Praktische gids PEPPOL
De Wet van 6 februari 2024 en het Koninklijk Besluit van 14 juli 2025 voeren vanaf 1 januari 2026 een verplichte gestructureerde elektronische facturering in tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Wat betekent dit concreet voor uw advocatenkantoor? We helpen u met deze praktische gids op weg.
Onderaan leest u de antwoorden op FAQ die bij ons zijn binnengekomen de voorbije maanden.
Auteur
Arthur Ockerman
Lees alles op deze pagina over:
Wat houdt e-facturatie in?
E-facturatie is het proces waarbij facturen elektronisch worden verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat, in plaats van op papier. Peppol is een veilig netwerk voor het verzenden van deze gestructureerde e-facturen. Peppol is een Europees initiatief (Pan-European Public Procurement Online) en sluit aan bij de bredere EU-hervorming VAT in the Digital Age (ViDA)
Advocaten moeten vanaf 1 januari 2026 hun facturen aan btw-plichtige cliënten gestructureerd en elektronisch opstellen en verzenden, én zij moeten in staat zijn om elektronische facturen van btw-plichtige leveranciers te ontvangen en verwerken. Dat gaat verder dan de factuur als PDF in een e-mail als bijlage verzenden. De wetgever bedoelt met e-facturatie het verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen via een beveiligd systeem. Dat beveiligd systeem is Peppol.
Om PEPPOL te gebruiken, dienen ondernemingen zich aan te sluiten bij een zogeheten access point. Dat kan via access point providers. Het systeem kan worden vergeleken met telecomproviders en -communicatie: providers bieden de infrastructuur aan waarmee communicatie (in dit geval facturatie) tussen partijen mogelijk wordt.
Gestructureerde elektronische facturen zijn digitale facturen die voldoen aan specifieke standaarden en formaten. Die facturen bevatten gestructureerde gegevens die op een uniforme manier worden uitgewisseld tussen systemen, wat zorgt voor semantische (de inhoud van de factuur), syntactische (het gebruikte formaat of de gebruikte “taal”) en technische interoperabiliteit (de wijze van overdracht). Dit betekent dat de informatie in de facturen consistent en begrijpelijk is voor verschillende softwaretoepassingen, waardoor automatische verwerking mogelijk wordt.
Men voorziet het gebruik van het gestandaardiseerde formaat PEPPOL-BIS, die factuurinformatie op een consistente en georganiseerde manier representeert. De gestructureerde elektronische facturen kunnen worden verstuurd via het PEPPOL-netwerk.
Zo werkt het
- Verbinding: Bedrijven sluiten zich aan bij een Access Point Provider die hen toegang geeft tot het PEPPOL-netwerk.
- Uitwisseling: Facturen worden in een gestructureerd formaat (zoals PEPPOL-BIS) verzonden en ontvangen via het netwerk.
- Validatie: De Access Point Provider zorgt voor de validatie en correcte aflevering van de facturen.
Voor wie geldt de verplichting om gestructureerd elektronisch te factureren?
Belgische btw-plichtige ondernemingen
De verplichting geldt voor belastingplichtigen die in België gevestigd zijn en een btw-identificatienummer hebben gekregen overeenkomstig artikel 50, § 1, eerste lid, 1° van het Wetboek van de belasting over toegevoegde waarde. Dat omvat ook btw-eenheden in de zin van artikel 4, § 2 van het Wetboek.
De verplichting geldt voor leveringen van goederen en diensten die niet zijn vrijgesteld krachtens artikel 44 van het Wetboek. Dat omvat ook handelingen waarvoor de belasting opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de handeling.
Uitzonderingen
De verplichting geldt niet voor belastingplichtigen die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld krachtens artikel 44 van het Wetboek en waarvoor zij geen recht op aftrek hebben. Ook belastingplichtigen die onder de bijzondere regeling van artikel 56 vallen (forfaitaire grondslagen van aanslag) en gefailleerde belastingplichtigen zijn uitgesloten.
De verplichting geldt ook niet voor buitenlandse ondernemingen die in België voor btw-doeleinden zijn geïdentificeerd, tenzij zij een vaste inrichting in België hebben.
Wat betekent dit voor uw kantoor?
Vanaf 1 januari 2026 zullen voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen moeten worden opgesteld. Advocaten zullen dus met dit soort facturen moeten werken wanneer zij b2b factureren. Voor uitgaande facturen aan niet-btw-plichtige cliënten geldt de verplichting niet. Maar opgelet: u moet wel de gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. U moet dus wel degelijk uw systemen daarvoor aanpassen tegen januari 2026.
U moet aangesloten zijn via een Access Point Provider zodat u e-facturen kunt genereren en ontvangen. Een Access Point Provider is een dienstverlener die bedrijven helpt bij het verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen via het PEPPOL-netwerk. Access Points zorgen voor een veilige en betrouwbare uitwisseling van facturen. Eenmaal aangesloten op een Access Point, kunnen bedrijven communiceren met alle andere deelnemers in het PEPPOL-netwerk. Facturen worden in een gestructureerd formaat (zoals PEPPOL-BIS) verzonden en ontvangen via het netwerk.
U heeft dus software nodig die erop voorzien is om te werken via het Peppol-netwerk. U neemt best contact op met uw softwareleverancier(s) (gespecialiseerde advocatensoftware, boekhoud- of facturatiesoftware, of ERP-pakketten, …) om te weten of de integratie van gestructureerde elektronische facturen op de planning staat. Bekijk een lijst met softwaretoepassingen die nu al conform zijn (u vindt de lijst ook op deze webpagina). Als de software al conform is maar nog niet op de lijst staat, raad uw leverancier dan aan de software aan te melden. In sommige gevallen zal uw softwareleverancier u de vrije keuze geven om zelf het Access Point te kiezen om te verbinden met het Peppol netwerk, neem dan contact op met een gecertificeerde service provider.
Uw beroepsgeheim
Advocaten hebben de wettelijke plicht hun beroepsgeheim te respecteren, en mogen bijgevolg geen vertrouwelijke informatie van cliënten prijsgeven aan derden, behalve in strikt omschreven uitzonderingen. Een klassieke factuur van een advocaat kan echter informatie bevatten die impliciet iets zegt over de cliënt of de zaak: bijvoorbeeld de naam van de zaak of een omschrijving van de verrichte prestaties. Zolang facturen direct aan de cliënt werden gegeven, bleef die informatie vertrouwelijk tussen advocaat en zijn of haar cliënt.
We wijzen er nadrukkelijk op dat u bij het opstellen en verzenden van facturen via Peppol steeds rekening moet houden met uw beroepsgeheim.
De eenvoudigste manier om uw beroepsgeheim te beschermen is om zo weinig mogelijk gevoelige details op de factuur te vermelden. Uw factuur moet u verplicht via het Peppol-systeem versturen, maar de uitgewerkte ereloonstaat en de detailbeschrijving van uw prestaties vallen niet onder die verplichting. Die details bezorgt u afzonderlijk aan uw cliënt, buiten het Peppol-kanaal om.
Leveranciers van advocatensoftware begrijpen dat advocaten een beroepsgeheim hebben. Sommige leveranciers voorzien daarom de optie om facturen via Peppol te versturen en via eenzelfde vlotte handeling het overzicht van prestaties apart via e-mail aan de cliënt te bezorgen. Neem hiervoor contact op met uw leverancier.
Rechtsbijstandsverzekeraars
Verzekeringsmaatschappijen vallen buiten de verplichting, aangezien zij zelf niet btw-plichtig zijn wat betreft de specifieke verzekeringsactiviteiten. Bijgevolg zijn zij niet onderworpen aan de verplichting tot e-facturatie via Peppol. Toch ontstaan er in de praktijk situaties waarbij advocaten via Peppol factureren, bijvoorbeeld wanneer hun cliënt wél btw-plichtig is.
In overleg met Assuralia werd daarom de vraag gesteld hoe verzekeringsmaatschappijen toch op correcte wijze facturen kunnen ontvangen van advocaten die het Peppol-systeem gebruiken. Assuralia wenst de regeling van derde betaler te beschermen en te vermijden dat de factuur eerst bij de verzekerde terechtkomt en pas later bij de verzekeringsmaatschappij.
Om deze reden wordt als oplossing voorgesteld dat de advocaat, naast de facturatie via Peppol, ook een kopie van de factuur rechtstreeks aan de verzekeringsmaatschappij bezorgt. Zo blijft de derde betaler-regeling gewaarborgd en ontvangen verzekeraars tijdig de nodige documenten zonder onnodige tussenstappen.
U werkt in dit scenario dus met twee facturatiestappen:
- één facturatie via Peppol (zonder gedetailleerd overzicht van de geleverde prestaties, om uw beroepsgeheim te vrijwaren);
- en desgevallend een kopie van de factuur rechtstreeks aan de rechtsbijstandsverzekeraar.
Wat bepaalt het KB?
Het KB van 8 juli 2025 'tot wijziging van de koninklijke besluiten nrs. 1, 8 en 44 met betrekking tot de belasting over de toegevoegde waarde wat gestructureerde elektronische facturen betreft' voert de Wet van 6 februari 2024 en bepaalt onder meer de vorm waarin dat moet gebeuren. Verder bepaalt het KB getrapte, forfaitaire geldboeten voor belastingplichtigen die niet over de technische middelen beschikken om elektronische facturen te kunnen uitreiken of ontvangen.
Het KB regelt:
- de wijze van gestructureerd elektronisch factureren om zo de interoperabiliteit van facturatiesystemen te waarborgen (7.1);
- de sancties voor btw-plichtige ondernemingen die niet beschikken over de vereiste technische middelen om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken of te ontvangen (7.2);
- de afrondingsregeling (7.3);
- Het KB treedt eveneens in werking op 1 januari 2026 (7.4).
Interoperabiliteit facturatiesystemen garanderen
Het KB maakt een vormelijk een onderscheid tussen een basisnorm en een subsidiaire norm waaraan gestructureerde elektronische facturen moeten voldoen.
De basisnorm vereist dat zulke facturen worden uitgereikt
- in overeenstemming met de Europese semantische en syntactische normen voor elektronische facturering, zoals geconcretiseerd in het formaat Peppol BIS in de UBL-versie;
- en via het Peppoltransmissienetwerk.
De subsidiaire norm biedt btw-plichtigen daarentegen meer flexibiliteit. Onder die norm kunnen ze, maar enkel mits akkoord van de tegenpartij, een gestructureerde elektronische factuur uitreiken in een ander formaat dan Peppol BIS in de UBL-versie zodat ze die op een andere digitale wijze dan over het Peppol-transmissienetwerk kunnen versturen. Toch zijn er ook in dit geval twee randvoorwaarden:
- De semantiek en de syntax van de factuur moeten onder die subsidiaire norm wel nog altijd voldoen aan de Europese norm voor elektronische facturering. Die norm zal later in het Nederlands en het Frans gratis ter beschikking worden gesteld op de website van het Bureau voor Normalisatie (NBN).
- Een btw-plichtige moet steeds beschikken over de technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur te kunnen uitreiken en ontvangen in het formaat Peppol BIS. De reden daarachter is dat btw-plichtigen niet eenzijdig kunnen bepalen om in een ander formaat of via een andere weg te factureren. Als de tegenpartij de subsidiaire norm niet wil volgen, dan blijft de basisnorm gelden.
Het Verslag aan de Koning raadt btw-plichtigen aan om zich nu al te richten naar de technologische vereisten voor de verzending van gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk. Naast de garanties die Peppol-netwerk biedt op het vlak van administratieve vereenvoudiging, beveiliging en authenticiteit van de gegevens, zal het ook de basis vormen voor toekomstige nationale digitale rapporteringsverplichtingen.
Sancties
Volgens het Verslag aan de Koning zullen overtredingen in verband met de elektronische facturering beteugeld worden volgens het huidige sanctioneringsmechanisme in artikel 70, § 2 en 4 W.BTW.
Wel voegt het KB van 8 juli 2025, op basis van artikel 70, § 4 W.BTW, aan het KB nr. 44 van 9 juli 2012 'tot vaststelling van het bedrag van de niet-proportionele fiscale geldboeten op het stuk van de belasting over de toegevoegde waarde' een nieuwe overtreding toe. Voortaan zullen btw-plichtigen die niet over de technische middelen beschikken om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken of te ontvangen gesanctioneerd kunnen worden met getrapte, forfaitaire fiscale geldboetes.
Voor een eerste overtreding bedraagt die boete € 1500. Vervolgens zal de fiscus een tweede of daaropvolgende overtreding pas ten vroegste kunnen vaststellen na afloop van een termijn van drie maanden nadat de eerste overtreding werd vastgesteld. Volgens het Verslag aan de Koning beschikt de btw-plichtige zo over een redelijke termijn om zich in regel te stellen.
Overtredingen die na die termijn van drie maanden worden vastgesteld, worden strenger gesanctioneerd. De tweede overtreding wordt gesanctioneerd met een geldboete van € 3000. Voor elke navolgende overtreding loopt die geldboete op tot € 5000.
Afrondingsregeling
Het KB van 8 juli 2025 bepaalt dat de mogelijkheid om de verschuldigde btw af te ronden op een andere manier dan op het totaalbedrag niet geldt voor een gestructureerde elektronische factuur uitgereikt in een formaat dat voldoet aan de Europese semantische en syntactische normen inzake elektronische facturering.
Inwerkingtreding
De Wet van 6 februari 2024 en het KB van 8 juli 2025 zullen op 1 januari 2026 in werking treden. Vanaf die datum zal u dus gestructureerd elektronisch moeten factureren aan uw btw-plichtige cliënten.
Hoewel de inwerkingtreding Wet van 6 februari 2024 op 1 januari 2026 nu nog afhankelijk is van een machtiging van de Raad van de Europese Unie, heeft de gemachtigde van de minister aan de afdeling Wetgeving van de Raad van State laten weten dat momenteel een wetsontwerp wordt voorbereid om die machtigingsvoorwaarde te schrappen. Dat wetsontwerp zal nog in 2025 worden gestemd en gepubliceerd in het Staatsblad.
Tijdelijk fiscaal voordeel
De wetgever begrijpt dat de switch naar elektronisch factureren geld kost. Om deze reden is een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120% voorzien. Ze treedt in werking vanaf aanslagjaar 2025 en het belastbaar tijdperk start ten vroegste op 1 januari 2024. De verhoogde kostenaftrek zal niet meer gelden vanaf aanslagjaar 2029 en het belastbaar tijdperk loopt tot eind 2027.
De verhoogde kostenaftrek geldt zowel in de personen- als vennootschapsbelasting, maar is uitdrukkelijk beperkt tot kleine vennootschappen. In concreto betekent dat dat vennootschappen tot en met 50 werknemers, met een maximale jaaromzet van 9 miljoen euro (zonder BTW) en een maximaal balanstotaal van 4,5 miljoen euro. In de praktijk dekt dat het grootste deel van de advocatuur.
De kosten die in aanmerking komen voor de verhoogde kostenaftrek zijn periodieke abonnementskosten, advieskosten voor de voorbereiding of operationalisering van het elektronisch factureren, en ‘andere kosten dan afschrijvingen’. Afschrijvingen van digitale activa zijn al voorzien in het stelsel van investeringsaftrek. Om die reden spreekt men over ‘andere kosten dan afschrijvingen’.
U mist de kans van het fiscaal voordeel dat voorzien is voor abonnementskosten, adviesverlening en consultancy, en andere kosten dan afschrijvingen, beter niet. U zal de switch naar elektronisch factureren immers sowieso moeten maken, dus begint u best vandaag in plaats van morgen. Vermijd gemengde stromen van facturen via pdf, papier en elektronisch. Organiseer uw facturatie consequent. Na 1 januari 2026 zal geen enkele b2b-factuur kunnen vertrekken die niet voldoet aan de voorwaarden. De overstap op korte termijn maken loont dus op lange termijn.
Waarom eigenlijk?
In principe kan elektronisch factureren veel sneller en foutlozer verlopen. Op termijn zal de btw-aangifte vereenvoudigd verlopen of zelfs helemaal verdwijnen. De fiscus zit immers ook in het systeem, dus belastingen kunnen vrijwel onmiddellijk worden geïnd. De Wet is een eerste aanzet om op langere termijn bepaalde btw-gegevensstromen tussen belastingplichtigen onderling en van belastingplichtigen naar de FOD Financiën te moderniseren, met maximaal gebruik van moderne technologieën.
Op termijn zullen kosten worden bespaard, zullen betalingen gemakkelijk en beter kunnen worden opgevolgd, en zal er sneller betaald worden. Er wordt ook minder papier gebruikt. Bovendien is het PEPPOL-netwerk een bijzonder veilig systeem met de hoogste securitynormen die permanent worden gemonitord en geüpdatet.
Veelgestelde vragen
Wat als ik factureer aan een onderneming die nog geen gestructureerde elektronische facturen kan ontvangen?
Het HERMES-platform fungeert als een vangnet voor bedrijven die nog niet volledig zijn uitgerust voor gestructureerde elektronische facturering. Het zet gestructureerde elektronische facturen om in een PDF-versie en stuurt deze naar het e-mailadres van de ontvanger, waardoor de verzender niet wordt geblokkeerd als de ontvanger nog niet bekend is op het PEPPOL-netwerk.
Mag ik op een Peppol-factuur naast het dossiernummer ook de naam van de zaak of betrokken partijen vermelden, gelet op het beroepsgeheim?
Idealiter wordt op een Peppol-factuur enkel een dossiernummer of -code vermeld. Zo wordt vermeden dat inhoudelijke gegevens over het dossier, de cliënt of de tegenpartij kenbaar worden gemaakt aan derden. In afwachting van een volledige aanpassing van de kantoororganisatie aan een strikt numeriek systeem, geldt dat op de boekhoudkundige Peppol-factuur best slechts zo beperkt mogelijk andere gegevens worden vermeld. De naam van het dossier mag enkel worden vermeld indien deze geen inhoudelijke informatie prijsgeeft over de aard van het dossier of de betrokken partijen. Het prestatieoverzicht wordt losgekoppeld van de factuur zelf en bevat desgevallend meer gedetailleerde informatie, die rechtstreeks aan de cliënt kan worden bezorgd.
Hoe verloopt e-facturatie via Peppol bij self-billing: stelt de advocaat-medewerker zelf de factuur op en verstuurt die via zijn Access Point, of gebeurt dit nog steeds door de opdrachtgever?
Bij self-billing via Peppol blijft het de opdrachtgever (het kantoor) die de factuur opstelt. PEPPOL wijzigt de rol van de factuuropsteller niet, ze faciliteert de technische transmissie van de factuur.
Het proces verloopt als volgt:
- Het kantoor genereert de self-billed factuur en verstuurt deze via zijn Access Point naar het Access Point van de advocaat-medewerker.
- De advocaat-medewerker ontvangt en verwerkt de factuur in zijn systeem.
Hoe werkt e-facturatie via Peppol in geval van faillissement? Moet de curator een aansluiting regelen als de onderneming nog niet aangesloten was, en wat als er geen actief is om dat te doen?
Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor gefailleerde btw-plichtigen voor de activiteit waarvoor zij failliet zijn verklaard. De gefailleerde btw-plichtigen moeten ze wel kunnen ontvangen. Als de gefailleerde onderneming geen Peppol-account heeft is het voorstel van de administratie om een gratis tool te gebruiken om deze facturen te kunnen ontvangen, er zijn verschillende opties op de markt. Ondernemingen die vóór het faillissement niet waren aangesloten, hoeven daarom niet per se alsnog door de curator te worden aangesloten.
Kunnen curatoren worden vrijgesteld van het ontvangen van elektronische facturen?
Naar aanleiding van een overleg met MinFin kwam de OVB tot de vaststelling dat het geen werkbare piste is om de overheid te bevragen de curatoren vrij te stellen van het ontvangen van e-facturen, zoals zij reeds zijn vrijgesteld van het uitsturen van e-facturen, vermits dit problemen zou veroorzaken voor de leveranciers.
In opvolging van ditzelfde overleg met MinFin en IT RegSol werd ondertussen met RegSol besproken om een onderzoek te voeren naar een systeem waardoor alle curatoren zouden kunnen voldoen aan hun verplichting om elektronische facturen te ontvangen, bijvoorbeeld via één databank waarin alle faillissementsdossiers worden opgenomen, zodat de facturen elektronisch kunnen worden ontvangen.
Zijn advocaat-stagiairs en medewerkers onder het btw-light regime verplicht om zich aan te sluiten op Peppol en e-facturen te verzenden?
Ja. Volgens het KB van 8 juli 2025, artikel 53 §2bis W.BTW en artikel 13quater van KB nr. 1 geldt er geen uitzondering voor deze groep. De verplichtingen zijn identiek aan die voor alle btw-plichtigen:
- Zij moeten e-facturen kunnen ontvangen en uitreiken voor transacties die onder de facturatieplicht vallen.
- Self-billing via Peppol is mogelijk: het advocatenkantoor kan de uitgaande facturatie op zich nemen, terwijl de stagiair enkel facturen moet kunnen ontvangen.
- Er zijn geen bijzondere sancties voorzien; de algemene sanctieregels zijn van toepassing.
Heeft de fiscus toegang tot alle factuurgegevens via Peppol, of slechts een deel? En hoe zit het met het beroepsgeheim?
De exacte scope van de opgevraagde data zal pas bepaald worden in het kader van het potentieel invoeren van e-reporting. De regering heeft in haar regeerakkoord aangekondigd om dit vanaf 2028 te willen invoeren, maar hierover bestaat nog geen wetgeving. Als het ingevoerd wordt, zal België zich allicht aligneren op de aankomende Europese regelgeving, die soortgelijke rapporteringsverplichtingen zal opleggen voor intracommunautaire transacties. In ieder geval raadt de OVB ter bescherming van het beroepsgeheim aan om zo weinig mogelijk gevoelige details op de factuur te vermelden.
Nog vragen?
Heeft u nog vragen? Neem dan met ons contact op via peppol@ordevanvlaamsebalies.be.
Onverminderd de betrachting om deze informatie juist en actueel bij te houden, kan de Orde van Vlaamse Balies (OVB) niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuiste vermeldingen en/of de gevolgen hiervan. Aan dit document kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend.