Deontologie-advies Advies 771

U vraagt zich af wanneer een brief afkomstig van de stafhouder voldoet aan de minimale vereisten van de eIDAS-verordeningen en de deontologie van een advocaat.  

Ik verleen u volgend advies. 

De eIDAS-verordening maakt het onderscheid tussen drie soorten elektronische handtekeningen in artikel 3 (definities). 

10. elektronische handtekening: gegevens in elektronische vorm die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen;  

11. geavanceerde elektronische handtekening: een elektronische handtekening die voldoet aan de eisen in artikel 26;  

12. gekwalificeerde elektronische handtekening: een geavanceerde elektronische handtekening die is aangemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen en die gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen; 

Artikel 25 van de verordening bepaalt dat de rechtsgevolgen van elektronische handtekeningen niet mogen worden ontkend op grond van het feit dat de handtekening elektronisch is of niet voldoet aan de vereisten voor een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het verschil tussen de soorten elektronische handtekeningen ligt evenwel in hun bewijswaarde. Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening. De bewijswaarde van een gewone elektronische handtekening is daarentegen ter beoordeling aan de rechter en afhankelijk van de concrete omstandigheden.  

De verschillende elektronische handtekeningen hebben dus uiteenlopende bewijswaardes: de eenvoudige of gewone elektronische handtekening heeft de zwakste bewijswaarde, terwijl de gekwalificeerde elektronische handtekening dezelfde bewijswaarde heeft als een handgeschreven handtekening. 

Een ingescande handgeschreven handtekening die wordt ingevoegd in een Word- of PDF-document (of in om het even welk ander elektronisch document), geldt als een eenvoudige elektronische handtekening. Hoewel de bewijswaarde daarvan beperkt is, blijft het een elektronische handtekening. Indien de stafhouder op deze wijze tuchtcorrespondentie ondertekent, is dit een rechtsgeldige, zij het “zwakke”, handtekening. 

Het is juist dat een volledige integriteitsgarantie in dat geval ontbreekt. Toch kan uit bijkomende elementen samen met de ingescande handtekening worden afgeleid dat het schrijven daadwerkelijk van de stafhouder afkomstig is (zoals het e-mailadres of adres van waaruit het bericht is verzonden, de inhoud ervan, enz.). De rechtsgeldigheid van de handtekening kan worden betwist, maar dit leidt slechts tot een beoordeling aan de hand van andere bewijselementen. Het document is dus niet van meet af aan ongeldig enkel omdat het slechts een eenvoudige elektronische handtekening bevat. 

Er is dus wel degelijk sprake van een digitale handtekening, zij het een eenvoudige. Dat de PDF een “afdruk” is en geen “geboren digitaal document” doet daaraan geen afbreuk. De enige vereisten zijn: (i) gegevens in elektronische vorm die (ii) gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm. Deze voorwaarden zijn vervuld bij een ingescande handtekening: gegevens in elektronische vorm (de scan) die zijn gehecht of verbonden met andere gegevens in elektronische vorm (het Word- of PDF-document). 

Een afdruk uit Word kan dus wel degelijk juridische bewijskracht hebben wanneer deze een eenvoudige elektronische handtekening bevat, met dien verstande dat een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening een aanzienlijk sterkere bewijswaarde bezit. 

Een brief, in welke elektronische vorm ook, afkomstig van de stafhouder en voorzien van een ingescande handtekening, is bijgevolg rechtsgeldig. De handtekening zelf kan uiteraard worden betwist – anders zou immers iedereen handtekeningen kunnen kopiëren en elders invoegen – maar bijkomende elementen bevestigen waarschijnlijk dat de brief effectief van de stafhouder afkomstig is. 

Wil de stafhouder in de toekomst absoluut discussies als deze vermijden, dan kan hij ervoor kiezen om zijn correspondentie te voorzien van een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening. Daarvoor kan hij gebruik maken van online tools zoals DocuSign of AdobeSign. Voor zover ik heb begrepen bieden deze laatste twee tegenwoordig opties aan om gekwalificeerd elektronisch te ondertekenen, doch dit kost ongetwijfeld geld. Geavanceerd elektronisch ondertekenen kan waarschijnlijk (beperkt) gratis. Gekwalificeerde certificaten kunnen slechts worden afgegeven door een gekwalificeerde certificaatdienstverlener. Deze handtekeningen kunnen in feite enkel gegenereerd worden door middel van het gebruik van een elektronische identiteitskaart, de advocatenkaart, itsme of andere trust service providers, via de link vinden jullie welke dat zijn in Europa 

Jan Meerts

Bestuurder deontologie, tucht en regulering