Antwoordbrief bedrijfsrevisor

Name: Orde van Vlaamse Balies
Price range: $

Krijgt u naar aanleiding van het afsluiten van het boekjaar de vraag van uw cliënt of van zijn bedrijfsrevisor om verslag uit te brengen over bepaalde zaken waarin u uw cliënt bijstaat of heeft bijgestaan? De Orde van Vlaamse Balies brengt u omzendbrief 2016/4 van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren even in herinnering.

Merve Köse

Jurist deontologie

Deel dit artikel

Jaarlijks krijgen advocaten, naar aanleiding van het afsluiten van het boekjaar van hun vennootschappelijke cliënten, de vraag om verslag uit te brengen over zaken waarin zij die cliënten bijstaan of hebben bijgestaan.

Omdat vragen rijzen bij die verslaggeving en het beroepsgeheim van de advocaat, heeft de Orde van Vlaamse Balies contact opgenomen met het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR).

Het IBR heeft een omzendbrief uitgevaardigd en heeft zijn leden instructies gegeven in verband met de auditbrieven.

Desondanks blijven in de praktijk bedrijfsrevisoren – doorgaans via een brief die van de cliënt uitgaat – nog steeds advocaten verzoeken om de auditbrief rechtstreeks over te maken aan hen in plaats van aan de cliënt.

De Orde van Vlaamse Balies heeft het IBR hiervan in kennis gesteld en heeft gevraagd om Omzendbrief 2016/04 nog eens onder de aandacht van de bedrijfsrevisoren te willen brengen en hen te wijzen op het beroepsgeheim van de advocaat.

Op 31 januari 2017 ontving de OVB volgend antwoord van het IBR:

“ (…) Overeenkomstig de IBR-Omzendbrief 2016/4 kunt u aan uw leden-advocaten meedelen dat zij de door de bedrijfsrevisor gevraagde informatie aan hun cliënt meedelen en dit omwille van het beroepsgeheim van de advocaat.

Sinds 31 december 2016 ziet het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren erop toe dat de bedrijfsrevisoren, in het kader van de hun toevertrouwde opdrachten, de toepasselijke wettelijke, reglementaire en normatieve verplichtingen naleven (art. 53, § 1 van de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren). Dit toezicht betreft ook de naleving van de omzendbrieven.”

Auditbrief en beroepsgeheim

Het IBR laat toe dat de advocaat de gevraagde informatie enkel aan de cliënt verstrekt. De cliënt beslist of hij deze informatie overmaakt aan de bedrijfsrevisor (commissaris-revisor in vennootschappen waar er een commissaris benoemd is) die met de controle van de jaarrekening is belast. De advocaat zal aan de (commissaris-)revisor een brief overmaken waarbij hij hem op de hoogte brengt van het verstrekken van de informatie aan de cliënt.

Advocaten moeten zich ervan bewust zijn dat de informatie die zij in de auditbrief verstrekken onder het beroepsgeheim valt (ook in de zin van artikel 458 Sw.) en dat de cliënt de advocaat niet geldig kan ontslaan van zijn geheimhoudingsplicht. Dus zelfs indien u de vraag krijgt van uw cliënt zelf – wat meestal het geval is – om te antwoorden aan de (commissaris-)revisor, mag u uw antwoord niet rechtstreeks naar de (commissaris-)revisor sturen. U antwoordt aldus aan uw cliënt met verzending onder envelop aan hem. Het moet een brief van advocaat aan cliënt zijn. Als uw cliënt de brief dan doorstuurt aan de (commissaris-)revisor, komt uw beroepsgeheim niet in het gedrang.

De Orde van Vlaamse Balies stelt een modelbrief ter beschikking met een standaard paragraaf om uw cliënt te informeren over deze werkwijze.

In welke mate u details over de behandelde dossiers verstrekt, moet u zelf in eer en geweten beoordelen. Weet dat u niet verplicht bent om op alle vragen van de (commissaris-)revisor tot in detail te antwoorden. De door u verstrekte gegevens vormen slechts een bron van informatie voor de (commissaris-)revisor, die desgevallend met andere middelen zijn oordeel moet vormen over de mogelijke impact van lopende procedures op de getrouwheid van de financiële verslaggeving van de onderneming in kwestie.

Datum auditbrief

Vaak verloopt heel wat tijd tussen de opmaak en ondertekening door de wettelijke vertegenwoordiger van de gecontroleerde rechtspersoon van de auditbrief, de verzending ervan en de uiteindelijke ontvangst ervan door de advocaat. Dat kan verwarrend zijn voor de advocaat. Dikwijls heeft de advocaat te weinig tijd om de gevraagde deadline te halen, hoewel de aanvraag vele weken eerder werd ondertekend. Daarom stelt het IBR voor dat de gecontroleerde rechtspersoon als datum op deze brief ofwel “postdatum” vermeldt, ofwel de maand en het jaar zonder meer (bv. april 2016). De (commissaris-)revisor zal de auditbrieven zo spoedig mogelijk overmaken aan de advocaat.