Ri­si­co­be­heer: de tips van mr. Lips

Mr. Lips: Er zijn veel risico’s verbonden aan ons beroep, twee zaken vormen in de praktijk dikwijls een probleem waar een advocaat moet van wakker liggen: zijn agendering en zijn gezondheid.

Risicobeheer bestaat er in dat u ervoor zorgt dat er medewerkers of confraters zijn die uw taken kunnen overnemen als u kortstondig of voor langere termijn uitvalt door ziekte of een ongeluk.

Ik heb het nog meegemaakt als stafhouder: een advocaat ging fietsen, viel, liep een hersenbloeding op en moest maandenlang revalidatie ondergaan. Het was een solist die geen voorzorgen had genomen, niemand had de code van zijn computer of gsm, niemand kon in zijn agenda, niemand kon cliënten, rechtbanken, confraters verwittigen, met alle gevolgen vandien.

De gouden tip is hier: zorg dat uw dossiers en agenda toegankelijk zijn voor anderen, uiteraard rekeninghoudende met uw beroepsgeheim

Tips over het toegankelijk maken van uw dossiers:

• Bij een advocaat die in een kantoor met meerdere advocaten samenwerkt: houd uw agendering bij via een platform dat toegankelijk is voor uw medewerkers
• Bij een solist zie ik een voorzorgsmaatregel die perfect strookt met uw beroepsgeheim: neem alle informatie die belangrijk is voor uw kantoor op in uw privaat dossier bij uw stafhouder. Ik denk dan aan de code van uw advocatenkaart, de toegangscode of het paswoord van uw computer of uw softwaresysteem zodat een vervanger uw dossiers kan inkijken om die verder op te volgen en de belangen van uw cliënten kunnen gevrijwaard worden

Hoe meer er op voorhand geregeld is hoe beter. Een vergoeding per dossier of een bepaald percentage bij de verrekening als het dossier afgerond wordt bijvoorbeeld, dat is een mogelijkheid en het is ook wel nuttig om discussies achteraf te vermijden. Zo’n regeling zou eigenlijk ook perfect kunnen worden opgenomen in het privaat dossier van de advocaat, in de zin van “Als ik door een ongeluk of een acuut probleem maximaal 2 maanden werkonbekwaam ben dan zal mr. X. mij vervangen en mijn dossiers opvolgen. Bij elke verrekening van een dossier wordt mr. X dan ….% van …. toegekend.”

Het is bijvoorbeeld ook altijd handig als een solist een familielid of partner op het hart drukt om toch vooral zijn stafhouder te verwittigen als er iets met hem gebeurt.

Mr. Lips: Ik hamer bij mijn stagiairs en medewerkers altijd op het belang van een nauwgezette agendering. Niets is vervelender dan dat u door een verkeerde agendering niet op een zitting aanwezig bent. Het is vervelend voor u maar minstens even vervelend voor uw tegenstrever en ook de magistraat die tevergeefs op u wachten. Het is slecht voor uw reputatie en het is al helemaal slecht voor uw cliënt als u niet komt opdagen om zijn zaak te verdedigen op een zitting.

In die context hecht ik bijzonder veel belang aan een omkadering door professionele IT’ers. Velen denken: agendering, dat kan ik zelf en ik zie het hen ook doen: ze stoppen alles meteen in de agenda van hun smartphone. Dat is een goede zaak maar de hulp van professionele IT'ers is dan toch nog altijd onontbeerlijk voor het geval er iets foutloopt. Ik denk dan ook aan verlies van bestanden, hacking …enz.

Ik geef nog een voorbeeld, uit de praktijk gegrepen: er stond een Teamsvergadering met een belangrijke cliënt ingepland in mijn agenda en plots was er urenlang geen internet door problemen bij onze internetprovider. Dankzij professionele hulp konden we meteen overschakelen naar een andere provider, zonder hulp was dat acuut probleem nooit tijdig opgelost.

Mr. Lips: Voor zijn beroepsaansprakelijkheid! Als u bijvoorbeeld door een gebrekkige agendering een beroepstermijn laat verstrijken en u dus geen beroep meer kan aantekenen.

Naast deze twee klassieke risico’s brengt het huidige onzekere economische klimaat ook nog andere risico’s met zich mee, cyberrisico’s bijvoorbeeld maar ook het risico op onvoldoende beveiliging van persoonsgegevens, wat aanleiding kan geven tot GDPR-boetes.

Mr. Lips: Het is al gebeurd dat advocaten papieren dossiers verloren bij een brand. (nvdr: u weet toch dat u via uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering u ook verzekerd bent voor de kosten van de wedersamenstelling van dossiers ingeval van diefstal, vernieling of verlies? Lees daarover meer.)

Ook hier zweer ik dus bij een professionele IT-omgeving, ik raad advocaten aan om zoveel mogelijk te bewaren in de cloud. Zo vind ik het niet verstandig om authentieke documenten bij te houden, een advocaat heeft in zijn dossiers zelden een origineel document nodig en als hij een origineel document nodig heeft kan hij het altijd opvragen.

Mijn tip is dus: als cliënten u bijvoorbeeld een notariële akte bezorgen scan die dan in en bezorg hen het originele stuk zo snel mogelijk terug.

Hoe checkt u de kredietwaardigheid van uw cliënten?

Mr. Lips: Ik vind dat verregaand, ik doe dat niet, wie ben ik om dat te doen, zelfs bij vennootschappen niet want wat zeggen gepubliceerde balansen uiteindelijk, die vormen tenslotte ook maar een momentopname. Provisionering, en tusssentijdse facturatie is de boodschap samen met het opmaken van concrete schriftelijke afspraken, ook al omwille van GDPR-regels.

Wat als een cliënt niet betaalt?

Mr. Lips: Als een factuur niet wordt betaald moet een aanmaning worden opgestuurd. Soms vraagt een cliënt dan al eens een afbetalingsplan, dat is een vraag waar ik, in alle redelijkheid meestal begrip voor heb. Communicatie en transparantie zijn de sleutels tot een oplossing. Wordt er helemaal niet gereageerd op mijn aanmaning dan laat ik een dagvaarding betekenen.