent dit fundamentele principe vandaag nog in een Europa dat geconfronteerd wordt met toenemende uitdagingen op het vlak van mensenrechten, toegang tot justitie en technologische regulering? Neem deel aan de studiedag daarover op 23 mei 2025.
Toegang Rijksregister - twee extra velden
Op 23 december 2024 breidde de minister van Binnenlandse Zaken de toegangsrechten van advocaten tot het Rijksregister uit. Dankzij die nieuwe machtiging, die minstens één jaar geldig blijft, kunnen advocaten voortaan twee extra gegevens uit het Rijksregister raadplegen.
Toegang Databank voor de Akten van de Burgerlijke Stand
Sinds 1 januari 2025 is de toegang van advocaten tot de Databank voor de Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) ingeperkt. Nieuwe wettelijke bepalingen vereisen een protocol tussen de Ordes en de FOD Justitie, maar ondanks onze inspanningen is dit protocol nog niet opgesteld. Daardoor ondervinden advocaten moeilijkheden bij het verkrijgen van akten van de burgerlijke stand.
Onderzoek naar digitale hulpmiddelen in arbeids- en familierecht: uw input telt!
De Europese Unie wil de toegang tot de rechter verbeteren en de digitalisering van gerechtelijke procedures versterken. Neem 10 minuten de tijd om een vragenlijst in te vullen over het gebruik van digitale tools in arbeids- en familierechtelijke procedures.
Aansturing van de digitale transformatie van Justitie
Samen met Avocats.be namen we vandaag deel aan een hoorzitting in de commissie Justitie naar aanleiding van een kritisch rapport van het Rekenhof over de digitalisering van Justitie. Tijdens deze hoorzitting werd de rol van de advocatuur in de digitale transformatie toegelicht en werden knelpunten en noodzakelijke verbeteringen besproken.
E-facturatie: alles wat u praktisch moet weten
De Wet van 6 februari 2024 voert een verplichte gestructureerde elektronische facturering in tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dat moet niet alleen de btw-gegevensstromen tussen bedrijven en de FOD Financiën moderniseren, maar ook leiden tot snellere betalingen, lagere kosten en efficiëntere verwerking van facturen. Wat betekent dit concreet voor uw advocatenkantoor? We beantwoorden uw belangrijkste vragen en helpen u op weg.
Technologie in de advocatuur: AI en Legal Tech in volle evolutie
De juridische sector evolueert snel. Automatisering en slimme software maken advocaten efficiënter, maar roepen ook vragen op over verantwoordelijk gebruik. Om daarop in te spelen, hebben wij samen met Avocats.be AI-richtlijnen opgesteld. Wil u meer weten over deze en andere technologische evoluties? Kom dan op 21 februari naar het congres Technologie en Recht, waar experts en Legal Tech-spelers de impact van digitalisering op de advocatuur bespreken.
Advocaten en het gebruik van Artificiële Intelligentie
Artificiële intelligentie (AI) verovert stormenderhand alle sectoren, ook de juridische wereld. Maar hoe kan u als advocaat AI inzetten zonder in te boeten op vertrouwelijkheid, deontologie en kwaliteit? Samen met Avocats.be hebben we met de commissies Digitalisering en Deontologie hier een duidelijk antwoord op geformuleerd.
Nieuwe machtiging verruimt toegang tot het Rijksregister voor advocaten
Op 23 december 2024 heeft de minister van Binnenlandse Zaken, met machtiging nr. 049/2024, de toegangsrechten van advocaten tot het Rijksregister uitgebreid. Dankzij die nieuwe machtiging, die minimaal één jaar van kracht blijft, kunnen advocaten via DPA twee extra gegevens uit het Rijksregister raadplegen. Deze uitbreiding komt naast de bestaande machtiging nr. 42/2013 van 8 mei 2013.