Hoe dichten we de digitale ge­ne­ra­tie­kloof?

Mr. Jan Swennen is een van de vijf vennoten van het kantoor. Hij is in 1987 begonnen bij Gevaco en vertoeft er nog steeds. Hij beschrijft hoe zijn praktijk door de digitalisering veranderd is. “Nog geen 20 jaar geleden hadden wij, toen nog maar met ongeveer 15 advocaten, wel vijf typistes in dienst. Wij dicteerden alles op bandjes, de typistes werkten het uit, lieten het door ons nalezen en de teksten werden fysiek ondergebracht in het dossier. Nu zijn we met 35 advocaten en hebben nog 1 typiste. Het mag gezegd, zij werkt veelal voor de advocaten met wat meer jaren op de teller. De nieuwe generatie advocaten is uiteraard meer vertrouwd met tekstverwerkingsprogramma’s. Dat werkt veel efficiënter, dat merk ik zelf ook. Ik probeer bij te blijven in de mogelijkheden van digitale tools en deze zo goed als mogelijk te implementeren. Zo ben ik zo goed als helemaal overgeschakeld op digitaal dicteren en spraakherkenning. Dat werkt prima. Ik merk echter dat veel van mijn leeftijdsgenoten dat niet doen. Het is blijkbaar toch erg verleidelijk om in bepaalde gebruiken te blijven volharden. Ik geef toe, werken met nieuwe digitale tools vergt eerst wat oefening en bij de opstart vlot het vaak niet, maar nadien, eenmaal vertrokken biedt het onmiskenbaar veel voordelen.”

Mr. Neil Simons is een van de jongere advocaten bij Gevaco. Hij werkt nu 8 jaar bij het kantoor en ziet dat digitalisering steeds verder zijn intrede doet. “Ik zie beweging op gang komen. Gelukkig maar, want we hebben als advocaten nog wel wat in te halen. Bij Gevaco zijn in de afgelopen drie jaar flinke stappen gemaakt op het gebied van digitale communicatie met prospecten en klanten. De website is vernieuwd en veel interactiever geworden. Cliënten kunnen er ook direct juridische dienstverlening kopen. Ook is het kantoor veel actiever geworden op de sociale media. De persoonlijke communicatie met cliënten verloopt nu ook veelal digitaal, daar heeft COVID uiteraard wel een extra boost aan gegeven.”

In tegenstelling tot de digitalisering van de klantcontacten, ziet mr. Simons dat er intern nog te weinig wordt geprofiteerd van de digitale mogelijkheden. “Zo werken we al jaren met een groot softwarepakket, maar hebben we eigenlijk nog te weinig kennis van deze software. We gebruiken er misschien 10% van. De kennis van het pakket op kantoor is echt ondermaats We kunnen er veel meer uithalen om onze praktijk efficiënter te laten werken. Ook zien we om ons heen allerlei digitale oplossingen ontwikkeld worden voor juridische diensten en ontstaan volledig nieuwe digitaal georiënteerde business modellen voor de advocatuur. Het lukt ons moeilijk om bij te blijven, we zijn mijns inziens nog te traag in het implementeren van de digitale mogelijkheden binnen ons kantoor. Dat komt vooral door de verschillende werkwijzen die we hanteren. De oudere advocaten, de vennoten, kiezen graag voor een klassieke aanpak van persoonlijke gesprekken, inspreken van dictaten en uitwerking door de typiste. De jongere advocaten, opgegroeid met digitale tools, werken volledig anders. We hebben een tweesporenbeleid, dat leidt tot deels fysieke, deels papieren dossiers. Bij de groep jongeren is er behoefte om de wijze van werken verder te digitaliseren. We zien vooral veel mogelijkheden in digitaal kennismanagement en archiveren. We hebben onlangs een commissie IT opgericht om hierin de volgende stappen te gaan zetten en meer uniformiteit in ons werk te gaan realiseren. Opvallend maar misschien ook wel logisch is dat deze commissie gevormd wordt door advocaten met een gemiddelde leeftijd van 30 tot 35 jaar.”

Net als mr. Simons vindt mr. Swennen dit verschil in generaties wel logisch. “Het vraagt van ons gewoon veel meer om deze nieuwe dingen te leren, terwijl de jongeren het met de paplepel meekregen. Dit is voor mij evenwel geen reden om digitalisering aan mij voorbij te laten gaan. “

Mr. Swennen doet vooral strafrecht en heeft dus veelal contact met privaat cliënteel met frequent gevangenisbezoek en rechtbankwerk. De core business van de job bestaat uit het voeren van besprekingen met cliënten en mensen verdedigen voor de rechtbank, wat nog quasi identiek is aan de werkwijze van 35 jaar geleden. “Dat je die bespreking via videoconference voert en je conclusie per mail neerlegt is geen digitale revolutie te noemen. Spijtig, justitie heeft hier de trein compleet gemist. Advocatenkantoren en bij uitbreiding haar cliënten, de rechtzoekenden dus, zijn daar het slachtoffer van. Dat digitalisering zich in de procesvoering niet doorzet, zoals dat breed maatschappelijk gezien wel het geval is, ook in de dienstensector, vindt zijn oorzaak in politiek falen. De kabinetten binnen justitie worden sinds mensenheugenis bevolkt door gedetacheerde parketmagistraten die niet alleen onkundig zijn in informatica, zij zien alleen maar gevaren in digitalisering. Spijtig.”

Zo hebben de advocaten nog altijd geen algemene externe digitale toegang tot de strafdossiers. “Dit werd toch al jaren beloofd en is technisch perfect mogelijk. Dat levert anno 2022 nog steeds prehistorische toestanden op. Om kennis te kunnen nemen van een strafdossier dienen wij ons nog steeds fysiek naar de rechtbank te verplaatsen. Ik stam uit de tijd dat je daar de dossiers moest overschrijven. Nadien dicteerde je de inhoud met je dictafoon en werkten de typisten de tekst uit. Sedert medio 2019 mogen we foto’s nemen met de smartphone van de papieren dossiers. De wet werd hiervoor aangepast, hoera. Vrij recent worden de strafdossiers veelal ingescand en zijn ze digitaal te raadplegen op de rechtbank tijdens de openingsuren van de griffie, die erg beperkt zijn. Weet je dat wij nu foto’s maken met onze mobiele telefoons van het beeldscherm waarop de strafdossiers verschijnen? Als wij dit vertellen aan ons buitenlandse confraters komen die niet bij van het lachen. Ook deze minister zet geen stappen. Geldtransacties uitvoeren, toch ook geen onbelangrijke dienst, zijn al vele jaren helemaal digitaal. Een papieren dossier inkijken via je laptop, neen, dat kan niet.”

Mr. Simons beaamt dat dit gebrek aan digitalisering bij justitie zorgt voor onnodig inefficiënt werken voor advocaten. “Het helpt ons op geen enkele manier. Wij hebben te maken met een toenemende werkdruk. Gek genoeg is de digitalisering van de samenleving daar een belangrijke oorzaak van. Enerzijds omdat cliënten 24 uur per dag bereikbaarheid verwachten en direct antwoord bij vragen. Anderzijds omdat wij zelf zijn blootgesteld aan information overload door onder andere de grote hoeveelheden e-mails. Maar digitalisering kan ook de oplossing bieden door ons veel werk uit handen te nemen. Digitale data-uitwisseling met overheidsinstanties is daarbij heel belangrijk. De laatste jaren zijn er hier gelukkig al stappen gezet met bv. e-Deposit / DPA.”

Beide heren vinden het goed dat de OVB digitalisering stimuleert. “Het helpt als we niet alleen van onderuit, maar ook via onze beroepsorganisatie trachten de digitale transformatie aan te jagen”, zegt mr. Simons. Mr. Swennen beaamt: ”Iedere stimulans van digitale vorming is welkom. Iedereen, ook de oudere generatie, moet mee. Tegen mijn leeftijdgenoten wil ik zeggen: Blijf nieuwsgierig. Het kost tijd, maar het loont uiteindelijk.”