Het UBO-register: u raadpleegt het toch ook?

Het UBO-register werd in 2018 opgericht en wil toereikende, accurate en actuele informatie aanreiken over de uiteindelijke begunstigden van in België opgerichte vennootschappen, stichtingen en (internationale) VZW’s, alsook fiducieën, trusts en daarmee vergelijkbare juridische constructies.

Het behoort tot de taak van het bestuursorgaan van die juridische entiteiten om informatie over hun uiteindelijke begunstigde(n) aan het register over te maken.

De uiteindelijke begunstigde is enerzijds de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van, of zeggenschap heeft over (de lasthebber van) de cliënt of de begunstigde van levensverzekeringsovereenkomsten. Artikel 4, 27° van de witwaspreventiewet bevat een uitgebreide opsomming van wie geldt als uiteindelijke begunstigde binnen de genoemde juridische entiteiten.

Anderzijds kwalificeert ook de natuurlijke persoon voor wiens rekening u een verrichting uitvoert of met wie u een zakelijke relatie aangaat als uiteindelijke begunstigde, wanneer die persoon voordeel behaalt of zal behalen uit die verrichting of zakelijke relatie, en in rechte of in feite (on)rechtstreeks de bevoegdheid heeft om te beslissen over, of in te stemmen met, de uitvoering van de verrichting of het aangaan van de zakelijke relatie en onder welke modaliteiten.

In het kader van hun verplichting tot identificatie en verificatie van de identiteit van hun cliënten, moeten advocaten volgens artikel 29 van de witwaspreventiewet een bewijs van registratie in het register of een uittreksel uit het register verzamelen wanneer ze een nieuwe zakelijke relatie aangaan met één van bovenstaande juridische entiteiten.

Toch is het sterk aanbevolen dat u het UBO-register systematisch raadpleegt ter identificatie en verificatie van de identiteit van de uiteindelijke begunstigde van uw cliënt, bijvoorbeeld gedurende een lopende zakelijke relatie of bij een occasionele verrichting, en niet alleen wanneer u een nieuwe zakelijke relatie aanknoopt.

Het KB van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register duidt de stafhouder in zijn hoedanigheid van toezichthouder onder de witwaspreventiewet aan als verantwoordelijke entiteit om advocaten toegang te verschaffen tot het UBO-register. In de praktijk doet de OVB daartoe het uitvoerende werk.

De toegang verloopt via een KBO-nummer. Dat laat de algemene administratie van de Thesaurie toe om na te gaan wie het UBO-register heeft geraadpleegd. Daarom moeten we periodiek Excel-lijsten met uw naam, uw hoedanigheid van advocaat en één KBO-nummer opladen in een digitale omgeving beheerd door de Thesaurie.

We zijn zelf geen voorstander van deze werkwijze en blijven aandringen op een geautomatiseerde, maar doelgebonden en dus beperkte gegevensuitwisseling tussen de Thesaurie en onze authentieke bron met advocatengegevens. Tot nader order zijn wij dus genoodzaakt om te blijven werken met de (bewerkelijke) Excel-lijsten met KBO-nummers.

We hebben opgemerkt dat veel advocaten met meerdere KBO-nummers staan geregistreerd in onze authentieke bron. Omdat we maar één KBO-nummer per advocaat kunnen opgeven, hebben we een ‘KBO-nummerhiërarchie’ opgesteld. Die ziet eruit als volgt:

1. KBO-nummer van de advocaat-natuurlijke persoon;
2. KBO-nummer van de advocaat-rechtspersoon:
   1. KBO-nummer van de eigen managementvennootschap of facturatie-entiteit;
   2. KBO-nummer van het bijkantoor indien dat een ander KBO-nummer heeft dan het hoofdkantoor;
   3. KBO-nummer van het hoofdkantoor.

De filosofie achter die hiërarchie is die van “het meest nabije KBO-nummer”, met andere woorden het KBO-nummer dat het beste toelaat de advocaat individueel te identificeren. Dat is het geval bij nrs. 1 en 2a. Buiten die gevallen komt het erop aan duidelijk te weten vanuit welk bijkantoor de toegang wordt aangevraagd. Dat is situatie 2b. Slechts wanneer dat niet mogelijk is, kan het KBO-nummer van het hoofdkantoor worden doorgegeven, omdat dit KBO-nummer de advocaat het minst individualiseert.

We sporen advocaten die nog geen KBO-nummer hebben aangevraagd of doorgegeven aan om dit zo spoedig mogelijk in orde te brengen. Anders heeft u geen toegang tot het UBO-register en kan u dus onmogelijk voldoen aan uw witwaspreventieverplichtingen.

U kan uw KBO-nummer registreren of wijzigen in de applicatie 'facturatiegegevens' op uw persoonlijke advocatenfiche via het portaal my.advocaat.be.

Tot slot herinneren we u eraan dat wanneer advocaten discrepanties opmerken tussen de informatie in het UBO-register en de informatie waarover ze zelf beschikken, ze dat moeten melden aan de stafhouder.

Naar analogie met de meldingsprocedure voor witwasvermoedens, geldt die ‘UBO-meldingsplicht’ volgens artikel 74/1 van de witwaspreventiewet alleen maar wanneer aan twee cumulatieve voorwaarden voldaan is:

1. De advocaat oefent één van de geviseerde activiteiten uit bedoeld in artikel 5, §1, 28° van de witwaspreventiewet.
2. De advocaat heeft de te melden informatie of inlichtingen niet ontvangen van of over één van de cliënten tijdens de bepaling van diens rechtpositie, of tijdens de verdediging en vertegenwoordiging van die cliënt in een rechtsgeding, met inbegrip van advies over het instellen of vermijden van een rechtsgeding. Het maakt dan niet uit of u de informatie of inlichtingen heeft ontvangen vóór, gedurende of na een dergelijk geding. Uiteraard kan u zich niet achter deze bepaling verschuilen als u zelf hebt deelgenomen aan witwasactiviteiten, u juridisch advies daartoe heeft verstrekt of als u weet dat de cliënt juridisch advies wenst voor witwasdoeleinden.

Als aan die voorwaarden is voldaan en u een discrepantie meldt aan uw stafhouder, zal die wederom nagaan of uw melding aan deze voorwaarden beantwoordt. Is dat het geval, dan speelt de stafhouder de melding door aan de Thesaurie.

In tegenstelling tot de meldingsprocedure voor witwasvermoedens, is het mededelingsverbod niet van toepassing. Dat betekent dat u uw cliënt mag inlichten over uw UBO-melding aan de stafhouder. Vervolgens zal de Thesaurie maatregelen treffen om de informatie in het UBO-register te actualiseren. Zo kan ze van de informatieplichtige cliënt eisen om de gegevens over de uiteindelijke begunstigde(n) binnen een maand te actualiseren. De Thesaurie zal zelf echter nooit de identiteit van de melder meedelen aan de betrokken informatieplichtige.