Dit moet u doen Automatische controle kwaliteitsrekeningen (derdenrekeningen) vanaf 2025
Vanaf 1 januari 2025 zullen kwaliteitsrekeningen (voorheen bekend als derdenrekeningen) van advocaten onderworpen worden aan een nieuw automatisch geïnformatiseerd controlesysteem. Dit nieuwe systeem is mogelijk gemaakt door het recent gewijzigde artikel 446quater, § 5 van het Gerechtelijk Wetboek, dat de OVB en Avocats.be machtigt om transacties op kwaliteitsrekeningen te monitoren en stafhouders op de hoogte te stellen van ongebruikelijke transacties. Alle advocaten wordt gevraagd om vóór het einde van dit jaar de volmachten en toelatingen bij hun bank te actualiseren, zodat het systeem kan worden geïmplementeerd.
Het controlesysteem, dat gebruikmaakt van geanonimiseerde en versleutelde gegevens, analyseert de transacties op kwaliteitsrekeningen automatisch. Indien een ongebruikelijke transactie wordt vastgesteld, zoals bijvoorbeeld cashafhalingen of betalingen aan leveranciers, worden de gegevens gedeeltelijk ontsleuteld.
Daardoor kan de stafhouder geïnformeerd worden over een mogelijk verdachte transactie op een kwaliteitsrekening van een advocaat binnen zijn balie. De stafhouder kan dan verdere controles uitvoeren, indien nodig door de betrokken advocaat te raadplegen. Belangrijk om te benadrukken is dat een melding niet betekent dat de transactie onregelmatig of onwettig is.
In lijn met artikel 2, § 2 van het Koninklijk Besluit van 9 juni 2024, dat de voorwaarden vastlegt voor het beheer en de controle van kwaliteitsrekeningen, vragen banken advocaten nu om hun volmachten en toelatingen op deze rekeningen te vernieuwen. Een snelle reactie op deze vraag van de bank wordt aangeraden om de implementatie van het systeem vanaf 2025 zonder problemen te laten verlopen.
De OVB en Avocats.be leggen momenteel de laatste hand aan de implementatie van het controlesysteem, dat naar verwachting op 1 januari 2025 operationeel zal zijn. Banken zullen advocaten in dit kader verzoeken om de volmachten en toelatingen met betrekking tot hun kwaliteitsrekening en eventuele rubriekrekeningen voor het einde van het jaar bij te werken, zoals vereist door het Koninklijk Besluit van 9 juni 2024. Snel reageren op dit verzoek is cruciaal voor een vlotte overgang naar het nieuwe systeem.
Met deze maatregel willen de Ordes bijdragen aan een verhoogde transparantie en naleving van de beroepsverplichtingen van advocaten bij het beheer van derdengelden.
FAQ
Wat wordt er van u verwacht?
U hoeft zelf geen initiatief te nemen: uw bank zal contact met u opnemen. Het is wel belangrijk dat u snel reageert op hun verzoek om een vlotte implementatie van het nieuwe controlesysteem te garanderen.
Actualiseren van volmachten
Uw bank zal u vragen de onherroepelijke volmachten aan de stafhouder te actualiseren. Die volmachten laten de stafhouder toe om van de bank volledige inzage en afschrift te verkrijgen van alle transacties op uw rekeningen.
Toestemming voor gegevensdeling
Daarnaast moet u uw bank onherroepelijk toestemming geven om alle transactiegegevens van uw rekeningen permanent ter beschikking te stellen van de gezamenlijke controle-entiteit. Die entiteit, opgericht door de OVB en Avocats.be, beheert het automatische controlesysteem. Als het systeem verdachte transacties opmerkt, worden die voor verdere controle aan de bevoegde stafhouder bezorgt.
Deze volmachten en toelatingen zijn zowel wettelijk als deontologisch verplicht volgens artikel 132 van de Codex Deontologie voor Advocaten en artikel 2, § 2 van het Koninklijk Besluit van 9 juni 2024.
Hoe verleen ik deze volmachten en toelatingen?
De manier waarop banken dit proces organiseren, kan variëren. Voor ING en BNP Paribas Fortis gebeurt dit bijvoorbeeld op papier. We verwachten dat andere banken een vergelijkbare aanpak hanteren.
Blijft rapportage nodig?
Ja, voorlopig blijft de verplichting om uw derden- en rubriekrekeningen te rapporteren aan de stafhouder ongewijzigd (artikel 136 van de Codex Deontologie). Dit blijft van kracht totdat het nieuwe controlesysteem zijn waarde heeft bewezen.
Ook interessant
AML-wijzer: een OVB-gids naar een beter begrip van uw witwaspreventieverplichtingen
Hebt u het gevoel te verdwalen in de vele complexe regels over witwaspreventie? Volg dan ons nieuw opleidingstraject witwaspreventie. In verschillende modules maken enkele ervaren confraters u wegwijs in deze materie, en dat mét bijzondere aandacht voor uw beroepspraktijk.
Kwaliteitsrekeningen: automatische controle vanaf 2025, maar rapportering blijft verplicht
Sinds 1 januari 2025 worden kwaliteitsrekeningen (voorheen derdenrekeningen) van advocaten automatisch gecontroleerd via een geïnformatiseerd systeem. Toch blijft de verplichting om deze rekeningen te rapporteren aan de stafhouder ongewijzigd. Advocaten moeten hun derden- en rubriekrekeningen dus nog steeds zelf aangeven.