door Erik Valgaeren, bestuurder di­gi­ta­li­se­ring Di­gi­ta­li­se­ring in de Vlaamse advocatuur: van olifant tot luipaard

Als sector hinken we echt achterop als het gaat om digitalisering. We zien alle partijen om ons heen, van onze klanten tot onze leveranciers, forse digitale stappen maken. We zullen moeite hebben om relevant te blijven en serieus genomen te blijven, als wij niet met de tijd meegaan.

Een verklaring voor het achterblijven van de advocatuur vindt bestuurder Valgaeren onder andere in de heterogeniteit van de groep. “Kantoren begeven zich in verschillende markten, hebben verschillende taken, met verschillende werkprocessen en verschillende verdienmodellen. Dat maakt het ingewikkelder om deze taken te automatiseren. Er is geen digitale oplossing die breed in de sector kan worden toegepast, zoals we bijvoorbeeld wel bij de notarissen zien. Anderzijds zien we dat de advocatuur er simpelweg onvoldoende toe bereid is geweest te investeren in digitalisering.”

Dat geldt niet voor ieder individueel kantoor. Een tweede doel van de Digimeter, naast sensibiliseren, was om een beter beeld te krijgen van hoe de sector ervoor staat op het gebied van digitalisering. Op basis van de meting werden de deelnemende kantoren ingedeeld in een van de vijf categorieën:

• Olifant: Niet of in zeer beperkte mate gedigitaliseerd. Deze kantoren zijn weinig tot niet vertrouwd met digitalisering, werken veelal op papier en werven klanten via mond-tot-mondreclame.
• Buffel: In beperkte mate gedigitaliseerd. Deze kantoren hebben hun eerste digitale stappen al gezet. Ze hebben een aantal digitale toepassingen, maar hebben beperkte digitale kennis.
• Neushoorn: Gedigitaliseerd. Dit zijn goed digitaal functionerende kantoren die in alle digitale basisbehoeften voorzien. Ze werken voornamelijk digitaal en zijn vertrouwd met sociale media.
• Leeuw. Sterk gedigitaliseerd. Deze kantoren beschikken over een robuust digitaal fundament. Er is veel digitale expertise in huis en er is al geïnvesteerd in digitale projecten en technologische toepassingen (zoals legal tech).
• Luipaard. Digital first. Dit zijn de advocatenkantoren van de toekomst. Digitaal en innovatief denken staat centraal bij élke persoon in de organisatie en bij élke beslissing die genomen wordt. Een substantieel deel van de omzet komt voort uit online dienstverlening.

Er blijkt bij de Vlaamse kantoren een goede spreiding in de categorieën, met een grote middengroep: de neushoorn.

Er valt nog veel winst te behalen. Zo blijkt nog steeds 10% van de kantoren niet over een website te beschikken. Slechts 8% van de kantoren biedt online diensten aan. De meest gebruikte digitale communicatiemiddelen richting klanten zijn de blog op de eigen website (44%), digitale nieuwsbrieven (25%) en webinars (16%). Maar ook de fax wordt nog gebruikt.

Van de deelnemers heeft 15% nog geen softwarepakket om de dossiers digitaal te beheren.

Amper 14% gebruikt software om kennis onderling onder advocaten te delen. Ook klanttevredenheid wordt niet digitaal gemeten. En 65% van de kantoren heeft geen noodplan voor eventuele cyberaanvallen.

Maar liefst 34% van de deelnemers is met het kantoor niet aanwezig op social media. Van degenen die dat wel zijn, is het merendeel vooral actief of LinkedIn. Andere social media platforms blijven ver achter.

“We zien een enorme fragmentatie in het landschap,”, aldus bestuurder Valgaeren. “Dit betekent dat er nog werk aan de winkel is, maar ook dat er dus wel degelijk goede voorbeelden binnen de sector te vinden zijn. Wat ook opvallend is, is dat deze ‘luipaarden’ zich op alle niveaus bevinden. De mate van digitalisering hangt dus niet samen met de grootte van het kantoor. Ook kleine kantoren kunnen dus de vruchten plukken van digitalisering.”

Het is geenszins het doel dat alle olifanten zich nu plots ontwikkelen tot luipaard. “Het gaat erom dat er stapjes vooruit worden gezet. In onze beroepsgroep zijn hier heel nuttige en mooie voorbeelden van. Voorbeelden die laten zien dat de voordelen van digitalisering voor eenieder binnen handbereik liggen. Begin klein, het hoeft niet direct groots te worden opgepakt.” De OVB gaat hierbij helpen. “Wij zullen vooral sensibiliseren en inspireren. Dat doen we al door veel aandacht te besteden aan ondernemerschap in de advocatuur, zelf ook digitaal te communiceren met onze achterban via onder ander YouTubestreams en digitalisering op de agenda van redes en bijeenkomsten te zetten. Met Expeditie Digitaal, brengen we de praktische voorbeelden ook daadwerkelijk naar de kantoren toe. Ik zal tevreden zijn als de Expeditie ertoe kan leiden dat elk kantoor dat deelnam aan de Digimeter zich kan ontwikkelen tot de volgende categorie in onze dierenrij. Dat zullen we ook proberen te monitoren.”