Pri­va­cy­ver­kla­ring voor Pri­va­cy­ver­kla­ring derde partijen (le­ve­ran­ciers, partners, overheden, studenten en anderen)

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit:

Orde van Vlaamse Balies

Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel

Ondernemingsnummer: 0267.393.267

De OVB slaat eveneens op haar organen, i.e. voorzitter, leden van de raad van bestuur, commissies en werkgroepen.

In geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact met ons opnemen:

• via e-mail: info@advocaat.be
• via telefoon: +32 3 337 54 70
• via post naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”

De OVB heeft ingevolge de GDPR een Functionaris voor Gegevensbescherming of Data Protection Officer aangeduid. De functionaris voor gegevensbescherming kan via dpo@ordevanvlaamsebalies.be gecontacteerd worden.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

• Contact i.h.k.v. de belangenvertegenwoordiging van de advocatuur;
• Juridische tweedelijnsbijstand;
• Sponsoring;
• Leveranciersbeheer;
• Financieel beheer;
• Organisatie van opleidingen en evenementen;
• Wedstrijden;
• Communicaties;
• Toegangscontrole; en
• Geschillenbeheer.

Hieronder kan u per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we deze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

Contact i.h.k.v. de belangenvertegenwoordiging van de advocatuur

In het geval van contacten door/met de OVB met het oog op de belangenvertegenwoordiging van de advocatuur, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres), financiële gegevens (bankrekeningnummer) en informatie over uw lidmaatschap, aansluiting of tewerkstelling (bij één van de Ordes van Advocaten, de CCBE en/of een andere organisatie).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om contact te onderhouden met de Europese belangenverenigingen voor de advocaat, zoals de CCBE, met de Ordes van Advocaten en met de Ordre des Barreaux Francophones et Germanophone, alsook samen te werken met de FOD Justitie of andere overheidsorganen en het gerecht/OM (bijv. in het kader van Regsol, het Centraal Bestand van Berichten van Beslag, etc.) met het oog op het vertegenwoordigen van de belangen van de advocatuur.

De rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (f) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 495).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u in het kader van de (ad hoc) contacten.

Voor doeleinden van belangenvertegenwoordiging wordt op regelmatige basis geëvalueerd of uw persoonsgegevens nog relevant zijn. Indien deze niet meer relevant zijn, worden uw persoonsgegevens verwijderd.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van belangenvertegenwoordiging. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

Juridische tweedelijnsbijstand

Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens van contactpersonen bij bijstandsorganisaties en bevoegde autoriteiten in het kader van de juridische tweedelijnsbijstand, verwijzen we naar onze Privacyverklaring juridische tweedelijnsbijstand bijstandsorganisaties en bevoegde autoriteiten.

Sponsoring

In het kader van onze sponsoringactiviteiten verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (btw-nummer, ondernemingsnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling, bedrag van sponsoring) en informatie over uw beroep en betrekking (kantoor, functie, plaats van tewerkstelling, website).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om sponsoractiviteiten te organiseren, waaronder het contact met (potentiële) sponsors, de administratie van sponsors, etc. Dit omvat zowel de sponsoring door onze vaste sponsors als (ad hoc) sponsors van evenementen (bijv. in het kader van het OVB Congres).

De rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten of uitvoeren van de overeenkomst (art. 6, §1, (b) GDPR) en – voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor het sluiten of uitvoeren van deze overeenkomst, dan wel de overeenkomst niet met u (rechtstreeks) wordt afgesloten – het gerechtvaardigd belang om onze sponsoring te organiseren (art. 6, §1, (f) GDPR).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u in het kader van de sponsoring wanneer de OVB u contacteert of wanneer u zich aanbiedt als sponsor.

Voor onze sponsoring houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar nadat de sponsoring beëindigd wordt (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van sponsering (banken en verzekeringsmaatschappijen, onze boekhouder, aanbieder boekhoudplatform). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

Leveranciersbeheer

In het kader van ons leveranciersbeheer verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, btw-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) of enige andere gegevens die u ons meedeelt (bijv. informatie over uw beroep en betrekking).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de administratie met (potentiële) leveranciers te organiseren. Dit omvat onder meer het afsluiten van een overeenkomst (waaronder het vergelijken van leveranciers, het opvragen van offertes en het voeren van precontractuele onderhandelingen), goedkeuring op de algemene vergadering of raad van bestuur, de correspondentie met onze leveranciers, het beheren van geplaatste ‘bestellingen’ en het organiseren van onze betaling (bijv. facturatie).

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is in geval van een particuliere leverancier/partner gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst (art. 6, §1, (b) GDPR). In geval van een professionele leverancier/partner is de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om ons B2B leveranciersbeheer te organiseren (art. 6, §1, (f) GDPR).

Wij verkrijgen uw persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u.

Voor doeleinden van ons leveranciersbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na het beëindigen van de desbetreffende overeenkomst (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van ons leveranciersbeheer (banken en verzekeringsmaatschappijen, onze boekhouder, aanbieder boekhoudprogramma, accountants en externe bedrijfsrevisor). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

Financieel beheer

In het kader van ons financieel beheer verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, btw-nummer, rijksregisternummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer) en informatie over uw beroep en betrekking (geleverde diensten).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de inkomsten en uitgaven van OVB te beheren, zoals het beheer van boekhoudkundige documenten en jaarrekeningen. Dit is noodzakelijk om onze boekhoudkundige verplichtingen na te leven.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichting (art. 6, §1, (c) GDPR), zoals vervat in art. I.1 en III.82 WER en art. III.89 WER en art. III.90 WER en art. 314 WIB en - voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichtingen - op het gerechtvaardigd belang om onze boekhouding te voeren (art. 6, §1, (f) GDPR).

Wij verkrijgen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u.

Voor doeleinden van ons financieel beheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 7 jaar na afsluiting van het respectievelijke financiële jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van ons financieel beheer (overheden, accountants en externe bedrijfsrevisor, aanbieder boekhoudplatform, banken en verzekeringsmaatschappijen). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

Organisatie en beheer van opleidingen en evenementen

In het kader van de organisatie en beheer van opleidingen en evenementen verwerken wij mogelijk - in uw hoedanigheid als lesgever, spreker of deelnemer - uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres), informatie over uw beroep en betrekking (functie) en video- en beeldopnames (bijv. tijdens webinars en seminaries).

We verwerken deze persoonsgegevens met het oog op het organiseren van opleidingen en evenementen, waaronder het uitnodigen van sprekers of lesgevers en/of het ter beschikking stellen van webinars aan de advocaten. De afbeeldingen en video’s genomen tijdens deze opleidingen, seminaries en evenementen laten ons bijkomend toe om hierover te communiceren via onze website en sociale media.

De rechtsgrond voor deze verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijke Wetboek (art. 495) en de uitvoering van de overeenkomst met de spreker of lesgever (art. 6, §1, (b) GDPR). Wanneer wij gerichte afbeeldingen of video’s van u nemen tijdens een evenement of opleiding en deze willen delen op onze website en sociale media (LinkedIn, Facebook, Instagram), zullen wij daartoe uw toestemming vragen (art. 6, §1, (a) GDPR). Voor grotere evenementen, zoals de Nieuwjaarsreceptie of Advocatenrun, is dit niet mogelijk / niet wenselijk. In dergelijke gevallen is het nemen en publiceren van uw afbeelding en/of video gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om te communiceren over deze evenementen (art. 6, §1, (f) GDPR). Wij zullen hieromtrent helder communiceren voorafgaand aan en tijdens het evenement, onder meer over hoe u bezwaar kan maken tegen het nemen van foto’s en video’s van u.

We verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u in het kader van de organisatie en beheer van opleidingen en evenementen.

Voor doeleinden van de organisatie van opleidingen en evenementen houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar te rekenen na de laatste opleiding, seminarie of evenement die u gegeven heeft (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

De Ordes van Advocaten zijn medeverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de beroepsopleiding en permanente vorming, met uitzondering van eigen opleidingen en evenementen. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met (derde) partijen met wie wij samenwerken in het kader van de organisatie en het beheer van opleidingen en evenementen (Ordes van Advocaten, fotograaf, aanbieder videoconferentie tool, aanbieder online videoplatform, aanbieder mailplatform, aanbieder klantfeedback platform, deelnemers). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

Wedstrijden

In het kader van uw deelname aan een wedstrijd verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), informatie over uw beroep en betrekking (functie) en beeldopnames. Indien u één van onze prijzen wint, verwerken wij mogelijk bijkomend uw financiële gegevens (bankrekeningnummer).

Wij verwerken deze persoonsgegevens met het oog op het organiseren van wedstrijden (bijv. fotowedstrijd), waaronder het selecteren van een winnaar, het uitreiken van een prijs, etc. De afbeeldingen of video’s genomen tijdens de wedstrijd laten ons toe om hierover te communiceren via onze website en sociale media.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten of het uitvoeren van de overeenkomst tot deelname aan de wedstrijd (art. 6, §1, (b) GDPR) en – voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens verder gaat dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst – het gerechtvaardigd belang om onze wedstrijden te organiseren. Voor wedstrijden in het kader van grotere evenementen, zoals de Nieuwjaarsreceptie of Advocatenrun, is dit niet mogelijk / niet wenselijk. In dergelijke gevallen is het nemen en publiceren van uw afbeelding en/of video gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om te communiceren over deze wedstrijd (art. 6, §1, (f) GDPR). Wij zullen hieromtrent helder communiceren voorafgaand aan en tijdens het evenement, onder meer over hoe u bezwaar kan maken tegen het nemen van foto’s en video’s van u.

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u in het kader van uw deelname aan de wedstrijd.

Voor doeleinden van het organiseren van wedstrijden houden wij uw persoonsgegevens tot 5 jaar bij na afloop van de wedstrijd (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van het specifieke evenement (fotograaf, banken, sponsors). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

Communicatie

In het kader van onze communicaties verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om communicaties te versturen via e-mail (bijv. OrdeExpress) en om deze te plaatsen op onze website (advocaat.be en ordevanvlaamsebalies.be). Deze communicaties betreffen onder meer geldende reglementen, deontologische regels en adviezen, wetgevingsdossiers en rechtspraak, opleidingen, werking van de tweedelijnsbijstand en Salduz, algemene vergaderingen, maar ook communicaties omtrent evenementen (buiten het kader van permanente vorming) of maatschappelijke updates die relevant zijn voor de advocatuur, waaronder het persbericht “voorzitter op vrijdag”.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is uw toestemming (art. 6, §1, (a) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u zich inschrijft op de OrdeExpress.

Voor doeleinden van deze communicaties houden wij uw persoonsgegevens bij zolang u zich niet uitschrijft, hetgeen u te allen tijde kunt doen (voor meer informatie, zie RECHTEN).

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van deze communicaties (aanbieder mailplatform). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

Toegangscontrole

Wij verwerken uw beeldopname wanneer u aanbelt via onze parlofoon bij de ingang van de OVB.

De parlofoon wordt gebruikt om u te identificeren en de veiligheid in ons gebouw te waarborgen.

De rechtsgrond voor de verwerking uw beeldopname via onze parlofoon is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om u te identificeren en de veiligheid van onze medewerkers, advocaten en bezoekers te waarborgen (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij het gebruik van onze parlofoon aan de ingang van de OVB.

Deze beeldopnames via de parlofoon worden niet opgeslagen en worden evenmin gedeeld met derde ontvangers.

Geschillenbeheer

Met het oog op het beheer van eventuele geschillen met leveranciers, partners, overheden, studenten en anderen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en alle andere informatie die relevant kan zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van u hetzij onrechtstreeks van derde partijen.

Voor doeleinden van ons geschillenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijv. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij in het kader van ons geschillenbeheer samenwerken (externe juridische adviseurs) en met andere partijen indien nodig (overheden, gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders, incassobureaus, banken en verzekeringsmaatschappijen, externe bedrijfsrevisor en accountants). Daarnaast hebben derden met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (Diplad en (andere) IT/cloud providers).

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om inzage tot of rectificatie van uw persoonsgegevens;
• een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens;
• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het intrekken van uw toestemming;
• een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens; en
• een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kan ons hiervoor steeds contacteren:

• via e-mail: info@advocaat.be
• via telefoon: +32 3 337 54 70
• via post naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een taak van algemeen belang of gerechtvaardigd belang is, kan u te allen tijde uw recht van bezwaar uitoefenen, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben. OVB zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij zij van oordeel is dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert. In elk geval, kan u zich te allen tijde uitschrijven op het ontvangen van onze communicaties (OrdeExpress) via de communicatie zelf of door met ons contact op te nemen.

Om uw verzoeken correct te kunnen opvolgen en te beantwoorden, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van onze wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit hoofdstuk III juncto artikel 5, §2 GDPR (artikel 6, §1, (c) GDPR). Voor identificatiedoeleinden kunnen wij u om een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart vragen.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via de website advocaat.be en ordevanvlaamsbalies.be heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.